疫情防控期間檔案資料的管理

作者簡介：段雪琴（1981.11-），山西省忻州市人，女，山西大學行政管理本科畢業。

摘 要： 新型冠狀病毒肺炎疫情發生以來，黨中央、國務院高度重視，習近平總書記親自指揮、親自部署，多次作出重要指示，山西省委、省政府將疫情防控工作作為當前頭等大事全面貫徹落實。做好疫情防控工作，同時做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案的收集歸檔工作。現就特殊時期檔案歸檔工作中的流程和技巧一一闡述。

關鍵詞： 新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案;管理

【中圖分類號】G478 ? ? 【文獻標識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.279

1 統籌做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案的收集歸檔工作

新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案是指國家機構、社會組織以及個人在新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作中直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。這些檔案既是黨和政府領導人民抗擊新型冠狀病毒肺炎疫情的真實記錄，也對正在進行的疫情防控工作和今后可能發生的重大災害的防治工作具有重要查考和借鑒價值。要高度重視，采取有效措施，指派專人，明確職責，通過電話、傳真、QQ、微信等方式將檔案工作要求傳達到疫情防控主要部門和一線相關工作人員，在做好個人安全防護的前提下，統籌做好疫情防控檔案的收集工作，確保疫情防控檔案在第一時間得到有效收集和安全保管。

2 我局積極做好疫情防控檔案整理工作

鑒于這些，我局結合忻州市疫情防控指揮部下發的各種文件，積極做好疫情防控檔案整理工作。

2.1 制發文件，抓好建檔。局領導高度重視，制定檔案收集計劃。針對新冠肺炎疫情防控展開專門性的調查收集，對醫院新冠肺炎防控及援鄂醫療隊員的資料進行收集和記錄，對檔案進行系統分類、梳理、編目、保存。建立健全新冠肺炎疫情檔案收集管理機制。主動對接相關科室，了解掌握文件材料形成情況，結合工作實際制定了《新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔清單》，明確了檔案收集的流程、整理標準等，為高質量做好檔案材料整理移交奠定了基礎，讓真實留下“腳印”。尤其是對支援湖北武漢的醫護人員檔案要做的詳細，醒目。作為抗疫英雄，必須要在檔案中留下濃重的一筆。

（1）下發了《關于征集新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控相關檔案資料的通知》、《關于進一步做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》;并逐一落實學習情況，做到每一個文件都有回訪記錄。

（2）在前期派專人到市新型冠狀病毒感染肺炎疫情工作領導小組辦公室、市疾控中心、衛健局及相關鎮辦、社區等單位重點督促征集疫情期間的相關文件材料;合并，整理，分類，歸檔。

（3）再次抽派專門業務人員上門進行業務指導、協助做好資料的歸檔整理，全程服務工作。目前，已收集歸檔疫情防控文件資料1600余份、疫情防控照片資料300余張;隨后將進一步加大力度進行全面指導，征集工作，力爭將反映新冠肺炎疫情防控期間形成的各類重要文件材料全面收集整理和歸檔、接收，做到應歸盡歸，應收盡收，確保齊全完整接收進館，為今后疫情防控檔案查找利用留下重要的歷史資料。

2.2 結合多媒體技術，創新收集方式，確保檔案完整。新冠肺炎疫情防控檔案工作按照“單獨歸檔，各歸各檔”的思路開展;

（1）按照歸檔文件來源、時間、內容、形式等反面的異同，進行層次化、類別化的分類歸檔整理。

（2）按照會議材料、工作方案等確定類目，力求簡單明晰，層次和類目一目了然。歸檔文件按照“事由原則”進行排列。建立忻州市新冠肺炎疫情防控檔案專號，將忻州市疫情防控指揮部下發的相關文件材料、在此次疫情防控期間所形成的材料全部納入其中進行整理。充分發揮其對工作查考研究和經驗借鑒的重要作用;

（3）結合實際，明確疫情防控工作文件材料的歸檔范圍。以隨時形成、隨時收集、隨時歸檔的方式，確保新冠肺炎防控文件材料齊全完整、保管安全。凡是在疫情防控工作中直接形成的有保存和利用價值的紙質文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實物等真實記錄，都應當納入收集歸檔范圍。要求各級各單位指定專人，認真做好疫情防控文件材料的收集、歸檔工作，截止目前，疫情防控文件材料已收集整理紙質文件材料、實物檔案，照片檔案，電子文件材料，音視頻資料若干件。

2.3 認真落實，堅持值守。疫情發生以來，我中心認真落實市、區兩級疫情防控重要指示精神，把疫情防控作為當前重中之重的工作來抓，機關干部全力以赴做好社區防控值守保障任務。在完成值守的同時，我中心多措并舉，為群眾提供檔案查詢利用服務，保證了檔案利用服務不間斷。在檔案利用過程中也要注意安全防護。

（1）加強檔案利用服務工作。疫情防控期間，我局檔案管理中心為各業務處室抗疫工作提供檔案查閱利用服務，提供紙質檔案利用2次15卷，電子檔案利用53次49卷，確保疫情防控期間檔案服務工作不間斷。

（2）保障檔案實體無菌管理。針對檔案借閱工作，中心安排專人聯系調閱。同時，加強檔案室衛生管理，細化消毒防疫措施，提高全體干部職工的個人衛生防護意識，制定快速應急處置方案，及時對入庫檔案進行消毒，確保檔案實體無菌保管。

（3）開展全面隱患排查。檔案管理中心嚴格執行檔案安全管理各項規章制度，開展全面的隱患排查，做好每日檢查記錄，確保疫情防控期間檔案庫室、檔案實體、檔案信息的安全。下一步，中心將繼續配合做好全系統疫情防控工作，并進一步細化措施，確保疫情防控期間檔案服務工作有序開展。

3 疫情期間，檔案的查詢服務，要透明，要有序，更要安全。

3.1 提前預約，分批查閱。為保證疫情期間的安全，要提前通過公眾號，微信等方式預約，分批開放，中間要做好消毒工作，確保不接觸，無感染。

3.2 出示“健康碼”和“行程碼”。（1）“行程碼”顯示未經過湖北、北京、黑龍江，且“健康碼”為綠碼的人員，才能申請。（2）“行程碼”顯示經過湖北、北京、黑龍江但未經過重點區域，且“健康碼”為綠碼的人員，需提供7日內經當地核酸檢測呈陰性的證明或者新冠肺炎igG抗體檢測呈陽性證明，方可申請。經檢查沒有核酸檢測證明的，應在本地進行核酸檢測，檢測結果未出前，進行居家隔離觀察。“行程碼”顯示14日內經過疫情嚴重區域，如“健康碼”是黃碼或者紅碼，要及時記錄，并上報上級疫情防控部門，且協助上級疫情防控部門對這類人員進行14天集中隔離醫學觀察，并進行核酸檢測。以防止擴散，確保所有人員的生命安全。以上三類人員的檔案，要及時記錄，隨時跟蹤，有頭有尾。（3）查閱過的檔案，要做好消毒處理工作。每查閱一次，消毒處理一次，中間要有充足的時間間隔，以確保無交叉，無直接接觸。

4 結束語

檔案工作要細致，要真實，更要做到方便查詢。這就要求檔案工作人員前期的工作要做到位，每一步，每一個環節都不能出錯，還要分門別類的整理好，隨用隨取，方便快捷。