檔案高效管理的基本路徑

許蓉

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-110-02

摘 要 檔案資源產(chǎn)生于企業(yè)各項工作，是各類信息資源的集合體，具有重要的憑證價值。新時期，如何對檔案資源進行高效化管理，把握檔案管理的發(fā)力點，推動檔案管理轉(zhuǎn)型升級，已經(jīng)成為檔案實務(wù)工作者需要重點關(guān)注的一個話題。故此，文章著眼于檔案高效化管理的角度對檔案管理工作展開探討，希望能夠進一步幫助檔案管理人員對中有利用價值的檔案資源進行收集、分析、評價、處理、存儲，實現(xiàn)高效化管理的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞 高效管理 檔案資源 數(shù)據(jù)庫 必要性 人才隊伍

企業(yè)檔案管理是一種社會實踐活動，屬于企業(yè)信息管理的范疇。管理好和利用好檔案資源，不僅僅能夠幫助企業(yè)更好地生產(chǎn)經(jīng)營，而且能夠為企業(yè)各項決策提供參考，減少企業(yè)管理和運行中存在的風(fēng)險。鑒于過去一段時間內(nèi)部分企業(yè)檔案管理效率不高的問題，有必要從理論層面就檔案高效管理展開探討，真正發(fā)揮出檔案資源應(yīng)有的價值。

一、檔案高效管理的概述

所謂檔案高效管理，主要是指從檔案利用、檔案資源整合、檔案資源統(tǒng)籌等角度出發(fā)，通過完善檔案管理模式來對檔案資料進行全方位管理和精細化管理的一種管理機制[1]。總體而言，檔案高效管理具有以下特點：第一，注重整體控制與分工協(xié)調(diào)，檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系加強。檔案高效化管理是一項系統(tǒng)性工作，涉及內(nèi)容多、范圍廣，不能僅僅依靠檔案管理部門，也需要其他業(yè)務(wù)部門給予充分的幫助和支持。同時，在有限的人力資源環(huán)境下，只有企業(yè)檔案管理部門與其他業(yè)務(wù)部門之間相互配合與協(xié)作，才能最大限度地統(tǒng)籌資源，縮減不必要的中間管理環(huán)節(jié)，使檔案資源的整個生命周期都得到有效、安全、全面的管控。第二，注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，強調(diào)智能化管理。信息化社會，企業(yè)要實現(xiàn)檔案高效管理的目標(biāo)，必須要借助相應(yīng)的信息技術(shù)，提升效率。

二、檔案高效管理的必要性

（一）便于檔案使用，避免重復(fù)勞動的必然要求

當(dāng)下企業(yè)各項工作中產(chǎn)生的檔案資源不斷增加，如果仍然采用傳統(tǒng)檔案管理模式，將會給檔案管理人員帶來壓力。例如，如何在有限的物理空間內(nèi)對檔案資源進行保存、管理和開發(fā)，將是企業(yè)和檔案管理人員不得不思考的問題。為此，必須要優(yōu)化檔案管理流程，細化檔案管理內(nèi)容，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案資源進行管理，確保檔案管理實效[2]。一方面，推動檔案高效管理工作，能夠更好地滿足檔案需求主體的使用需求和查閱需求。另一方面，檔案高效管理強調(diào)“一次處理，多次使用”的基本原則，力求從源頭上控制檔案管理質(zhì)量，避免后期的重復(fù)加工。從這個角度來看，深入推進檔案高效管理，能夠避免重復(fù)勞動的現(xiàn)象發(fā)生，充分釋放企業(yè)的檔案管理活力。

（二）為企業(yè)決策提供重要依據(jù)，發(fā)揮檔案價值的內(nèi)在要求

企業(yè)檔案資源類型眾多，不同檔案資源所發(fā)揮的功效也不一樣。但總體而言，檔案資源作為一種信息憑證、信息載體，能夠為企業(yè)決策者提供決策依據(jù)。例如，人事檔案可以為企業(yè)人事工作提供參考；文書檔案可以為企業(yè)戰(zhàn)略決策和政策研究提供依據(jù)；科研檔案可以為企業(yè)創(chuàng)新升級提供幫助。要實現(xiàn)上述目標(biāo)，必須要深入推進檔案高效化管理工作，建立更加細致、完備的檔案管理臺賬，詳細收集企業(yè)各項工作中產(chǎn)生的信息資源[3]。除此之外，檔案資源只有被充分挖掘和利用，才能彰顯出其價值。要實現(xiàn)檔案利用的目標(biāo)，首先就要抓好檔案管理，避免出現(xiàn)無序化、低效化的問題。

三、檔案管理中存在的不足

（一）立卷歸檔工作不科學(xué)，前端控制質(zhì)量不高

檔案立卷歸檔是檔案資源管理的起點，會影響后續(xù)的保存、利用和開發(fā)。當(dāng)下，部分企業(yè)立卷歸檔工作不科學(xué)，影響檔案高效化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。典型表現(xiàn)為立卷歸檔制度不完善，沒有對立卷歸檔的流程、標(biāo)準、范圍、時限以及其他內(nèi)容進行明確，無法指導(dǎo)檔案管理人員的各項工作[4]。一是立卷歸檔的流程不明確，許多必要的裝訂環(huán)節(jié)、移交送檢環(huán)節(jié)、簽字環(huán)節(jié)被省略，影響檔案管理質(zhì)量。二是立卷歸檔的要求不明確。以紙質(zhì)檔案管理為例，部分企業(yè)沒有對用紙規(guī)格、書寫要求、字跡要求、清晰度要求、材料齊全要求進行細化，影響歸檔格式和后期的案卷編排。三是立卷歸檔范圍不明確，部分重要的信息資源沒有及時歸檔整理，難以發(fā)揮檔案資源的價值。四是立卷歸檔的時限不明確，許多檔案資源長時間堆積在業(yè)務(wù)部門，容易發(fā)生遺失、損毀問題。

（二）檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，檔案管理缺乏系統(tǒng)化

當(dāng)前，辦公自動化、智能化、信息化被很多企業(yè)所重視，卻并沒有對檔案管理工作產(chǎn)生很大的影響。部分企業(yè)雖然開始通過計算機、檔案管理系統(tǒng)以及其他信息技術(shù)對檔案資源進行處理，但應(yīng)用程度不高。典型表現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，難以將“死檔案”變成“活資訊”，無法將數(shù)據(jù)庫變成“思想庫”“智庫”“知識庫”。第一，檔案數(shù)字化進程緩慢，沒有及時對既往的紙質(zhì)檔案資源進行處理，導(dǎo)致檔案處于“雙軌化”的管理狀態(tài)。部分企業(yè)所購置的硬件設(shè)施和軟件設(shè)備無法滿足檔案數(shù)字化管理的基本要求，無法對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，更談不上數(shù)據(jù)庫建設(shè)。第二，檔案數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限、管理權(quán)限不明，存在保密風(fēng)險和使用風(fēng)險[5]。部分企業(yè)雖然建立了人事檔案數(shù)據(jù)庫、科技檔案數(shù)據(jù)庫，但沒有明確相關(guān)的權(quán)責(zé)，導(dǎo)致檔案資源在管理和使用過程中出現(xiàn)無序化的問題。第三，部分企業(yè)檔案資源錄入標(biāo)準不明確，存在重復(fù)處理、重復(fù)加工、重復(fù)勞動的現(xiàn)象。部分業(yè)務(wù)人員錄入檔案資源的過程中沒有按照既定的標(biāo)準操作，導(dǎo)致檔案管理人員需要重復(fù)對其進行加工，影響檔案管理的嚴謹性和規(guī)范性。第四，云計算技術(shù)、自然語言搜索技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)的應(yīng)用度不高，許多自動化的數(shù)據(jù)模型、算法模型沒有建立，難以實現(xiàn)高效化管理。

（三）忽視檔案管理人才隊伍建設(shè)

近年來，部分企業(yè)檔案管理人員的數(shù)量、專業(yè)素質(zhì)與企業(yè)檔案管理工作脫節(jié)，難以打造精細化的人才隊伍。第一，企業(yè)培訓(xùn)工作缺乏指向性，所設(shè)計的培訓(xùn)內(nèi)容過于理論化，無法真正應(yīng)用的實踐工作當(dāng)中。第二，部分企業(yè)方式單一，習(xí)慣于通過“說教式”的方式開展培訓(xùn)工作，檔案培訓(xùn)活動缺乏活力。第三，部分企業(yè)人才引進工作滯后，檔案管理人員匱乏，難以系統(tǒng)化地開展多項檔案管理工作。

四、檔案高效管理的基本路徑

（一）抓好立卷歸檔工作，從源頭控制檔案管理質(zhì)量

企業(yè)檔案資源來源面廣，既來源于企業(yè)內(nèi)部，也來源于企業(yè)外部。企業(yè)檔案資源的這種特點決定了企業(yè)必須要做好檔案資源前端控制，健全立卷歸檔制度，抓好立卷歸檔工作。一是要細化立卷歸檔流程，通過規(guī)章制度的形式確定下來，要求各個部門嚴格遵守，確保歸檔材料齊全完整。二是細化立卷歸檔要求。一方面，對于紙質(zhì)檔案而言，企業(yè)要對用紙規(guī)格、書寫要求、字跡要求、清晰度要求、材料齊全要求進行規(guī)定。另一方面，對于數(shù)字類檔案而言，企業(yè)則應(yīng)該重點明確圖像、聲像、影像以及電子文件的格式要求，做到格式統(tǒng)一。三是要細化立卷歸檔范圍，確保重要的信息資源能能夠形成檔案資源。四是要細化立卷歸檔時限，堅持“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)細盡細”的基本原則，避免檔案資源長時間堆積，便于后期檔案的清理、更新與銷毀。

（二）深入推進檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，增強檔案高效管理動能

21世紀，企業(yè)各項信息資源呈現(xiàn)“井噴式”增長的時代，檔案管理部門的工作壓力隨之增加。為了更好地理清檔案管理內(nèi)容，對不同類型檔案實現(xiàn)模塊化管理，必須要深入推進檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，進一步對各類信息資源進行檔案加工、檔案充足、信息采集和數(shù)據(jù)挖掘。第一，加快推進檔案數(shù)字化建設(shè)，為檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)奠定基礎(chǔ)。企業(yè)可以結(jié)合企業(yè)實際需求采購相應(yīng)的微縮相機、高速掃描儀、格式轉(zhuǎn)化軟件、格式處理軟件以及檔案管理軟件，確保檔案數(shù)字化建設(shè)實效。第二，建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫首先要明確檔案管理人員以及企業(yè)其他人員的查閱權(quán)限和操作權(quán)限，確保相關(guān)人員能夠在權(quán)限范圍內(nèi)使用和操作數(shù)據(jù)庫。在設(shè)置檔案管理權(quán)限和使用權(quán)限的過程中，必須要結(jié)合企業(yè)檔案保密要求、檔案管理需求和檔案利用需求。第三，明確檔案信息資源錄入數(shù)據(jù)庫的流程。一方面，可以由檔案部門整體負責(zé)檔案信息資源的錄入。另一方面，也可以由業(yè)務(wù)部門自行錄入到相關(guān)的中轉(zhuǎn)站，再由檔案管理人員審核后錄入檔案數(shù)據(jù)庫。從確保檔案資源完整性、真實性、準確性和規(guī)范性的角度來看，第二種方法更能提升檔案管理效率。第四，要充分將云計算技術(shù)、自然語言搜索技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案數(shù)據(jù)庫，建立相關(guān)的信息資源自動采集模型、分類模型和管理模型，真正實現(xiàn)自動化管理、智能化管理和高效化管理。

（三）做好檔案管理人才隊伍建設(shè)，夯實檔案高效管理基礎(chǔ)

檔案管理工作中，人才隊伍建設(shè)是基礎(chǔ)，是后續(xù)檔案管理的前提。第一，企業(yè)要強化檔案管理人員的培訓(xùn)工作，增強檔案管理人員處理各類檔案資源的能力。在培訓(xùn)課程設(shè)計過程中，要圍繞日常檔案管理中存在的問題對培訓(xùn)內(nèi)容予以細化。第二，要新培訓(xùn)方式，通過人才交流、繼續(xù)教育以及經(jīng)驗交流等方式對人員進行培訓(xùn)，最大限度地統(tǒng)籌人力資源。第三，要優(yōu)化人才引進工作，及時引進具有檔案管理經(jīng)驗、創(chuàng)新經(jīng)驗、操作經(jīng)驗的人才，制定復(fù)合型人才培養(yǎng)方案。

五、結(jié)語

檔案資源來源于日常公文交接、人事管理、科研活動、行政管理等各項工作，是企業(yè)重要的信息資源。企業(yè)檔案管理不僅能夠體現(xiàn)企業(yè)各項業(yè)務(wù)工作的效率和質(zhì)量，而且反映出企業(yè)利用信息、分析信息和管理信息的能力。因此，做好檔案管理工作，能夠從整體上提升企業(yè)運行效率，進一步實現(xiàn)檔案資源的高效整合、統(tǒng)籌與利用。當(dāng)前形勢下，檔案管理人員必須樹立高效管理的意識，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理方法，進而提升檔案管理實效。具體而言，一是要抓好立卷歸檔工作，從源頭控制檔案管理質(zhì)量；二是要深入推進檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，增強檔案高效管理動能；三是要做好檔案管理人才隊伍建設(shè)，夯實檔案高效管理基礎(chǔ)。

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