試論關于檔案管理工作的對策及思考

尹國芹

【摘? 要】檔案管理一直備受關注及重視，并在信息時代及網絡時代的影響下，逐漸實現了信息化及網絡化發展。盡管如此，實際的檔案管理過程中依然存在很多問題，不僅影響了檔案管理質量提升，還影響了企事業管理水平提升甚至整個單位的發展，故必須深入了解檔案管理工作問題，并在該基礎上分析和提出具體的檔案管理工作對策。

【關鍵詞】檔案管理;問題分析;對策及思考

引言

檔案管理工作具有很強的復雜性，所以其工作難度較高，需要相關工作人員具備很強的專業能力及綜合素養，這也意味著如果檔案管理過程中不注意工作細節及專業知識應用就會出現各種各樣的問題，從而影響檔案管理質量提升。基于此，下文先簡單分析了檔案管理工作過程中存在的問題，然后在該基礎上分析了加強檔案管理工作的有效措施。

1.檔案管理工作過程中存在的問題

1.1缺乏系統性

主要體現在管理軟件方面，調查發現我國很多企事業單位的科技檔案管理都應用到各種信息化軟件，雖然提高了工作效率，但因為各個檔案管理部門的系統軟件不統一，導致檔案管理安全性下降。

1.2標準化和規范化程度較低

因為起步晚及管理體系不完善等原因，導致相應的管理標準、規范制度等沒有建立完善，導致科技檔案管理標準化及規范化程度難以提升。例如科技檔案信息系統等方面沒有建立完善的工作標準。

1.3檔案管理人員專業能力及綜合素質有待提升

很多科技檔案工作者并不是科班出身，本身缺乏專業知識素養及能力;部分管理人員畢業專業院校，但沒有豐富的工作經驗;很多科技檔案管理者的計算機技術、通訊技術等信息素養不高，缺乏較強的綜合能力和綜合素質。

此外，科技檔案管理還存在安全性和保密性不高的問題，如在網絡開放性影響下，很多科技檔案在傳輸過程中容易被不法分子盜取、篡改、刪除和破壞。

2.解決答案管理工作問題的對策

2.1加強信息化建設，以挖掘檔案資源

第一，重視并加強檔案管理信息化建設，以實現檔案資源共享的同時，挖掘出更高價值的檔案資源，從而提高檔案管理有效性;第二，利用計算機信息技術完善電子檔案管理系統的自動化功能，以提高檔案信息自動檢索效率、查詢準確度等;第三，利用計算機技術和多媒體技術等將不同的檔案信息資源進行整合，如圖像資源、視頻資源及文件資源等，以挖掘和豐富檔案資源的同時，實現資源共享;第四，要實現數字化存儲，即利用信息技術及網絡技術將圖文資源以數字化的形式存儲起來，然后以圖文并茂的新形式展現給使用者;第五，利用計算機網絡傳輸和交流檔案信息，以突破信息傳輸在時間及空間上的障礙，從而實現高效傳輸，最終實現檔案資源共享。

2.2建設科技檔案數據庫

第一，要重視數字信息的存儲，并結合互聯網時代發展需求，利用現代各種先進技術構建以數字為主的檔案信息數據庫，以高效收集、計算和管理數字類型的科技檔案;第二，要盡可能選擇先進的數據傳輸平臺，即選擇功能齊全、安全性高和信息化程度高的數學傳輸平臺，以保證各種科技數據檔案能夠得到高效和安全傳輸，減少傳輸過程中信息泄露等不良事件發生;第三，要保證傳輸到數據庫的科技檔案信息準確無誤，這樣才能保證使用者有效應用檔案信息，從而促進其他工作質量提升，如科技研究工作質量、企業管理水平等;第四，要配套科技檔案數據管理制度及網絡傳輸標準，以保證科技檔案數據信息傳輸的安全性及規范化;第五，在構建信息數據庫時還需要考慮科技檔案管理發展方向、發展情況等，盡可能選擇超前性檔案管理軟件，以滿足科技檔案管理不斷發展的需求;第六，科技檔案信息數據庫建設完成后，還需要配套相應的運行維護機制及制度，以定期對數據庫進行檢查、維護和更新，從而保證數據庫的安全性、完整性和先進性。

2.3健全科技檔案安全保障體系

第一，相關政府部門要重視科技檔案信息安全，并出具相關政策支持科技檔案信息安全保障體系構建，為科技檔案管理營造良好的政治環境及經濟環境，從而提高科技檔案管理水平;第二，要相應信息時代發展需求，盡可能引進多的信息化技術，并利用這些信息技術構建安全保障體系，以實現自動化、信息化和網絡化科技檔案管理，并提高其安全性;第三，要做好科技檔案信息保密工作及問題處理工作，即定期檢查檔案管理工作，以及時發現和解決工作問題，從而保證工作質量，同時還需要對所有檔案進行加密處理，以保證檔案信息安全;第四，科技檔案信息安全體系包括存儲安全和使用安全兩大方面，其中存儲需要完善相關制度和功能，以保證存儲的整體性、真實性及安全性，而使用則需要通過加密、構建安全保障機制等保證使用安全;第五，加強管理者及使用者的科技檔案信息安意識、網絡完全意識，使得他們在利用網絡傳輸和共享科技檔案資源時采取技術手段和管理措施等，防范黑客入侵檔案網絡系統，從而減少信息泄露、被盜等安全問題發生，利用可通過用戶身份認證、密匙管理等提高安全性;第六，重視并構建科技檔案管理監督機制及控制系統，如在相應的管理系統中安裝殺毒軟件等，以保證檔案信息的安全。

2.4加強科技檔案管理人員培訓

第一，企事業單位要重視科技檔案管理，并組建專門的培訓小組，小組成員主要由檔案管理專家及經驗豐富的管理者組成，然后定期對科技檔案管理相關工作者進行專業化及系統化培訓，以提高他們的專業能力及綜合素質，從而提高他們的科技檔案管理工作質量及效率;第二，要適當提高科技檔案管理工作人員上崗要求，即不僅要求專業出身，還要求有豐富的工作經驗，以從根本上保證和提高整體管理人員的專業水平;第三，除了培訓科技檔案管理人員傳統的檔案管理知識及操作技能以外，還需要培訓他們的網絡信息技術、網絡知識、數據庫管理專業知識、數據輸入技術，以保證他們能夠適應信息化時代發展要求，從而提高科技檔案管理質量及信息化水平;第四，要加強科技檔案管理人員的檔案信息資源開發能力培養，讓他們能夠挖掘出更多的科技檔案資源及檔案使用價值，使得科技檔案能夠滿足各種科技研發要求及社會經濟發展需求;第五，要培養科技檔案管理工作人員的職業道德、責任感和政治鑒別力，使得他們積極主動的提升自己的檔案管理工作質量及效率，并讓科技檔案管理走向符合我國政治特點的正確發展方向，從而保證科技檔案管理得到健康可持續發展。

3.結語

檔案管理在企事業管理及發展中占據重要地位，提高其工作質量及效率不僅引來檔案管理者的重視，還引來其他工作人員的關注，由此可見提高檔案管理工作質量的必要性及重要性。實際的檔案管理工作過程中還存在缺乏系統性、標準化和規范化程度較低、管理人員專業能力不高、安全性和保密性不高等問題，所以上文從加強信息化建設、挖掘檔案資源、建設科技檔案數據庫、健全科技檔案安全保障體系等方面分析具體的管理措施及方法，以提高科技檔案管理質量。

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