數(shù)字環(huán)境下高職人事檔案管理的變化、問題與對(duì)策

朱燕

【摘要】數(shù)字環(huán)境下，信息技術(shù)的深度應(yīng)用為高職人事檔案管理提供了新的機(jī)遇，使得人事檔案載體數(shù)字化、傳播網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)其收集和利用也出現(xiàn)新的變化，但目前高職人事檔案管理面臨專業(yè)人才不足、信息化建設(shè)滯后和利用率偏低等問題，需要采取針對(duì)性的措施加以解決。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字環(huán)境;高職人事檔案;檔案管理

從實(shí)際來看，同其他類別的檔案工作一樣，人事檔案工作也受到技術(shù)和環(huán)境變遷的深刻影響。當(dāng)前，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展和深入應(yīng)用開創(chuàng)了新的數(shù)字環(huán)境，使得檔案信息的生產(chǎn)、收集和傳播都產(chǎn)生了深刻變化。這種變化對(duì)高職人事檔案工作提出了一系列全新的要求，使其面臨著變革的壓力和任務(wù)。在此情景下，明確高職人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，探索高職人事檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的化解對(duì)策，無疑具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、數(shù)字環(huán)境下高職人事檔案管理的變化

數(shù)字環(huán)境對(duì)高職人事檔案管理帶來的變化是全方位、多方面的，體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）人事檔案載體的變化。數(shù)字環(huán)境下，人事檔案的發(fā)展打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體占絕對(duì)主導(dǎo)地位的局面，呈現(xiàn)出多種形式并存且數(shù)字人事檔案日益增多的格局。由于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)終端等技術(shù)的大規(guī)模普及，人們置身于數(shù)字化的環(huán)境中，其在學(xué)習(xí)、工作、考核、職稱申報(bào)、生育審批、醫(yī)保社保申請(qǐng)、戶籍申報(bào)、健康檢查時(shí)，都在不斷地產(chǎn)生電子記錄，形成大量的電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是人們各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，真實(shí)客觀地反映了人們的工作和生活，是人事檔案信息的重要組成部分。隨著數(shù)字技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域的廣泛滲透，人事檔案的載體將由紙質(zhì)為主逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化形態(tài)為主，載體的數(shù)字化帶來的直接結(jié)果就是人事檔案類型的多樣化，不僅有文本型檔案，也有圖形檔案、圖像檔案以及多媒體檔案等;不但有結(jié)構(gòu)化的檔案信息，也有半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的檔案信息。我們要充分認(rèn)識(shí)并把握好這一發(fā)展趨勢(shì)，盡快將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到數(shù)字人事檔案上來，這就需要高職院校盡快搭建數(shù)字化管理平臺(tái)，以保障人事檔案的安全和有效利用。

（二）人事檔案?jìng)鬟f的變化。與人事檔案載體的數(shù)字化相對(duì)應(yīng)，數(shù)字環(huán)境下人事檔案的傳遞日益呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)。在信息網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的當(dāng)下，信息在網(wǎng)絡(luò)中的傳播變得空前方便快捷，無處不在的網(wǎng)絡(luò)將分布在不同地域的人們充分連接起來，使得人與人之間的距離縮小，人們與檔案部門的聯(lián)系變得越來越方便快捷。而載體的數(shù)字化則使得人事檔案信息的傳遞受時(shí)空限制的影響降低，檔案部門得以借助信息網(wǎng)絡(luò)快速地傳遞人事檔案信息，任何單位或個(gè)人均可根據(jù)實(shí)際需要，在權(quán)限允許的范圍內(nèi)，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)查閱相關(guān)檔案信息。人事檔案?jìng)鬟f的網(wǎng)絡(luò)化，使得人們足不出戶即可利用人事檔案，大大提高了人事檔案利用的便利程度，提升了人事檔案利用的效率，降低了用戶利用人事檔案的成本，但與此同時(shí)，也給人事檔案信息安全保障提出了新的要求。由于需要處理的人事檔案數(shù)據(jù)急劇增加、數(shù)據(jù)對(duì)象更加多元化，并且數(shù)字化的人事檔案信息往往存儲(chǔ)在云端設(shè)備上，通過網(wǎng)絡(luò)與外界產(chǎn)生更加頻繁的聯(lián)系，這就大大增加了高職人事檔案數(shù)據(jù)泄露、遺失與被污染的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）檔案收集和利用的變化。由于記錄手段的高度發(fā)達(dá)，加之檔案意識(shí)的增強(qiáng)，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到人事檔案之于自身工作、生活的重要意義和密切關(guān)系，收集和利用人事檔案的意識(shí)日漸高漲。目前，人事檔案的收集、管理和利用工作主要由單位負(fù)責(zé)人事工作或檔案工作的人員完成，數(shù)量少、更新慢、利用率低。隨著數(shù)字人事檔案的與日俱增，人事檔案的收集范圍和內(nèi)容將大幅增加，檔案利用也將更加普遍和頻繁。因此，數(shù)字環(huán)境下，人事檔案的收集工作不能僅僅依賴于單位事后進(jìn)行，而要充分發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，加大平時(shí)收集力度，探索實(shí)行過程化管理。在利用方面，由于打破了時(shí)空的限制，人事檔案的利用方式、利用人群、利用次數(shù)也將發(fā)生深刻變化，需要依靠數(shù)字技術(shù)，注重改進(jìn)查檔方式，拓寬查檔渠道，提高查檔效率。

二、數(shù)字環(huán)境下高職人事檔案管理存在的問題

高職人事檔案記載著高職教職員工的主要經(jīng)歷，直接影響著其薪資、社保、晉升等多重利益，面對(duì)數(shù)字環(huán)境帶來的新變化，必須加以妥善管理，但深入考察發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高職人事檔案管理存在著不少的問題。

（一）專業(yè)人才缺乏。隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，人事檔案工作需要有更為專業(yè)的人員作為支撐，無論是檔案資料的數(shù)字化還是配套設(shè)備的智能化，都對(duì)工作人員提出了更高的業(yè)務(wù)要求，相關(guān)工作人員既要充分掌握人事檔案管理的要點(diǎn)，又要熟悉相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。但通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前包括筆者所在單位在內(nèi)的絕大多數(shù)高職院校中，人事檔案的數(shù)字化管理工作長(zhǎng)期得不到應(yīng)有的重視，多由辦公室人員或其他工作人員兼職完成。就人員專業(yè)而言，他們往往專業(yè)素養(yǎng)不高，難以滿足新時(shí)期的人事檔案管理需求。就工作內(nèi)容而言，往往一人身兼多職，內(nèi)容多且雜，崗位變動(dòng)頻繁，能投入到人事檔案管理中的精力十分有限。就人員素質(zhì)而言，缺乏有規(guī)律的專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)更新滯后，信息化能力難以得到提升。

（二）信息化建設(shè)投資力度不夠。人事檔案的信息化不僅需要有專業(yè)的人才支撐，更需要有與之相配套的設(shè)施設(shè)備作為基礎(chǔ)。但在實(shí)際工作中，多數(shù)高職院院校對(duì)檔案工作的關(guān)注度不高，人事檔案管理尤其是信息化建設(shè)長(zhǎng)期以來得不到應(yīng)有的重視，資金投入力度不大，相關(guān)軟硬件配置版本低，功能也不夠完善，缺乏相應(yīng)的安全保障，難以滿足信息化管理的建設(shè)需求。少數(shù)單位雖然開展了信息化建設(shè)，但受投入力度制約，僅完成了檔案目錄錄入和部分?jǐn)?shù)字化，未能建立數(shù)據(jù)資源庫，更沒有力量搭建網(wǎng)絡(luò)利用平臺(tái)。信息化的基礎(chǔ)包括現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)三個(gè)方面，要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，必須加大投入力度，升級(jí)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，構(gòu)建安全實(shí)用的數(shù)據(jù)資源庫和開放共享的網(wǎng)絡(luò)利用平臺(tái)。

（三）利用率有待提高。傳統(tǒng)的人事檔案以紙質(zhì)居多，每一份人事檔案又包括履歷材料、自傳材料、考察考核鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位材料、黨團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、薪資材料、其他材料等多個(gè)門類，檢索過程也多依賴于人工查找，方法單一、效率不高。隨著信息技術(shù)的普及，盡管部分高職院校對(duì)人事檔案進(jìn)行了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，但受管理、服務(wù)理念滯后等因素的鉗制，其開放的數(shù)量有限，質(zhì)量也參差不齊，可利用率不高，存多用少的狀況明顯，利用效果并不理想。此外，人事檔案因其對(duì)于個(gè)人的特殊意義，利用時(shí)多局限于高職院校內(nèi)部，院校之間以及與其他單位之間的資源共享率幾乎為零，很難實(shí)現(xiàn)大規(guī)模的開發(fā)利用。

三、數(shù)字環(huán)境下高職人事檔案管理的對(duì)策

數(shù)字環(huán)境下，信息化技術(shù)普遍應(yīng)用。面對(duì)由此帶來的變化以及存在的問題，高職院校應(yīng)當(dāng)順勢(shì)而為，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”推動(dòng)人事檔案管理更加科學(xué)、高效，滿足社會(huì)各界的利用需求，最大限度地發(fā)揮其服務(wù)功能。

（一）提升檔案管理人員信息化素質(zhì)。人是檔案管理中最活躍最核心的因素，人事檔案管理信息化水平的高低直接取決于檔案管理人員信息化素質(zhì)的高低。因此，在實(shí)際工作過程中，我們要高度重視并大力提升檔案管理人員的信息化能力，打造一支高素質(zhì)專業(yè)化的人事檔案管理隊(duì)伍。一是加大人才引進(jìn)力度。人事檔案的信息化需要的是復(fù)合型人才，目前，多數(shù)高職院校的人事檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，有的懂檔案但不懂計(jì)算機(jī)，有的可以操作計(jì)算機(jī)但檔案管理知識(shí)欠缺，而且，當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)日新月異，更新?lián)Q代快，對(duì)人員接受新知識(shí)的能力也有了更高的需求，高職院校要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，必須進(jìn)一步加大人才特別是復(fù)合型人才的引進(jìn)力度。二是加強(qiáng)在職人員崗位培訓(xùn)。為了更好地適應(yīng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，高職院校應(yīng)當(dāng)重視加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，定期組織專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，適時(shí)組織人員走出校門交流經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)更新知識(shí)系統(tǒng)，鼓勵(lì)教職工有針對(duì)性地參加進(jìn)修，補(bǔ)齊知識(shí)短板，以更好地滿足工作需求，要注意創(chuàng)新培訓(xùn)方式，通過開展崗位練兵比武、技能競(jìng)賽等活動(dòng)，注重在實(shí)踐操作中提高專業(yè)技能。

（二）加快人事檔案信息化進(jìn)程。近年來，國(guó)家對(duì)于人事檔案信息化的重視程度逐漸加強(qiáng)。2016年6月，人力資源社會(huì)保障部辦公廳在《關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》（人社廳發(fā)〔2016〕75號(hào)）中明確提出，要推進(jìn)檔案信息化工作，加快流動(dòng)人員人事檔案電子化、數(shù)字化工作，建立基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，探索開發(fā)網(wǎng)上辦事平臺(tái)，推廣人事檔案網(wǎng)上預(yù)審、網(wǎng)上受理、網(wǎng)上辦理。2018年11月，中共中央辦公廳發(fā)布的《干部人事檔案工作條例》將干部人事檔案的信息化列為管理內(nèi)容之一，并納入相關(guān)機(jī)構(gòu)工作職責(zé)。對(duì)于高職院校而言，一直面臨著人才緊缺的局面，人事檔案在專業(yè)技術(shù)人才引進(jìn)、選人用人和教職工晉升職稱等方面都發(fā)揮著不可替代的重要作用，人事檔案信息化有利于實(shí)現(xiàn)校際人才資源交流共享，有利于人事行政管理部門更好地制定用人決策，有利于保障教職工個(gè)人的知情權(quán)和隱私權(quán)，因此，對(duì)于高校人事檔案信息化工作，應(yīng)提高重視程度，加大投入力度，加快推進(jìn)人事檔案信息化進(jìn)程。

（三）優(yōu)化人事檔案利用服務(wù)手段。在數(shù)字化環(huán)境下，人事檔案服務(wù)越來越依賴信息化的技術(shù)和手段。那些信息化進(jìn)程慢、水平低的高職院校必須認(rèn)識(shí)到這個(gè)趨勢(shì)，要加大投入力度，進(jìn)一步推進(jìn)信息化建設(shè)，爭(zhēng)取在檔案服務(wù)方面大力利用信息技術(shù)，依托信息技術(shù)來構(gòu)建立體化的信息服務(wù)手段體系，早日形成包括固定互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、微信、微博等多種方式在內(nèi)的服務(wù)通道，為用戶提供多樣化的服務(wù)手段，滿足其對(duì)不同檔案信息服務(wù)方式的需要，從而提高人事檔案的利用率。當(dāng)然，考慮到數(shù)字環(huán)境下檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)急劇增加的狀況，我們?cè)诖龠M(jìn)人事檔案服務(wù)朝著信息化、現(xiàn)代化方向邁進(jìn)的同時(shí)，也要注意確保人事檔案信息的安全，對(duì)數(shù)字環(huán)境帶來的便利條件采取利用但不依賴的態(tài)度，在技術(shù)、制度、人員等方面充分做好安全措施，處理好人事檔案開放與保密的關(guān)系，切實(shí)防范各種安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

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