新形勢下做好辦公室文秘工作的幾點思考

張新強

【摘要】辦公室處于連接領導和員工的關鍵位置，是公司的信息處理中心。辦公室工作需要明確領導的任務要求、記錄上層會議內容、規范撰寫公文以及高效處理企業事務。因此，做好辦公室工作對公司的發展至關重要。本文站在辦公室文秘的角度，探討新形勢下做好辦公室工作的要求。

【關鍵詞】辦公室文秘工作;要求與思考;會議記錄與公文撰寫

眾所周知，在辦公室工作中，文秘人員發揮著重要作用。作為一個合格的秘書，要做的是在會議上準確記錄領導的任務和要求，并整理下發到各個部門。同時，文秘人員能否做到規范撰寫公文和材料是判斷工作是否合格的標準。因此，辦公室文秘工作不僅僅需要優秀的文字表達能力，更需要溝通協調能力，從而更好地進行信息的傳達。

一、辦公室文秘工作的職責

新形勢下，辦公室文秘工作的主要職責是：組織會議并記錄會議內容、上傳下達、負責協調溝通、規范撰寫公文與材料，協助領導的工作、負責處理企業的日常活動。辦公室文秘工作的職責要求文秘人員具有綜合素質，要求其具有成熟優秀的文字表達能力、高效的理解溝通能力、與時俱進的思考能力以及隨機應變能力。同時，從企業文秘人員的職責中可以看出，對文秘人員的招聘要求越來越高。因此，文秘文員應結合當下新形勢，不斷提高自身綜合素質，養成良好的職業道德。

二、辦公室文秘工作的思考

（一）創新服務方式，當好參謀助手。如今我國科技水平不斷進步，手機、平板、電腦等工具使文秘工作更加便捷，節省了大量的時間。因此，文秘工作的重心可以轉移到幫助辦公室領導處理日常事務性工作、協調溝通上下級關系、規范撰寫公文材料上。同時，為了更好地完成參謀助手的任務，辦公室文秘人員要找準自己的定位，不應該認為文秘工作僅僅是記錄會議內容、撰寫公文材料等文字性任務，應該把文秘工作的定位上升一個高度，充分認識到文秘在企業中的作用，在辦公室領導的大方針下合理安排工作，協助領導完成信息傳達和決策執行，提高工作效率和質量。

（二）超前籌劃，做好服務工作。眾所周知，企業對于文秘人員的要求越來越高，文秘人員是連接領導和員工的樞紐，需要時刻關注企業發展，對任何問題要提前思考，尤其是對領導關注的問題要提前介入，充分發揮好參謀助手的作用。同時，文秘工作需要耐心和細心，例如在安排會議時要充分考慮好參加會議的人員，為領導準備好會議安排方案，簡要概括會議內容、明確會議時間，更要在會議結束后將詳細的會議內容上傳至領導，下達至員工。辦公室文秘人員只有做到超前規劃，耐心細致才能保證工作不出錯，才能做好服務工作，不斷提高自身綜合能力，成為合格的助手。

（三）規范撰寫公文，有效傳達工作任務。作為文秘人員，要系統學習公文的撰寫標準和要求，時刻關注國家下發的文件，及時了解公文撰寫的最新要求。同時，文秘人員要熟知不同種類的公文并做到詳細區分，在使用時要明確公文類別，不能錯用、亂用。文秘人員一定要細致，撰寫公文時要認真檢核對，全文圍繞核心內容，“是什么，為什么，怎么做”來撰寫，不能存在邏輯問題，一定要條理清晰，語言通順，無錯別字現象。并且要做到善于思考，與時俱進，具有責任心，充分保證公文的準確性、權威性、政治性。

（四）健全工作程序，合理安排人員配置。作為企業，要想不斷發展壯大，就要有規范的工作程序，優秀的企業文化氛圍，使每一名員工都各司其職。眾所周知，辦公室工作繁雜瑣碎，若沒有規范的工作程序會使辦公室人員重復工作、毫無頭緒。因此，只有將工作程序和流程明確化，讓文秘人員按照流程工作，減輕工作任務，更完美地完成工作要求。同時，辦公室工作內容多，文秘人員應根據自己擅長的領域和崗位分工合作，行政秘書、文件管理員等要各司其職，團結合作。

（五）提高思想高度，主動服務。每一家企業都有自己的企業文化，而良好的文化氛圍可以增加員工對企業的依賴感和貢獻度。因此，辦公室的工作人員要加強思想建設，提高對公司的依賴感，熱愛自己的工作，更好地服務領導和員工。同時要增強責任意識，明確文秘人員的工作任務，高要求高質量完成，無論是撰寫公文材料還是傳達溝通時，都要實事求是、耐心細致。作為文秘人員，要主動為領導和員工服務，充分了解員工的工作情況和最新資訊，當領導詢問時，及時客觀告知，為領導的下一步決策提供有效的提案，并且撰寫文章時要實事求是，不能敷衍了事。總之，辦公室文秘人員應該培養責任意識，愛公司、愛崗位，做好領導的助手，讓員工了解企業的發展前景，促進企業的不斷壯大。

（六）不斷學習，提高綜合能力。無論是新入職的文秘人員，還是有一定的工作經驗的文秘，都要不斷學習來提高自身能力，與時俱進，了解新形勢下對于辦公室文秘人員新的要求，更好地服務公司。首先，作為文秘人員要充分了解公司的產業鏈，明確公司的發展前景，只有這樣，才能在領導需要的時候提供值得參考的意見。其次，要努力學習科學文化知識，不斷提高文字能力，畢竟文秘人員是需要撰寫會議記錄和公文材料的。再次，了解領導的工作程序，更好地配合領導工作。因為文秘人員也可以稱為領導的助手，只有充分了解領導的工作特點，才能緊跟領導步伐，提高工作質量和工作效率。最后，學會細致辦事，辦公室文秘人員不僅僅需要文字表達能力，更需要協調統籌能力，在安排會議時，要考慮參會人員的名單、座位、會議內容和會議時間，提前安排好可以避免部分人員時間沖突造成不必要的麻煩。同時在安排領導出差時，也要充分考慮時間沖突問題，提前做好計劃，飛機等交通工具的使用，賓館、車輛的安排，路線的規劃等都可以看出你是不是一名合格的辦公室文秘人員。

（七）善于鉆研，找到工作規律。一個優秀的文秘人員，要做的不僅僅是努力工作，更要學會在繁雜瑣碎的工作中找到規律。同樣的工作任務，有的人需要一天才能完成，而有的人只需要兩三個小時就可以做到。這時你要思考為什么我的工作效率比別人低？而不僅僅是悶頭苦干，當領導詢問時覺得自己也完成了任務并且工作努力，殊不知這只是自我滿足，工作效率極低造成的。雖然辦公室工作大多是煩瑣的，但也要講究方式方法，從復雜的小事中找到共有的規律，這樣不僅僅可以節省時間，降低工作強度和難度，更能提高工作效率，更好地幫助領導完成工作。

（八）牢記職責，找準文秘定位。各司其職，顧名思義，需要在不同崗位上的員工能夠清楚地認識到自己的工作任務，并且按時保質地完成工作。辦公室文秘人員的工作職責包括文字表達、撰寫公文材料以及會議記錄，協調溝通、協助領導完成決策和任務分配、傳達領導信息等。因此，辦公室文秘人員要找準自己的定位，在做好自己本職工作的同時，要擺正自己的位置，不要越位工作，不要因為野心和欲望拋棄職責道德。

三、結束語

眾所周知，辦公室工作是企業正常運轉的核心，而在辦公室工作中，文秘人員更是起著至關重要的作用，他們是連接上層領導和下層員工的紐帶，只有文秘工作圓滿完成，領導的決策才能夠及時有效地傳達給員工，及時準確地開展下一步工作。因此，作為辦公室文秘人員，在新形勢下要及時了解國家下發的各種文件，不斷提高自身的綜合能力，在煩瑣的工作任務中找到正確的規律，從而更好地服務領導和員工，成為合格的參謀助手。

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