“秘書事務所”助力高職文秘專業學生職業能力提升

魏秀萍 武廣紅

（鐵嶺師范高等專科學校，遼寧鐵嶺 112001）

1 秘書事務所建設的必要性

由于市場經濟發展迅速，產業結構不斷調整，新型勞動崗位不斷涌現，各行各業也需要對傳統人才進行更新換代，企業秘書人才需求從量和質上出現了顯著變化。國家一系列政策與措施的出臺，國家在教育領域的加大投入，正在引領文秘專業教育改革。當前，我國的職業教育辦學方向開始向行業發展靠攏，高職院校紛紛利用校內外實訓基地實現訂單培養目標，但是文秘專業由于同一企業需求數量少，學生就業需求分散，工作業務繁雜等原因，很難找到符合綜合實訓需求的實訓基地，只能依靠在校內創建實訓室來進行職業體驗。我校文秘專業同樣面臨著專業培養與職業能力提升不協調的危機[1]。

“秘書事務所”是在高職院校專業建設轉型改革過程中產生的，對文秘專業學生職業能力提升有很大的助推作用。其以學生為實際運營主體，學校提供場所與指導，企業提供技術與運營管理，政府提供政策、資金等支持，結合我校區域經濟環境特點與市場人才崗位的實際需求，借助第三方企業的管理與運營經驗，以項目制承接工作任務，以實習實踐方式完成項目工作。

2 秘書事務所項目建設的可行性分析

創建秘書事務所為學校師生提供真實的實習實訓環境，不僅為文秘專任教師提供業務熟悉平臺，也為文秘學生搭建了良好的職業體驗平臺。由于文秘人才崗位比較分散、業務范圍繁雜，專業特色不夠鮮明等特征造成了文秘專業工學結合實施的難度較高，文秘專業專任教師在教授理論知識的同時充分感受到學生學無用武之地。學習的理論知識不能夠落地生根，不能及時落到實踐中去。為此，立足校園建設一個系統性的文秘綜合實訓室十分必要。這樣不僅給學生提供了一個仿真操作平臺，進行秘書崗位職業體驗，同時解決了秘書人才培養過程中難以集中頂崗實習的困難。通過實訓學生可以掌握本專業的核心技能，了解專業業務，熟悉職業環境，同時能夠拓展新知，了解與專業相關的其他技能，助推文秘專業學生職業能力提升。

我校文秘專業是一個老牌專業，有近三十年的專業建設經驗，每一屆學生人數保持在30 人左右，班型比較穩定，歷屆學生在學校學院學生會、團委中擔任重要角色，工作能力都很強。這些良好的專業基礎為事務所的創建提供了必要的人力資源。秘書事務所將實行專業教師團隊管理，按照公司章程實行管理，責任到人，最大限度地發揮老師學生的綜合能力。

秘書事務所要求學生以公司員工的身份進行工作，充分體驗秘書職業。事務所統一定制秘書職業服裝，在工作現場著統一的白襯衫、西裝褲（裙）、高跟鞋，懸掛工作牌，微笑服務，高效率工作。開會做記錄，按時記錄工作日志，在事務所的每一個瞬間都是全身心投入工作的狀態。學生不但體驗到如實的崗位式工作環境，及時把課堂所學運用到工作當中，并且可能遇到教材上未曾涉及的實際工作問題，有效促進學生積極思考問題、主動重新回到教材汲取營養；更大的體驗是學生獲得一種存在感與責任感，在事務所里工作，即使沒有接到具體業務項目，在處理日常工作中與客戶交流、與內部工作人員交流、處理任務分工協作等都要注意維護事務所的組織形象，熟悉事務所的工作流程、規章制度等，這樣的職業體驗使得學生充分感受到文秘的職業魅力與綜合實力，促進職業理解，提升職業能力[2]。

3 秘書事務所的建設基礎

實訓室的完善建設是秘書事務所的建設基礎，為事務所提供場地支持，營造真實的工作環境。過去的文秘實訓教學中，情景模擬教學占主要地位，學生確實在角色扮演中體會到了秘書的工作場景。但是，長期多次的情景模擬，形式過于單一，內容未免單調，不能滿足文秘專業學生專業技能不斷提升的需要。綜合實訓室的逐漸完善，給學生提供了可以動手操作的平臺，職業體驗進一步加強，同時為事務所業務工作的具體落實提供了硬件支持，在實訓室完整的業務操作流程，使得學生切實體會到真實的秘書工作[3]。

通過實訓，學生不但熟練掌握文秘日常工作事務，促進團隊合作意識，培養學生的實際操作能力，為以后從事文秘類工作打下堅實的基礎，也會極大地改善目前我校文秘專業學生缺乏教學實踐環節的現狀，改善當前教學過程中理論與實踐脫節、專業教學內容與企業需求脫節的狀況，從而在提高教學效果的同時培養出更多高水平秘書人才，滿足社會所需。這是文秘實訓室建設的必要所在，而秘書事務所的建設同樣需要一個身臨其境的工作場所。

事務所的建設離不開專業的辦公場所，需要有真實的工作環境才能夠完成相應的業務操作。結合學校現有的物資儲備，辦公場地受限等綜合因素，采取一室多用的方式，對資源進行有效整合，節省資源，最大限度將現有資源為師生教學所用。

建設完善文秘綜合實訓室，號召教師全員參與，在參與中共同提高對文秘專業實訓重要性的認識，同時，必須對學校財政能力、教師知識技能準備情況進行充分地考量。“麻雀雖小，五臟俱全”文秘綜合實訓室不但滿足所有專業課程的教學實訓需求，還要滿足秘書事務所正常運營的要求。對綜合實訓室要實行專業教師團隊管理，責任到人，保證機器設備的日常保養維修和良性運行，對于學生使用實訓室必須進行全程指導。

4 秘書事務所建設具體內容

4.1 場地

擬將學院某教室改建為“秘書事務所”的辦公室，面積約30 平方米；將文秘實訓室作為事務所的工作室。

4.2 人員組織機構

秘書事務所地點開設在校園內，但完全按照公司模式來運營，組織機構嚴謹規范。

所長：1 人（教師）

副所長：2 人（學生）

辦公室：2 人（學生）

市場部：1 人（學生）

會務部：1 人（學生）

禮儀部：1 人（學生）

統攝部：1 人（學生）

專家指導委員會：學院領導、企業導師

秘書事務所有所長、副所長以及下設的辦公室、會務部、市場部、禮儀部、統攝部組成。所長一般為文秘教研室專任老師擔任，副所長由文秘專業大二學生擔任，下設五個部門的成員均為文秘專業學生通過競選產生。市場部負責外聯、社會服務及相關策劃工作；會務部負責會務的組織管理與相關會務活動；禮儀部負責禮儀接待、禮儀培訓等；統攝部負責專業活動宣傳報道、樹立和維護事務所的形象；辦公室負責財務管理、物資采購與管理、文書撰寫與檔案管理，上傳下達溝通工作。

另外，由學院領導和企業導師共同成立專家指導委員會，負責指導監督秘書事務所日常工作。

4.3 運營

以秘書事務所為學生實訓平臺，現場教學，為學生提供職業體驗機會和實訓環境。結合學校情況將“秘書事務所”建成營利性實訓室，對校內和校外承接業務，學生是事務所的員工，在事務所認真工作，熟悉業務，進行課堂大練兵，同時也為學校內和附近社區提供優質服務。“秘書事務所”業務包括會務禮儀服務、攝影攝像、打字復印、編輯排版等文字處理、文件整理、廣告文案、公關策劃、市場調研等方面的業務。

在具體運作過程中，以學生為中心，教師監督指導學生分組輪流排班上崗操作。通過具體項目實施過程，學生真實體驗秘書工作，打卡簽到、晨會記錄、業務操作、請假申請、績效考核等，每一項都要嚴格遵守執行，獎懲規范，紀律嚴明。在這樣的職業體驗中，學生通過事務所的業務操作不斷熟悉掌握專業技能知識，把握技能操作要領，提升團隊協作能力。秘書事務所為學生提供了一個安全、真實的、完善的工作環境，完成秘書綜合辦公、檔案管理、秘書寫作、攝影攝像、文字處理、會務管理等文秘專業技能課程的教學實踐內容，達到培養高素質復合型文秘人才的培養目標。

由學院領導監督管理、專業教師同步指導，學生運營服務三者并行的秘書事務所，面向校內外提供“辦文、辦事、辦會”秘書綜合事務服務，將解決文秘專業實踐教學與創新創業困境。同時秘書事務所的建設和運營為我校雙創項目孵化、頂崗實習、學生就業提供資源平臺與良好環境，為秘書專業人才培養定位，職業能力提升、專業教學改革和教學質量提升提供有力支撐。

5 秘書事務所建設進一步思考

我校秘書事務所的建設還處在一個初級階段，在建設過程中會遇到不同的發展問題，我們會努力依托秘書事務所聯盟，獲取團隊的力量支持，不斷學習創新，逐步提升遼北地區文秘專業學生的職業能力。