政府采購項目檔案管理的信息化發展

張志

（盤錦市公共采購交易中心，遼寧盤錦 124010）

信息技術的發展使得社會結構發生了變化，傳統形式的檔案管理不能很好地滿足當前階段政府的工作需求，因此需要將信息化技術有效地使用到目前的檔案管理之中，這樣可以很好地提升檔案管理的質量。檔案管理工作具有特殊的意義，其不可替代性決定了該項工作的復雜性，只有進一步創新檔案管理手段，才可以使得檔案管理更好地為社會發展服務。

1 政府采購項目檔案管理實現信息化的意義

在開展實際工作的時候，政府之中一切工作的正常開展都需要采購項目檔案作為基礎的支撐，把更多信息技術使用到當前的檔案管理工作里面可以很好地促進檔案管理質量的提升，利用信息化進行檔案管理符合時代發展的趨勢，可以促進檔案管理工作朝著更深入的方向前行。所以，政府采購項目檔案管理需要進一步地將信息技術的優勢體現出來。首先，采購項目檔案管理應該緊緊貼近現階段社會發展主要方向進行，應該在進一步落實好檔案管理工作基本條件下，有效地將揮信息技術的優勢體現到實際工作中。其次，合理地將信息化技術使用到當前的政府采購項目檔案管理里面可以很好地優化檔案分類、查找等相關的復雜管理工作，同時還可以更好地落實檔案管理工作。此外，通過信息技術的應用還可以定期地對現存的所有檔案進行備份，這樣可以防止檔案丟失給政府工作帶來的不良影響，進一步促進檔案管理工作科學有序地進行[1]。

2 政府采購項目檔案管理面臨的主要問題

2.1 檔案管理方法落后

至今為止，政府采購項目檔案管理里面還有著部分問題需要進一步地解決，在這些問題里面最為突出的一個問題是檔案管理模式存在一定的滯后性。一般情況下，絕大多的事業單位里面負責政府采購項目檔案管理的人員全部由一些勤雜人員擔任的，因為這些人員的流行性非常大，同時這些人的管理水平不夠專業，所以檔案管理工作一直以來不能很好地的得到較為有效的落實，在管理中也還存在一些其他類型的問題，例如，部分人員工作拖延不負責等，這些問題都會使得檔案管理工作受阻。首先，擔任政府的檔案管理人員沒能夠對檔案管理工作足夠的重視，所以這會導致在檔案資料的管理上出現較為混亂的地方。其次，對于檔案管理工作至今沒有一個完善的規章制度作為支持，這會使得檔案管理的目錄索引的資料出現缺失或者丟失的現象，因為檔案資料長時間的保存，而管理人員不重視使得信息檢索的準確性受到了嚴重地阻礙，進一步地影響到當前階段檔案管理的質量。最后，需要對政府采購項目檔案的模式進行一定的創新，以往形式的檔案管理絕大多數是通過紙質保存的方式進行管理的，這樣的管理方式帶給檔案管理工作很大的影響。在現階段的政府檔案管理中，許多的部門并沒有將信息技術應用到實際的工作之中，許多的部門都是通過使用人工管理的方式實現檔案管理工作的，這樣可能嚴重影響到政府檔案管理的質量，也會使得相關的管理工作人員出現更多的失誤，從而限制了當前檔案管理工作進一步發展[2]。

2.2 檔案管理觀念模糊，管理機制缺乏系統性

在很多的政府部門中，許多領導對于采購檔案管理的重視程度并不深，特別是對于檔案管理人員任職上缺乏一定的合理性，很多人簡單地認為檔案管理實際上就是將政府采購信息進行收集、分析、整合的過程，其中涉及的專業地方非常少，其中另一個部分的人員錯誤地認為檔案管理工作對于其他類型的工作沒有幫助，這種理念導致檔案管理的質量得不到提升。由于管理人員對檔案管理觀念較為模糊，這會直接影響到管理人員對于檔案管理的積極性，很多時候這些人員都是為了應付上級領導的檔案檢查而進行表面上的管理工作，這在一定程度上制約了當前階段政府檔案管理工作的進一步落實。不論是進行何種工作只要失去了工作制度的約束，那么很難將各項工作落實到具體的環節，由于一些人認為在檔案管理里面，每個部門的效益不會因為檔案管理的質量受到較大的影響，所以這也導致檔案管理失去了應用的重視。實際上，檔案管理工作具有復雜的特性，這項工作的開展需要大量的人力、物力資源作為基本的支持，但是因為一些單位對于檔案管理工作沒有給予很高的重視，所以這些單位未能給予檔案管理足夠的人力、物力資源作為基礎支撐，這使得檔案管理工作面臨著更大的困境，在這樣的背景下，檔案管理工作的落實情況并不樂觀。

2.3 檔案管理之中信息化技術利用較低

最近幾年以來，政府采購項目檔案管理越來越重要，由于實際的檔案管理過程中存在檔案利用率較低的現象，這使得檔案管理質量得不到保障。首先，管理人員對檔案種類劃分缺乏一定的科學性，這就導致檔案管理年限出現了較大的不確定性，而且針對部分文件資料處理沒有固定的標準，其中甚至存在檔案借出后不知所終的現象。其次，在檔案管理中信息化技術應用還需要進一步提升，很多的正度缺少標準化的檔案管理體系，而且很多部門的檔案檢索方式太過于落后，這些都嚴重制約現階段政府檔案管理的質量。最后，由于在政府部門中，檢索方式通常都是通過手工檢索以及信息化檢索這兩種方式進行檢索的。不過根據相關的調查研究可以知道，手工檢索在現階段的檔案管理中應用的頻率較高，但是這種方式往往也是很容易出錯的方式。

3 政府采購項目檔案信息化的原則

3.1 技術拓展準則

如果想要進一步地將檔案管理信息化落實到實際的管理工作中，相關負責人應該有效將信息化管理的方方面面考慮到。因此，政府中的檔案管理人員應該經過更多的專業化培訓，這樣工作人員才可以進一步地將更多先進設備熟練掌握，從而進一步地促進檔案管理工作效率的提升。此外，在進行管理時，信息化設備需要與主要的管理技術緊密地聯系在一起，而且相關部門還需要進一步地將信息技術發展的方向進行深入的拓展，從而使得信息技術發揮最大的作用[3]。

3.2 提升的管理人員技術水平

雖然現階段的信息技術有著非常高的水平，不過在政府的檔案管理方面需要進一步優化。負責檔案管理的人員最為重要的是將檔案資料保護好，同時應該認真落實好相關的檔案管理工作每一個環節。所以，相關的管理人員對于信息技術的應用需要正確看待，在保留傳統檔案管理優點的基礎上，利用信息化管理進行輔助管理，這樣才可以在根本上使得政府的檔案管理質量得到提升。

4 政府采購項目檔案管理信息化策略

4.1 提升檔案管理人員專業能力

伴隨著現階段我國經濟深入地發揮，越來越多的人對管理人員所具備的專業能力提出了新要求，所以檔案管理人才培養需要被進一步優化。在開展相關的檔案管理工作時，為了進一步地使得檔案管理的效率得到提升，政府部門需要不斷提升檔案管理人員所具備的專業素質。首先，應該針對檔案管理人員專業技巧進行全面的培訓，利用培訓使得檔案管理人員具備更加專業的管理能力，同時還應該提升管理人員的理論知識，讓更多的管理人員可以熟練地操作計算機進行檔案的管理工作，從而提升檔案管理的質量。

4.2 投入足夠的資源

在當前信息技術快速發展的背景下，政府部門的檔案管理工作所需要應對的挑戰非常巨大，這使得檔案的價值慢慢被體現出來。所以，政府的主要管理人員理需要將更多地關注放到檔案管理上面。首先，進一步地對采購項目檔案管理進行更進一步的重視，嚴格地落實好檔案管理工作中的每一項工作，保障檔案管理的每項工作都可以得到科學地落實。其次，政府需要投入足夠的資源保障檔案管理工作開展，使得檔案管理設備配備更加齊全。

5 結語

綜上所述，開展政府的采購項目檔案管理工作是十分必要的，在信息化發展的時代中，應該充分地將信息技術的優勢發揮出來，通過信息技術將檔案管理工作的精確性體現出來，將傳統管理過程中的弊端有效避免，這樣可以進一步地推動檔案管理工作的開展，在保障管理質量的基礎上提升管理的效率，保障政府部門工作開展更加順利，最大限度上提升政府工作的有效性，使得政府更好地為人民服務。