淺談人工智能在檔案管理中的應用

張學麗

四川環(huán)洋盛建筑工程有限公司

在信息時代的背景下，越來越多的檔案信息涌入檔案館，這給檔案館的檔案管理增加了一定的難度。如何更好地實現(xiàn)檔案信息的收集，分類，分類和存儲，查詢已成為當前檔案管理面臨的主要問題。人工智能技術(shù)的誕生為檔案管理提供了新的途徑。通過使用人工智能，可以建立相應的分類和智能搜索平臺。同時，它還可以通過建立數(shù)字檔案來實現(xiàn)各種檔案信息的備份和備份。存儲不僅簡化了文件管理工作流程，而且提高了檔案的安全管理水平，有利于檔案的長期穩(wěn)定發(fā)展。

一、人工智能的特點

1、智能化

為了更好地將人工智能技術(shù)應用于文件管理，有必要弄清人工智能的特征。人工智能的主要特征是智能。所謂的人工智能是基于對人類行為和思維方式的分析，開發(fā)出一種新型的智能設(shè)備，類似于人工操作，具有很高的信息處理能力。智力是其基本要求。人工智能技術(shù)的應用不僅可以很好地代替人類的工作，而且可以利用人工智能獨特的信息處理能力（例如語音識別，智能檢索和圖像分析）來幫助人們解決問題。問題。在檔案館的檔案管理工作中，可以充分利用情報的特點，幫助檔案管理人員實現(xiàn)檔案信息的快速分類和檢索，從而提高管理工作效率。

2、服務化

人工智能技術(shù)的主要目的是服務于人們的生產(chǎn)和生活，并為人們的工作和學習提供便利。因此，可維護性也是人工智能的主要特征。檔案管理工作時，可以利用人工智能建立相應的服務平臺，對檔案的各項業(yè)務進行細化和分類，以滿足檔案存儲人員的不同需求，并進行綜合分析和分類，幫助用戶 制定最佳的存儲計劃，包括存儲時間，存儲壽命，存儲類型和其他特殊要求等，可以對其進行一次優(yōu)化和分析，還可以提高文件存儲的安全性能。

二、人工智能在檔案管理中的應用研究

1、檔案管理的分類

基于人工智能技術(shù)的優(yōu)勢，檔案館在開展檔案管理工作時開發(fā)了多種人工智能應用模式。首先，它包括檔案管理的分類。在進行檔案管理分類時，可以通過人工智能技術(shù)對檔案進行信息化和數(shù)字化，形成相應的數(shù)字檔案，并將這些信息數(shù)據(jù)輸入到人工智能管理平臺中。使用預設(shè)的人工智能模式識別技術(shù)對文件進行分類。在分類過程中，可以標記不同的類別，并且可以按一定順序?qū)ζ溥M行排列和排序。具體來說，它們可以分為文本文件，圖表文件，圖像文件等。在智能分類的基礎(chǔ)上，有利于后續(xù)參考和檢索工作的開展。

2、檔案管理的智能搜索

檔案館在進行檔案管理工作時利用人工智能技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)各類檔案信息的智能搜索。在以往的檔案管理工作中，要對某一類檔案信息資料進行查閱和檢索需要經(jīng)過許多道復雜的管理手續(xù)才可以實現(xiàn)調(diào)取和查詢，并且在查閱過程中也無法獲得準確的位置信息，只能依靠人力進行相應的查找，這種搜索方法已經(jīng)不能適應當前檔案管理工作的需求，為解決這一弊病檔案館逐漸建立了基于人工智能的檔案管理智能搜索引擎系統(tǒng)。通過利用人工智能技術(shù)中的語言識別、圖像處理等功能，可以直接通過關(guān)鍵詞搜索、圖片搜索等的方式實現(xiàn)高效便捷的檔案信息資料檢索。

3、檔案管理的安全監(jiān)管

檔案館在進行檔案管理工作時運用人工智能技術(shù)還提升了檔案管理的安全管理能力。有很多檔案信息資料都是有一定密級的，在保存管理的過程中需要格外的注重檔案的安全，這類檔案也不可隨便的進行查詢，傳統(tǒng)的檔案安全管理方法主要是依靠檔案管理人員來進行，但是工作人員難免存在疏忽大意的情況，為增強檔案管理的安全監(jiān)管能力，檔案館充分利用人工智能識別技術(shù)，通過指紋鎖、人臉識別等加強對檔案室的監(jiān)管，同時強化檔案室的安保系統(tǒng)，一旦人工智能識別出現(xiàn)三次及以上不匹配的現(xiàn)象，就可以通過控制安保系統(tǒng)發(fā)出警報，從根本上提升了檔案管理的安全性能。

三、人工智能在檔案管理中的發(fā)展研究

1、人工智能與大數(shù)據(jù)平臺相結(jié)合

我們應當認識到人工智能在檔案管理工作中具有廣闊的發(fā)展前景，不僅能夠減少檔案管理人力物力等資源的投入，還有利于提升檔案館的內(nèi)部管理水平。這就要求在進行檔案管理工作時，需要不斷的發(fā)展和完善相應的人工智能技術(shù)，首先就是要實現(xiàn)人工智能大數(shù)據(jù)平臺的結(jié)合，要想不斷的拓寬人工智能應用的廣度和深度，就必須要建立相應的數(shù)據(jù)庫，收集和整理范圍更廣的檔案數(shù)據(jù)信息，從而提升人工智能的學習能力。

2、建立基于人工智能的檔案管理系統(tǒng)

在開展檔案管理工作時，檔案館必須繼續(xù)完善和完善相應的人工智能檔案管理系統(tǒng)，確立檔案管理信息化和數(shù)字化的目標，并不斷完善建立電子信息檔案的過程和步驟。在使用人工智能進行文件管理時，必須注意文件管理的體系和全面性，注意擴大檔案管理工作的業(yè)務范圍，努力為用戶提供全面的文件管理服務，以不斷完善檔案管理工作。檔案工作的質(zhì)量和水平。

3、提升檔案管理人員對人工智能的應用水平

在運用人工智能進行檔案管理工作時，還要注重提升從業(yè)人員對人工智能的應用水平。檔案館在引進先進的人工智能技術(shù)的同時，還要對在職的檔案管理人員組織培訓，不斷的提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平，使其能夠具備滿足檔案管理智能化需求的工作能力。

結(jié)語

檔案館通過對人工智能的應用能夠極大地提高檔案管理工作的效率和水平，充分地利用人工智能的學習性、交互性和服務性的特點，還能有效地提升檔案管理工作的業(yè)務能力。