基于大數據背景下技工院校檔案管理的信息化建設研究

周春紅

【摘要】基于大數據背景，加強技工院校的檔案管理信息化建設非常必要，這既是大數據技術發展的必然趨勢，也是檔案管理工作的必然要求。本文對大數據背景下技工院校檔案管理的信息化建設進行分析，并結合實際情況，提出若干建議，為提高技工院校的檔案管理水平發揮積極的推動作用。

【關鍵字】大數據;技工院校;檔案管理;信息化建設

大數據是IT行業術語，是一種基于傳統數據概念而衍生出的新概念。隨著社會經濟的發展，每天都會產生大量的數據信息。由于數據量過于龐大，使用常規軟件工具已無法在一定時限范圍內對龐大的數據集合捕捉、管理和處理，因而需要新的數據處理模式。這些新的處理模式具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力，能快速捕捉、管理和處理海量的、高增長率和多樣化的信息資產，這就是大數據技術。簡單來說，大數據技術就是一種能夠在海量信息中，快速且準確獲取有價值的信息的技術。技工院校作為教育機構，保存了大量的檔案。傳統的紙質化保存管理模式不利于檔案文獻的長久保存，而且隨著檔案文獻數量越來越多，大數據時代資料信息變得越來越復雜，這對查閱使用檔案文獻造成極大的不便。基于這一點，利用大數據技術加強技工院校檔案管理的信息化建設，提高檔案管理質量和效率，提高其查閱應用的可靠性以及利用率，是技工院校檔案管理發展的必然要求，更是提高技工院校檔案管理水平的必要措施。

一、大數據技術給檔案管理帶來的主要影響

大數據技術的廣泛應用，既給檔案管理工作帶來了新的發展機遇，也帶來了一定的挑戰。大數據技術的應用，大幅度提高了檔案管理的便利性，管理和服務質量都得到大幅度提升，而且人工工作量大幅度降低。利用大數據技術，能夠有效進行交互性、即時性檔案管理，而且使用非常便利，使檔案的真實性和管理的有效性、及時性都得到大幅度提高。除此之外，大數據技術的應用使檔案服務更加便捷，有效增強了用戶體驗。通過應用大數據技術，使檔案信息有效實現了共享，能夠為用戶提供異地查檔、跨館查閱等服務，還能夠根據用戶需求提供個性化服務。大數據技術的應用能夠對檔案價值進行深入挖掘，通過檔案進行經驗總結，對以后的工作進行有效指導，達到快速提高工作質量和效率的目的。

二、基于大數據技術背景技工院校檔案管理信息化建設的主要策略

技工院校的檔案主要包括院校招生、教學、管理以及科研等方面的文獻資料，可以說檔案是對技工院校成長和發展的真實記錄，對保持技工院校各項工作的連續性，具有極為重要的保障作用，更是日常黨政管理工作的重要參考依據。技工院校具有培訓學習周期短、招生量大的特點，導致其檔案錄入量和變動量都非常大，檔案分類也更多樣化、復雜化，這都給技工院校的檔案管理工作增加了難度。目前，在技工院校中，管理人員以及班主任對檔案管理工作不夠重視，在收集信息過程中存在操作不規范、不標準的問題，這就給日后查閱檔案帶來了極大的困難，而且在管理過程中還需要進行大量重復的核對排序工作，導致工作量加大。因此，基于大數據技術背景，加強技工院校檔案管理信息化建設已刻不容緩，這對技工院校的長遠發展以及教學工作質量的提升具有極為重要的意義。

（一）促進檔案以及檔案信息的數字化發展。在檔案管理工作中，除了要對原始資料做好存檔以及分類管理工作外，還要充分考慮檔案資料的實踐應用性能，提高檔案信息的可利用性，同時為使用者提供便利的檔案信息服務，使其能夠輕松快速查閱所需要的檔案信息。而這就需要實現檔案以及檔案信息的數字化。在對檔案以及檔案信息實施數字化管理的過程中，工作人員需要使用掃描儀、復印打印機、照相機以及計算機、photoshop軟件等專業工作，從而有效將紙質的原始檔案及相關信息轉化為數字化的檔案及檔案信息，使之形成電子文檔，然后再對電子文檔進存儲和編輯，完成檔案管理信息化建設的初步工作。需要注意，對檔案進行信息化管理的過程中，必須要對檔案信息進行嚴格分類，特別是部分檔案信息屬于機密文件或者涉及個人隱私，這部分檔案資料對保密性要求極高，必須要做好相應的管理保存工作，不能隨意泄露。除此之外，對于可以共享的檔案信息，必須要根據信息類別進行統籌管理，從而方便使用者進行查閱和使用。科學的檔案信息管理以及便利的使用功能，能夠使技工院校的檔案在實踐工作中發揮更大的作用和價值。

（二）對檔案管理信息化要求和流程進行有效規范。技工院校必須加強對檔案管理信息化建設的重視，積極建立完善的檔案信息化管理工作體系和流程，針對檔案從最初的入庫管理工作，到最后的使用環境，整個管理過程都要一一進行細化，從而實現對檔案的精細化管理。制定規范、完善的管理制度，是在檔案信息化管理建設過程中，促進其規范發展的重要前提和保障條件，也是確保檔案信息能夠被合理使用的關鍵所在。要推動檔案管理信息化的規范發展，建立完善、規范的管理流程，可以從以下幾個方面著手：首先，在對檔案信息進行數字化建設的過程中，技工院校必須對所有信息資料實現數字化處理，并且以特定的電子文件形式進行保存和管理。通過這種方法有效解決電子文件保存格式不兼容問題，實現檔案保存與調用的完美銜接，讓使用者能夠更加便利地使用檔案。其次，必須要對相關工作人員進行嚴格的管理，對工作人員的管理行為進行有效規范。建立相應的監督機制和管理責任制，既要保證在檔案信息化管理過程中，重要信息不會外泄，也要對工作人員形成良好的督促機制，促使其做好檔案日常整理及更新工作，保證檔案信息及時更新，為使用者提供及時有效的檔案信息。最后，技工院校積極應用專業軟件開展檔案信息化管理建設工作。利用專業軟件系統，對檔案信息實現收集整理、保管統計等工作。這有利于建立標準化操作流程和管理體系，對完善技工院校檔案信息化管理水平，提高管理效率和質量、推動檔案信息實現共享、都具有極為重要的作用。技工院校在進行檔案信息化管理建設的過程中，必須要給予廣大師生一定的查詢權限，讓廣大師生能夠根據自己的需求，對檔案進行查詢和使用，使檔案信息能夠最大限度地被應用，充分發揮其價值，為廣大師生提供高質量的檔案信息服務。

（三）強化檔案管理隊伍建設。信息時代，檔案信息的發展呈現出了多元化、碎片化以及復雜化等新特點。檔案管理信息化建設要實現由檔案保存到檢索模式的轉變，這對檔案信息管理人員以及使用人員，都提出了新的要求。首先，檔案管理工作人員必須要對自身的工作技能進行有效提高。信息化管理環境，與傳統的檔案管理模式存在著巨大的差異。要求檔案工作人員必須掌握相應的網絡信息技術，例如索引技術、刻錄技術、數據庫技術等等。在實踐工作中，工作人員必須能夠熟練應用這些技術對檔案信息進行整理歸檔，提高管理質量。除此之外，檔案管理工作人員必須對數據資料提高熟悉度，從而能夠更快捷、更準確地找到所需的檔案信息，為檔案使用者提供高質量的檔案服務。其次，隨著檔案管理的信息化發展，工作人員必須對相關知識加強學習，例如統計學知識、目錄學知識等，不斷提高自身的檔案管理水平，對檔案信息進行科學合理的收集、整理、歸納，有效強化檔案信息化管理質量。最后，工作人員必須充分發揮主觀能動性，對實踐工作經驗積極進行總結，對于工作中遇到的各種問題，要積極進行反映，結合實踐工作要求對這些問題進行處理，從而有效提高檔案信息化管理質量。

（四）強化檔案管理信息安全建設。在進行檔案管理信息化建設的過程中，必須保證檔案信息的安全性。黑客、網絡病毒等，都可能會導致信息泄露，進而造成巨大的經濟損失，對人們造成嚴重危害。所以，隨著技工院校檔案管理工作的信息化發展程度越來越高，管理工作逐漸向著開放、共享的方向發展，越來越多的檔案信息進入公眾視野，必須對檔案信息的安全性以及相關法律責任加強認識，并做好相關安全建設，保證檔案信息安全。首先，要對檔案管理人員加強職業道德培養和法治宣傳，管理工作人員必須要嚴格遵守國家相關法律法規，例如《保密法》《檔案法》等，特別是針對機密文件，必須做好保密工作，嚴禁盜用和篡改，自覺維護檔案信息安全。其次，檔案管理工作人員必須注意保護網絡隱私，使其不受侵害，保護個人對隱私信息的合法權益。檔案管理工作人員必須提高信息安全意識，在日常工作中，嚴格遵守檔案信息管理的相關規定，保護好檔案資料信息以及個人隱私信息，為維護檔案信息化管理的規范發展、提高檔案信息安全性發揮積極作用。同時，通過科學、規范的管理措施，將檔案信息的作用和價值充分發揮，為使用者提供高質量的檔案服務。

三、結束語

總而言之，隨著大數據時代的到來，技工院校必須積極跟隨時代發展的腳步，適應現代化信息環境，不斷加強檔案信息化管理建設，針對檔案管理工作實施全面的改革和創新，從而有效提高檔案管理工作質量，擴大檔案管理工作的作用，為技工院校的發展進步發揮重要的推動作用。

【參考文獻】

[1]朱紅茹.大數據視域下高職院校檔案信息化管理研究——以南京交通職業技術學院學生技能大賽為例[J].檔案與建設，2019（11）：54-56.

[2]陳靜.大數據時代高職院校檔案信息化建設的困境及對策[J].辦公室業務，2019（13）：56.

[3]姚麗麗，邢艷娟.基于大數據時代高職院校檔案信息化建設探究[J].遼寧高職學報，2019，21（11）：105-108.

[4]仇艷華.大數據時代高職院校檔案信息化建設思考[J].辦公室業務，2019（12）：92.

[5]歐陽滿兮.大數據時代高職院校檔案信息化建設的探究[J].中文信息，2019（04）：54.