物業(yè)公司內(nèi)審的分析研究

文 / 馬琳,上海立信會計金融學院

1 引言

1.1 介紹

物業(yè)管理公司屬于服務類型的企業(yè)，其員工對業(yè)主的服務就是它的產(chǎn)品。物業(yè)公司的管理人員必須要對物業(yè)相關知識有大量廣泛的儲備，并且在這一方面有著豐富的從業(yè)和實踐經(jīng)驗，這樣才能使物業(yè)服務質(zhì)量較高。

物業(yè)服務是需要有專業(yè)的機構來進行，一般物業(yè)公司沒有預算建設專業(yè)性較高的團隊。目前較多是以招投標的方式來選擇專業(yè)公司，服務分包已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展趨勢。

1.2 內(nèi)審側(cè)重點

物業(yè)公司內(nèi)審側(cè)重有兩條：一，承接項目過多，分支機構地址零散分布，分支機構線條過長都會使總部對分支的控制力降低，同時物業(yè)服務都是繁瑣細碎的事務，處理人際關系和各種矛盾，使總部對分支的管理效率降低，甚至會因為對具體情況沒有深入了解，帶來了負影響；二，服務外包存在各種問題：1，外包難以控制其服務質(zhì)量，對于承包方服務質(zhì)量以及工作完成度缺乏監(jiān)督，實際情況通常很難進行準確掌控，實際風險并不能因為招標進行的評估而降低；2，承包方在提供服務同時，對于服務時間，難以進行準確溝通。這會導致難以開展協(xié)調(diào)工作，物業(yè)對自身業(yè)務的控制與洞察能力會隨之降低；3，物業(yè)公司管理層會對外部技術產(chǎn)生較強的依賴性。此時內(nèi)審工作重點是了解外包單位，關注點是有關外包費用標準的約定的合理性。

2 案例分析

2.1 基本情況

X物業(yè)公司于2011年12月在上海成立，注冊資本金300萬元，公司法人是蔣XXX，隨著行業(yè)的發(fā)展，X公司的規(guī)模逐漸增大，300人左右（包含各分支機構），從業(yè)人員文化水平偏低，并且年齡較高。X公司財務部主要負責如下工作：資金運籌、會計核算以及成本管理；建立各項目分公司的資金賬戶檔案；同時，部分財務人員的工作性質(zhì)類似于內(nèi)審。

發(fā)展到現(xiàn)在，X公司現(xiàn)在已經(jīng)出現(xiàn)影響長期發(fā)展的因素。其中有：物業(yè)費收繳困難，有小區(qū)的物業(yè)費收繳率在年終剛剛過半，年底組織上門收繳，還是很難完成工作，到2017年末，2015年及2016年的應收物業(yè)費超過20%的部分沒有收回；業(yè)主投訴率很高，其滿意度并不高。通過詢問行政人員，得知X公司將大部分綠化外包給老板朋友的公司；同時，X公司人員來去頻繁，在筆者實習期間，就有3名財務離職，其中2人為應收、費用會計，1人為新入職員工，有2-3位項目經(jīng)理正在申請離職。

2.2 案例分析

X公司對應收物業(yè)費沒有具體規(guī)劃，內(nèi)控僅僅是統(tǒng)計收繳率，匯總出未繳費的業(yè)主，由項目負責人組織人員上門收繳，兩年后仍然沒有繳清物業(yè)費則走法律流程。但是根據(jù)現(xiàn)在的情況，公司沒有將這項內(nèi)控執(zhí)行徹底。員工執(zhí)行力低，管理層沒有針對性的監(jiān)督制度，很可能出現(xiàn)很多問題，所以貨幣資金以及與其相關的收費票據(jù)管理應該作為內(nèi)審的工作重點。

X公司將一些基礎業(yè)務外包，比如保安，綠化等。在2017年末有小區(qū)業(yè)主投訴看到保安在巡邏期間看手機，玩忽職守，引起了業(yè)委會的注意，但是工作人員稱自己在認真工作，沒有做工作以外的事情。該項目保安外包，其工作人員的管理和績效不經(jīng)過X公司的控制，對于外包服務，也應該作為一個內(nèi)審的重點。

X公司未設立內(nèi)審部門，但是有內(nèi)審相關的工作，大部分時候是為了向上級提供形式上的報告，實際存在很多問題：一，管理層忽視內(nèi)審，不給予進行內(nèi)審的人力以及物力資源，內(nèi)審由財務部兼任，而且大部分情況下它的作用只是用來檢查糾正錯誤，提高交給管理層的信息準確度；二，內(nèi)審沒有計劃階段，也沒有給出審計標準；三，由于進行內(nèi)審的人員是從內(nèi)部產(chǎn)生的，直接由他們所在部門的領導指定，僅對該領導的指示負責，受本部門、本單位領導的約束，受到各方利益的牽制，甚至也會受到自身利益的影響，這些因素導致X公司內(nèi)審嚴重缺乏獨立性，完全沒有產(chǎn)生效益。

內(nèi)審工作及其結果不受X公司高級管理人員以及股東重視，他們可以隨意指定進行內(nèi)審的人員、內(nèi)審的審計范圍以及審計內(nèi)容，致使內(nèi)審工作受到很多限制，審計結果并不能如實反映X公司的財務及運營等情況。同時，X公司的高級管理層認為本公司規(guī)模較小，內(nèi)審對于現(xiàn)如今的公司經(jīng)濟發(fā)展沒有什么推動作用，并不能帶來相應的利益，而且需要投入很多的資源，產(chǎn)生多余的成本費用，所以在X公司，進行內(nèi)審工作在實質(zhì)上是高管用來應付上級政府部門的檢查而做出的表面形式，沒有什么實質(zhì)的意義。

從以上X公司現(xiàn)在的內(nèi)審的情況來看，管理層在X公司的各個方面都有很大的話語權，經(jīng)常會存在高級管理層凌駕于內(nèi)控之上的情況。在做內(nèi)審工作的時候應該避開這些高管的影響，不應該由他們來指定審計人員、審計范圍等。內(nèi)審應該由公司股東來設立，可以由公司內(nèi)部人員組成，因為他們最了解公司現(xiàn)在哪里存在問題，知道改進的方向。同時，進行內(nèi)審的工作時，應該注意到高管凌駕的情況。

根據(jù)以上的各種情況，如果對X公司進行內(nèi)審，可以對以下關鍵點進行內(nèi)審工作：

第一，貨幣資金。公司一般每天都會有現(xiàn)金流水，出納人員以及上門維修人員等都會接觸到物業(yè)現(xiàn)金收入，所以對貨幣資金的審計應當非常嚴格的。通過對現(xiàn)金收入控制制度的檢查以及詢問經(jīng)手人員的分工和責任、登賬與核對等來檢查出納業(yè)務內(nèi)控是否有效健全，也可以通過對銀行對賬單和公司銀行賬戶的核對來確定線上支付的款項是否真實到賬；

第二，票據(jù)審計。公司的收費票據(jù)除去采暖費為統(tǒng)一印刷，其他均是自制或者購買票據(jù)。對于收款票據(jù)的基本要求是連續(xù)編號，不能缺頁。通過對票據(jù)編號的連續(xù)性審計和票據(jù)發(fā)出以及收回情況，可以監(jiān)督收費員工的工作，同時抽查相關票據(jù)編號，并結合會計賬簿的記載，審計開出票據(jù)的款項實際入賬情況；

第三，外包服務。雖然以招投標的方式進行物業(yè)管理服務外包，在這個過程中已經(jīng)經(jīng)過多層評估，但是外包服務的質(zhì)量很難得到很好的控制。通過不定期的去審查承包方的服務效果來加強對外包服務質(zhì)量的控制；

第四，維修專項資金。對于公司來講，維修專項資金是必須要進行內(nèi)審的項目。資金的安全管理在開展專項資金的審計監(jiān)督中是很重要的，通過各項安全管理審計工作的開展，能夠及時發(fā)現(xiàn)資金使用管理中存在的各種問題。同時，雖然公司會對專項維修資金采取增值措施，但是由于管理制度自身的缺陷，這種方式盈利的利潤遠低于通貨膨脹帶來的損失，專項資金貶值，資金保值問題難以解決，加劇了維修專項資金的緊張程度，所以還要對專項維修資金的增值和保值情況進行詳細審計；

第五，高級管理層凌駕于內(nèi)控之上。對于管理層凌駕于內(nèi)控之上的情況，首先建議將高管調(diào)職，或者休假，在高管完整交接手中的工作的時機介入調(diào)查，進行內(nèi)審工作。一般對這方面的審計會涉及諸多方面，如：財務支出的效益和效率狀況、財務收支是否合法、該高管負責的范圍內(nèi)業(yè)主滿意度，有無頻繁的物業(yè)糾紛、有沒有實現(xiàn)規(guī)定的經(jīng)濟效益目標等。

3 結論

本文以X公司為案例，分析了X公司存在的各種問題，在這種內(nèi)部管理問題諸多、存在風險隱患的情況下，很多不好的影響已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)，如業(yè)主投訴量逐漸增多、物業(yè)費收繳困難、物業(yè)糾紛不能及時解決、本公司沒有長期發(fā)展的前景等。因此，設立健全有效的、獨立性較高的內(nèi)審部門對X公司非常重要，有專門的內(nèi)審部門來做內(nèi)審的工作，識別防范風險，減少資源浪費，提出針對性的建議，會在一定程度上避免管理層做出錯誤決定，同時內(nèi)審也會帶來內(nèi)部管理的改善，促進內(nèi)控的改進，會有效防止X公司高級管理層凌駕于內(nèi)控之上的情況，從而能夠協(xié)調(diào)好各部門的職能。對于X公司的長期發(fā)展來說，內(nèi)審工作獨立客觀的結果會帶來非常大的價值。

雖然進行內(nèi)審會產(chǎn)生相應的成本，比如人力成本，管理成本等，甚至做好一個獨立性較高的內(nèi)審部門需要公司前期投入的很多資源，但是從長期來看，內(nèi)審有非常積極的作用，防范風險，提高風險應對能力，然后還可以評價監(jiān)督企業(yè)的內(nèi)控，從內(nèi)部為企業(yè)的發(fā)展提供良好的環(huán)境，提高管理層的管理效率，降低公司整體的運營管理成本等。