勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的革新方式分析

■肖國平／泰寧縣勞動人事爭議仲裁院

一、前言

勞動人事爭議仲裁之后的檔案管理工作是行政工作的重要組成部分，隨著社會經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的改變，勞動者維權(quán)意識的提高，勞動人事爭議仲裁案件的數(shù)量也逐年上升，當(dāng)前的仲裁檔案管理方式已經(jīng)不能滿足于實際需要。這就要求我們立足現(xiàn)實，反思在過去很長一段時間內(nèi)，我們的行政工作者在勞動人事爭議仲裁檔案管理中存在的缺陷與不足，努力完善工作流程，提高工作效率，切實有效地落實規(guī)范勞動人事爭議仲裁檔案的管理，以滿足勞動者與有關(guān)機(jī)關(guān)管理工作的需要。

二、勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中存在的問題

經(jīng)過考察與研究，我們發(fā)現(xiàn)，在目前的仲裁檔案管理工作中，還普遍存在以下問題：

（一）勞動人事爭議仲裁檔案管理體系的不完善

一方面，雖然在現(xiàn)行的仲裁檔案管理體系中，對檔案的保存、內(nèi)容、借閱等方面都做了相應(yīng)的規(guī)定，但在制度設(shè)計、管理細(xì)節(jié)上依然存在不同程度的問題，導(dǎo)致檔案的收錄、保存存在誤差或錯漏；或在檔案的借閱過程中，沒有相應(yīng)的制度約束，造成所借檔案遺失、身份信息泄露等不良后果。另一方面，在一些地方行政人員執(zhí)行仲裁檔案管理時，對制度理解還不透徹，導(dǎo)致檔案管理工作執(zhí)行不到位，同時，相關(guān)的監(jiān)督人員設(shè)置的不完善，也導(dǎo)致執(zhí)行工作發(fā)生錯漏后，沒有及時發(fā)現(xiàn)并更正，給勞動人事爭議仲裁檔案的管理工作埋下了隱患［1］。

（二）勞動人事爭議仲裁檔案管理設(shè)備存在差距

隨著社會的發(fā)展，現(xiàn)代科技水平的提高，檔案管理的方式也在發(fā)生著改變。不少經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)已經(jīng)采用全電子化檔案管理方式，以電子檔案取代了紙質(zhì)檔案。但是，在一些經(jīng)濟(jì)相對落后的地區(qū)，仍然固守著傳統(tǒng)的檔案管理方式，大面使用紙質(zhì)檔案，這不僅僅使自身的檔案管理工作變得繁復(fù)冗雜，出現(xiàn)檔案保存面積過大、工作效率低下、檔案容易丟失等問題，而且對檔案網(wǎng)絡(luò)化、共享化的趨勢造成了阻礙，不利于人事爭議仲裁檔案管理的發(fā)展。

（三）勞動人事爭議仲裁檔案管理人員的水平參差不齊

檔案管理人員的水平在一定程度上影響著仲裁檔案管理的水平。由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的不均衡，不少地區(qū)仍采用紙質(zhì)化檔案管理方式，檔案管理人員的信息化技術(shù)也不過關(guān)，不能與社會信息化大趨勢接軌，給檔案管理信息化的推廣帶來了難度。另外，一些地區(qū)的人事爭議仲裁檔案管理人員并非檔案管理專業(yè)出身，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識的培訓(xùn)，知識體系和工作執(zhí)行都存在缺陷，導(dǎo)致工作效率低下，工作結(jié)果也不盡如人意。

（四）勞動人事爭議仲裁檔案管理工作未受到足夠的重視

勞動人事爭議仲裁檔案管理的水平高低，在一定程度上反映了一個地區(qū)勞動人事仲裁管理的水平，為之后的勞動人事爭議仲裁案件提供了鋪墊與參考，良好的仲裁檔案管理，能夠使之后的人事爭議仲裁工作得到事半功倍的效果。但是，在具體的工作實踐中，不少檔案管理的工作人員甚至地方領(lǐng)導(dǎo)，都沒有對該項工作給予足夠的重視，只是把它作為一項后勤輔助工作來看待。對仲裁檔案管理的管理工作流于形式，在基礎(chǔ)設(shè)施配備、人員培訓(xùn)等方面也均未提供相應(yīng)的支持，使檔案管理工作陷入被動。

三、勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的改革方式

上文我們提到了目前勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中存在的種種問題，針對這些問題，我們亟需尋找相應(yīng)的解決方法，以提高檔案管理水平。

（一）完善并加強(qiáng)仲裁檔案管理制度建設(shè)

目前，我國的勞動人事仲裁檔案管理工作依然存在缺陷，檔案管理制度方面也有一些需要改進(jìn)與完善的地方。制度體系是對日常工作的規(guī)范，因此，人事仲裁檔案管理制度的制定，需盡可能做到嚴(yán)絲合縫、滴水不漏。

首先，對于現(xiàn)行制度中的缺漏之處進(jìn)行增加與修補，對于一些不完善的地方進(jìn)行及時修正。完善并加強(qiáng)勞動人事爭議仲裁檔案管理制度建設(shè)，真正做到有法可依，有章可循，使仲裁檔案管理工作在收錄、整理、借閱等方面實現(xiàn)規(guī)范化，促進(jìn)檔案管理工作的有效推進(jìn)。

其次，在仲裁檔案管理工作中實行責(zé)任制，將每一環(huán)節(jié)的工作條分縷析，責(zé)任到人，確保相關(guān)行政人員嚴(yán)格執(zhí)行制度所規(guī)范的內(nèi)容，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，端正工作態(tài)度。避免在檔案管理過程中出現(xiàn)材料缺失、程序錯誤、信息泄露等問題，使管理工作陷入爭議與混亂。

此外，還應(yīng)當(dāng)在仲裁檔案管理制度體系中完善并加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制，設(shè)立專門的監(jiān)督人員。除定期進(jìn)行人工監(jiān)督檢測工作以外，還可以安裝使用調(diào)解仲裁業(yè)務(wù)軟件，實時監(jiān)督仲裁案件的進(jìn)展，提高檔案整合效率和材料記錄的正確度［2］。

（二）加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)代社會已經(jīng)進(jìn)入信息化時代。仲裁檔案管理工作，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，與時俱進(jìn)，以電子檔案取代紙質(zhì)檔案，實現(xiàn)檔案信息化管理。

管理部門需加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備的投入，包括計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等。這不僅能使檔案的保存和查閱更加方便，提高檔案管理工作的有序性和工作效率，而且還有利于實現(xiàn)仲裁檔案管理信息的共享，促進(jìn)勞動人事爭議仲裁檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（三）提高檔案管理團(tuán)隊的整體水平

所謂“術(shù)業(yè)有專攻”，擁有專業(yè)人才是一項工作得以順利進(jìn)行的根本保證，這一規(guī)律，在勞動人事爭議仲裁檔案管理工作中同樣適用。

事實上，檔案管理是一份專業(yè)針對性較強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員擁有較高的專業(yè)知識素養(yǎng)和一定的檔案管理工作經(jīng)驗。因此，仲裁檔案管理機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)仲裁檔案管理人才的培養(yǎng)力度，邀請具有專業(yè)知識或行業(yè)經(jīng)驗豐富的老師，對相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識和行業(yè)最新動態(tài)方面的培訓(xùn)指導(dǎo)，使檔案管理工作人員改進(jìn)工作方式，提高自身的專業(yè)能力，順利開展并高效完成檔案管理工作。

在定期進(jìn)行培訓(xùn)的同時，領(lǐng)導(dǎo)部門還應(yīng)當(dāng)注重引進(jìn)一些本身受過檔案管理專業(yè)知識教育或檔案管理經(jīng)驗豐富的人才。對于在崗的仲裁檔案管理人員，需定期進(jìn)行多種形式的專業(yè)知識考核，幫助檔案管理人員查漏補缺，提高管理團(tuán)隊的整體水平。

另外，無論從事何種工作，工作人員本身的工作態(tài)度會在很大程度上影響其工作效果，仲裁檔案管理工作容易讓人覺得枯燥乏味，從而產(chǎn)生消極怠工的情緒。因此，我們需要培養(yǎng)從業(yè)人員對檔案管理工作的敬業(yè)精神，同時采取一定的激勵方式以保持他們對工作的熱情和積極性［3］。

（四）加強(qiáng)對仲裁檔案管理工作的重視

勞動人事爭議仲裁檔案管理工作是仲裁工作的重要組成部分，盡管從表面上看，它并不會對仲裁案件的審理產(chǎn)生直接的影響，但是，從長遠(yuǎn)看，良好有序的仲裁檔案管理，對仲裁工作具有事半功倍的效果。因此，相關(guān)部門應(yīng)看到仲裁檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對檔案管理人員的思想教育。只有當(dāng)檔案管理人員明確了解仲裁檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，才能提高工作效率，取得更好的工作成果。

四、結(jié)語

綜上所述，勞動人事爭議仲裁檔案管理工作現(xiàn)階段仍存在諸多不足。我們需要從思想上提高相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對仲裁檔案管理工作重要性的認(rèn)識，推動仲裁檔案管理制度的健全和完善，加大管理力度，培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，促使勞動人事爭議仲裁檔案管理工作規(guī)范化、程序化、共享化。