淺議如何運用現代技術進行圖書資料管理

李艷

云南省玉溪市民族中學

在學校，圖書資料主要是為學校的教員服務，不像圖書館是針對學校的學生，所以圖書資料的管理要更符合學校教員的研究和教學。

一、運用計算機技術進行圖書資料管理的趨勢

圖書資料的電子化與網絡化是科技進步的需要和標志。學校圖書資料管理由傳統的模式向著自動化、電子化、數字化、網絡化的現代化轉化，將是必然的趨勢。數字化圖書資料和網絡連接后，本校的教師可以方便快捷的在網上檢索到所需要的圖書資料的文獻資源及網上信息等。建設現代化系資料室，在人力、財力和物力上可以節省資源，也是現代化發展的必然趨勢。同時，圖書資料的電子化、數字化和網絡化也反作用于讀者，促使讀者對信息需求有了更高的標準。學校圖書資料室如果沒有現代化的管理模式，就難滿足讀者需求。

二、運用計算機技術進行圖書資料管理的問題

1、傳統模式下，在學校圖書資料管理難以有序，而且資料室工作人員一般是身兼數職，時間、精力都不是足夠充沛。如果運用計算機技術，可以存儲大量圖書資料的基本信息，在需要的時候，直接在網上調集，方便、高效、快捷；還可以從傳統的人工管理過渡到計算機管理上，節約人力、物力和財力，提高運行的效率。

2、再有就是如果學校單獨建一個圖書資料集成管理系統，一個這樣的管理系統需耗資一、二十萬元，而且需不斷升級，花費太大。但是我們可以把管理系統和學院圖書館的網絡連接，實現資源共享的同時，也節省了大量的資金。

3、一般學校圖書資料室都只對本系教師開放，而且有時間限制，使得系管文獻資料得不到充分利用。但是如果運用了計算機技術，可以提前在網上預約，不至于“書到用時方恨少”，耽誤了各位老師的研究熱情。

三、運用計算機技術進行圖書資料管理的辦法

運用計算機技術進行圖書資料的管理，要有一套行之有效的管理辦法。

首先在收集上，應注重強調本校圖書資料的相關性，要使之有實用價值。還應考慮圖書資料收集的系統性和完整性。要有比例、成體系地收集圖書，特別應系統、完整地收集重點圖書資料。對有價值的圖書資料應自始至終地收集，防止重要文獻的殘缺不全。因為計算機技術的簡便靈活，可以在收集的過程進行對照，以免收集重復或者收集的資料出現偏差。

其次是圖書資料的驗收和登記。圖書收集之后，要進行驗收和登記。驗收是為了保證圖書的 量和質量，以及保證書、款的一致性。登記是為了對圖書資料財產進行完整的記錄。圖書的驗收和登記應做好以下的工作：

1.根據購書的發票、清單，核對所購圖書的數量、價格等，如有不符合的情況，應立即與有關部門和采購負責人聯系，以弄清情況，最終達到圖書資料的數量、價格與購求單據一致。

2.對圖書資料的質量進行檢查，若有質量不符合要求的，應及時退換。

3.驗收完畢要加蓋學校公章，以表示圖書資料的所有權。

4.圖書資料驗收后要按一定的要求進行登記，從而對圖書資料的書名、著譯者、出版者、價格等有一個清楚的記錄。這些要求全面細致的錄入計算機，以便以后的借閱和查找的方便快捷。

再有就是對圖書資料的編目。圖書資料的編目指用科學的方法編制和組織各種目錄，使各位老師能了解學校資料室的圖書資料和方便圖書資料的借閱。編目工作首先是對圖書資料進行著錄，即對圖書資料的名稱、出版者、出版時間等作簡要概括，形成款目。然后，將分散的各種款目，按照一定的方法組織成一個有機的整體，使之成為查找與檢索文獻的工具。當然這也可以通過計算機現代技術來實現，可以給每一件圖書資料都安裝一個電子標簽，通過電子標簽的微小芯片和天線，可以方便地跟蹤和記錄圖書資料。根據圖書資料的類別、年份和作者等相關信息對圖書資料進行編目，并生成標簽打印數據。然后根據打印數據，寫入并打印標簽，將打印好的標簽貼到圖書資料上，以便老師們查閱，同時打印成功的數據會被傳送到數據中心的數據庫里。同時根據這個電子標簽，在圖書資料管理系統的內部網絡電腦上面可以清楚看到每一本圖書資料的情況，用戶可以很方便的知道圖書資料目前的位置和存放的地點，確認圖書檔案的取出或者存入狀態。圖書資料運用計算機自動化管理后，一方面可以開展網上預約、查看所需圖書資料等業務，使流通工作更具人性化。另一方面可以合理配置文獻資源、網上協作采訪等，管理所需的工作統計也變得非常方便快捷。

四、運用計算機技術進行圖書資料管理的益處

學校的圖書資料在的教學科研中發揮了一定的作用。不但能維持學生的課程設計和畢業設計，而且對教師的教學和科學研究也有所幫助。因為本校的圖書資料，都是和平時學習科研相關的，是本專業的學科資料，專業性強，而且更加系統，所以對教學科研的研究會更全面更專業。運用計算機技術，可以省卻老師的很多時間，可以把要查找的信息直接輸入，在網上查詢要找的相關圖書資料就好了。這樣就不用慢慢的翻閱，也不會破壞老師思索問題的思路了。圖書資料以及各種網絡教學資源，為教師學習、備課和開展各種教學活動提供了保障，也促進了教學水平的不斷提高。運用計算機技術對圖書資料進行管理，不但可以加快實現學校校園數字化圖書資料的管理，更好的體現學校圖書資料在個性化知識服務中的作用，從而有效地提高知識服務的效率，還可以更好的節省人力財力的浪費，提高經濟效益，甚至還是實現無館藏書的一個過程。

隨著信息時代的到來，文獻資源電子化和數字化，特別是現在網絡資源的流通，加快數字圖書資料的建設，使文獻資源種類多樣化，信息傳遞網絡化，文獻利用共享化等，也真正使學校圖書館成為重要的信息樞紐，即信息的集散地、知識的加工地。所以說運用現代技術管理圖書資料，是目前圖書資料管理的趨勢和必然階段。