工會及企業檔案管理改革評析

李花英

【摘? 要】工會及企業的檔案管理工作在企業運營中尤為重要，尤其是在當下信息化、現代化檔案管理工作的大潮中，規范化、標準化的檔案管理工作更能凸顯企業的核心競爭力。同時，信息技術發展越來越快，企業各部門的工作也需要進行信息化轉型。企業檔案管理工作必須要及時收集檔案數據，并對檔案數據進行高效的整理，才能確保檔案數據的準確、可靠，能夠及時、有效地提供給相關部門。隨著檔案數據規模的不斷增長，檔案類型也越來越復雜多樣，工會和企業檔案管理的相關人員更應該適應潮流，提升檔案管理信息化、科技化能力和效率。

【關鍵詞】工會;檔案管理;改革

引言

企業所掌握的生產經營環節的數據越詳細，做出的生產經營規劃就越全面具體，越有利于企業今后的發展。傳統的檔案管理工作對于檔案數據的利用不足，為企業發展所提供的有價值的信息也相對有限，無法發揮檔案管理工作的作用。而信息化檔案管理能夠實現對檔案數據的充分利用，并且也能確保信息傳遞的及時性、有效性，確保檔案發揮對企業生產經營的積極作用。因此，對于現代企業來說，建立工會及企業的信息化檔案管理模式是企業檔案管理工作必須要實現的目標。在企業信息檢索、資料整理、檔案收集、人才資源庫等建設和要求中，企業和工會的檔案管理系統化、信息化、數字化、標準化建設顯得尤為重要。工會及企業的檔案管理工作在企業運營過程中，既暢通了企業職工的個人履歷和晉升通道，又做到了工作留痕、隨時汲取，企業和工會合二為一，在檔案管理工作數字化、標準化進程中相輔相成、相得益彰。

信息技術深入到各行各業，極大地改變了工作方式，提高了工作效率。對于現代企業來說，采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內容及時有效地銜接，提高企業運營效率。將企業工會檔案、財務檔案、人事檔案等檔案管理系統同企業OA郵箱系統整合，由此提升檔案數據的收集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環節的工作效率，是今后檔案管理工作的發展方向。

信息化背景的工會及企業檔案管理改革。建設工會及企業檔案管理工作主要包括收集、分析、整理、利用等環節，企業工會檔案管理標準化建設和企業進行檔案管理信息化建設，就必須對這些工作內容進行優化，使檔案業務能夠實現現代化。首先，標準化改革優化檔案信息的收集。在企業內部OA郵箱的既有系統上面進行優化升級，實現信息化整合。在此系統中進行檔案信息的下設和上傳，檔案管理工作人員在此系統中進行信息的匹配和整合，提高工作效率，提升企業競爭力。其次，優化檔案信息的整理。檔案管理人員在系統中對于檔案信息作出劃分和歸類，統一按照時間、類別、項目、部門、黨建等內容模塊進行有效劃分，從而提高效率。最后，整合優化檔案信息的利用。在系統中完成檔案的整合之后，在需要對檔案信息進行提取的時候，做到高效可行，有的放矢。分類收納、填寫、完善時間和人員摘要信息等。

工會及企業檔案信息資源的收集和整合管理中，需要做好相關檔案信息的收集工作，通過規范化、標準化的流程設置，令檔案管理系統信息實現正確、完整、條目清晰等特點。在企業的發展過程中，工會檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案、黨建檔案等十分冗雜，并且越來越龐大。面對越來越復雜的檔案信息整理工作，只有通過現代化、信息化、系統化的標準流程工作機制和系統，檔案管理人員的嚴謹的檔案收集工作態度，才能實現企業工會等所有模塊和部門的檔案收集完整、準確。

當下，企業檔案服務只是提供檔案信息的借閱和查詢，相關服務內容有限，不能完全發揮檔案信息的作用，造成相關企業不重視企業工會等檔案管理工作。對于檔案管理工作人員的系統化培訓，提供相關查詢、檢索、指引等服務已是迫在眉睫。在優化檔案管理系統的檢索模式和板塊區分的同時，加強相關工作人員的職業化培訓，已是非常必要了。因此，必須優化和提升檔案管理系統和人員的服務能力。

加強工會及企業檔案信息化標準化建設，保證企業內和工會相關的檔案信息參照標準化體系進行工作。首先，將企業和工會檔案信息化統籌整理標準說明說講解清楚，一并發送給企業各部門，并召開部門例會，講解清晰，完成標準化上報模式。然后，標注相關檔案報備時間、報備人等信息，完善標準化上報體系。最后，嚴守檔案管理工作規范性和保密性。

信息化的工會和企業檔案管理工作對于相關檔案管理人員的綜合能力要求較高。目前隨著檔案管理工作信息化、現代化建設的進步，對相關人員的綜合素養也有較高的要求。首先，對于高校應屆畢業生的人才招聘提上日程，相關人才的招聘形成規范化模塊，搜集人才、尋找人才、轉化人才形成標準化方案。其次，加強對于檔案管理人員的綜合能力培訓，每周一課制度，通過定向培訓提高企業和工會檔案管理人員水平。最后，著力孕育學習氛圍，增強工會和企業檔案管理人員學習習慣、學習水平和學習能力，當今現代化、信息化的檔案管理系統，需要相關從業人員不間斷的學習，才能實現系統模塊的合理化運用，成為企業騰飛的基石。也應為工會及企業檔案管理現代化、信息化、標準化建設聚力。