高校學生學籍檔案管理的現狀與改進研究

羅葉霖 黃恒菁 胡南 諶錚松

【摘要】學籍檔案是一個人重要的檔案資料之一。隨著數字化、信息化甚至智能化辦公的不斷發展，高校學籍檔案的管理也有很大的改進空間。通過收集整理國內高校關于學籍管理的文獻，結合筆者所在學校實際，詳細分析了在學籍檔案管理過程中存在的問題，提出學籍檔案管理一體化理念，并對現存的問題提出改進建議以及在具體管理中應注意的問題，從而切實提高學籍檔案管理的效率。

【關鍵詞】學籍檔案;信息化管理;管理效率

一、高校學籍檔案管理現狀分析

學籍檔案是記錄學生從入學到畢業整個培養過程的重要依據，為保證每個學生的學籍檔案信息準確無誤，學校在檔案管理方面做了大量的工作。通過大量調研發現，很多高校對學籍檔案的重視程度并不如預期，學生學籍檔案的管理大致存在以下幾方面問題。

首先，在校期間對學生學籍的變更操作頻繁但并不集中。多數高校的學生檔案最終由檔案室相關人員集中管理，從對學生資格審查合格并正式注冊學籍開始，各個相關部門就開始專屬性的、分散性的、間斷性的、長期性地對每位學生的大學成長歷程進行完整的記錄。例如學業發展方向的學生學籍異動管理、成績信息、畢業材料等由教務部門不定時提供，學生事務方向的綜合素質、創新創業等由學生工作部門提供等。學生在整個大學期間均有形成變動檔案的可能性，如個別學生在開學前或者學期中因參軍保留學籍、因事休（復）學、個別新生申請轉專業、因學業情況出現的學生跳降級等一系列學籍異動情況，只能由相關工作人員在每一次變更時進行對應的操作。

其次，進行操作的經由部門多且雜，降低辦公效率。隨著國家鼓勵在校大學生參軍入伍、創業等一系列政策的出臺，在校學生學籍異動越來越多。由于人力和權限限制，導致降低辦事效率。例如，學生學籍異動由學校教務部門學籍管理科負責，學生在辦理時，先到學籍管理科做好記錄并拿到相應業務流程單，到相應部門辦理相關手續后將手續辦結的流程單返回學籍管理科存檔。由于信息化水平不算太高，信息管理系統還不足夠完善，致使辦理學籍異動時至多同時只辦理一位同學，多人只能依次進行，而無法做到同時辦理，給學生造成流程繁復的體驗，降低了學生滿意度。

此外，目前多數高校學生檔案仍以紙質檔案為主。學生檔案應為完整正確及時的反映學生在校全部表現的檔案，由于檔案內容填寫未做出強制性規范，對于個別新生不以為意，填寫檔案信息卡片時填寫規范往往被學生直接忽視。高校學生檔案是日后人事檔案的前身，因個別信息填寫的不規范往往導致后續系列問題的發生。

在管理過程中造成問題后，按照目前的方式學生是無法立即發現的，只能在畢業信息確認時，才會發現問題，進而在畢業學期處理檔案信息失真的相關問題。因記入檔案的材料保存的時效性以及材料保管方式的多樣性，極易造成學生相關信息的支撐材料遺失，時間久了則難以提供原來的支撐材料，造成學生部分檔案不能體現真實性。

二、學籍檔案管理的改進

（一）優化信息化管理。信息化是時代潮流，勢不可擋。在妥善保存原始紙質憑證的同時，凌駕于現行各個獨立的部門內部系統之外，利用數字信息化系統，建立學籍管理智能化系統。學生可以進行自助式學籍注冊、學籍異動操作，管理端也可以進行實時監控管理，為保密等級不高的信息發布、交流提供一個有效場所，也為保密性比較高的信息提供備份平臺，而學生能借此及時獲知自己的發展動態，其中數據可由學校權限較高者調取以分析學生情況。具體流程如圖1所示。

（二）具體流程分析。1.報到注冊。學籍注冊是學生入學時必經的手續，通過學生學籍管理一體化系統，學生先用校園一卡通或者輸入學號密碼進入系統，密碼默認設置為學生身份證后六位，選中自助學籍注冊板塊，接著系統提示即將進行身份識別，學生將身份證置于掃描區，系統進行信息篩查，篩查內容包括是否已錄取、是否重復注冊等，提示登錄成功的同時，系統開啟實時錄像，學生按下指紋以辨別操作是否本人，并將學生證放在相應區域內進行注冊蓋章。2.學籍異動的一體化管理。學籍異動管理由教務部門主導，其他部門及各個學院配合輔助審核及登記，以教務部為第一級管理，通過學生學籍管理一體化系統自助終端提交申請，持相關證明到各個輔助辦理部門進行第二級別的異動，異動也可由學生本人在系統中線上申請并由相關部門線上審批。學籍管理人員在系統中可利用其中數據可進行導入導出、登記查詢、單據打印、報表統計、到期提醒等系列操作。通過一體化管理系統實現歸檔材料統一標準，提高了學籍管理的信息化程度。3.檔案信息維護由檔案管理人員負責，對學生在校期間各類獎懲信息進行有效登記并統一記入檔案，待學生畢業離校后，按統一要求將學生檔案整理并投遞到用人單位，實現學生在校期間檔案信息的標準化管理。

三、學籍檔案管理應注意的問題

制度建設是高校運行之本。學籍管理辦法是高校的學籍管理工作的依據，高校在修訂學籍管理辦法之前應充分學習領會教育部相關文件精神，同時結合高校現狀與特色，分析在辦學歷史中所存在或發生過的特殊情況，全面制定各學校的學籍管理辦法。同時，高校也應制定行之有效的具體操作辦法，對日常管理中所遇到的實際問題，確定科學合理的操作流程，減輕師生辦理相關事宜的負擔，提高學籍管理工作中的規范性、合理性。

高校對學籍管理工作的重視程度決定了其管理水平。信息化技術高速發展，新技術、新手段層出不窮，高校應積極組織相關管理人員參加業務培訓，加強學籍管理隊伍建設，使之能快速接收技術的改革與創新。高校應加強對學籍管理人員的創新教育，激發創新意識、提高創新能力，加強管理人員之間的相互學習、相互進步，提高學籍管理隊伍整體管理水平。同時，引導管理人員形成無私奉獻的職業道德，強化服務意識，積極改善以往“門難進、臉難看、事難辦”的官僚主義和形式主義作風，努力提高為高等教育和師生服務的水平。

高校對學籍管理人員的重視程度決定了管理工作的風險程度。基于高校學生學籍檔案管理應用一體化系統，對于在校期間操作頻繁和流程繁復的問題上是可以達到較好效果的。但應用信息化系統，最為重要的是需要加強后臺的管理。要真正應用學籍管理智能化系統，就需要有一個專門的后臺管理部門或直接以教務下屬機構進行安裝、調試、編程及日常維護工作，例如學生對系統不恰當使用造成的信息泄露問題;同時，在應用過程中遇到的新問題，要及時準確的進行開發，以解決新問題。高校應加強對管理人員的相關思想政治培訓，使相關管理人員將保密工作貫穿學籍檔案管理工作始終，牢固樹立底線意識，加強工作的原則性。

四、結論與展望

學籍檔案是學生時期最為重要的檔案之一，其管理工作也是重中之重。信息技術加速發展，信息化管理為提高檔案管理的工作質量與工作效率提供了有效手段，同時也對相關管理人員業務素質與能力提出了更高的要求。學校更應形成具備較強業務能力的教師隊伍，通過信息化手段形成方法規范化、模式多樣化、流程制度化、管理智能化的體系，來實現學生學籍檔案的高效規范管理。

【本課題為西南石油大學2019年度課外開放實驗項目（編號NKSZ19002）。】

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