新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化策略

文 / 籍祥,山東省菏澤市單縣勞動就業服務中心

檔案是企業和事業單位在日常的管理過程中，在各項工作和活動中所形成的具有保存價值的原始資料的記錄。檔案管理是事業單位管理工作中的重要組成部分，也是事業單位各項工作能否有效開展的前提條件，只有不斷提升檔案管理水平，才能保障事業單位在新時期下獲得穩定的發展。事業單位檔案管理工作是一項綜合性的工作，涉及到檔案信息的收集、整理、分析等內容，這就需要檔案管理工作人員在日常的工作中樹立創新理念，不斷對檔案管理工作進行優化，進而從整體上提高檔案管理的質量。

1 新時期事業單位檔案管理工作優化的意義

在事業單位內部，檔案管理人員對各種檔案信息進行有效的管理，進而為單位內部其他業務和工作的開展提供相關的利用和服務。同時檔案管理工作也是事業單位發展和改革的基礎，有助于推動單位各項工作的順利開展。但是新形式下，事業單位的各項工作面臨著前所未有的挑戰，檔案管理工作要想在一定程度上保障事業單位的有序運行，就需要對其進行不斷地創新及優化，提升事業單位對檔案的利用率，完善內部管理體系，為事業單位的改革和發展提供源源不斷的動力。

2 事業單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理工作認識不足；現階段，我國部分事業單位在日常的管理中對檔案管理工作存在認識不足，崗位配置不科學的現象，很多領導片面追求職能部門的工作效率，將更多精力放在職能部門的管理上，進而忽視了檔案管理工作，導致檔案管理的工作人員積極性低，對崗位職責不明確，整體工作效率低下。另一方面，事業單位管理人員對檔案管理的認識不足也在一定程度上導致其他部門與檔案部門缺乏有效的溝通，也在一定程度上影響了對檔案的利用率。

2.2 管理方法和設備落后；新時期下，信息技術和新型的管理方法被廣泛應用于我國的各個工作領域，將其應用于事業單位檔案管理工作也將成為一種必然趨勢。但是，在實際的檔案管理中并沒有積極應用這些新的手段和方法，主要原因在于一方面事業單位管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，另一方面是信息化建設需要投入大量的資金。這就導致事業單位信息化系統建設不夠完善，很多檔案管理設備陳舊，影響了檔案管理的效果。

2.3 檔案管理人員綜合素質有待提升；一般情況下，事業單位在對檔案管理人員崗位進行設置時，都是安排內部職員進行負責或是聘請兼職人員，這些人員缺乏檔案管理的專業知識，使得檔案管理工作不能實現專人負責，在很大程度上影響檔案管理工作的整體水平。由于檔案管理工作是一項綜合性的工作，具有繁、雜、難等特點，需檔案管理人員具備扎實的理論知識，豐富的實踐經驗以及較強的責任心，相關部門就需要對檔案管理人員組織相關的培訓，在實際工作中，并未針對檔案管理人員定期開展相關的培訓活動，無法滿足檔案管理崗位的實際需求。

3 新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化策略

3.1 提高對檔案管理工作的認識；首先，要加強事業單位管理人員對檔案管理工作重要性的認識，進而對資源進行優化配置，保障單位內部各項工作的開展。單位的領導應以全局的眼光對檔案管理工作進行規劃，明確檔案管理工作的內涵和優勢。其次，科學配置檔案管理部門和專職管理人員，明確其管理職責，逐步實現檔案管理工作的專職管理。同時，事業單位的領導還需要加大對檔案管理的資金投入，進而提供更新型的設備，保障檔案管理工作能夠滿足新時期的要求。最后，要加強對檔案管理的制度建設，加強檔案管理部門與單位內部之間的溝通，促進事業單位對檔案的有效利用。

3.2 促進檔案管理的信息化建設；針對目前很多事業單位在對檔案進行管理時還存在管理方法和設備落后的問題，在加強單位對于檔案管理重要性認識的前提下， 不僅要加大投入更換新型設備，還要積極引進先進的管理理念以及管理技術，例如通過引入信息化技術實現電子檔案的建立，豐富檔案資源。同時，對于檔案管理的模式，應在單位內部創設檔案共享平臺，方便檔案信息的存儲、管理和信息化，并加強對檔案信息安全的保障措施，可以有效提高事業單位對于檔案信息的收集、整理和利用率。

3.3 加強檔案管理人員的培訓和引進；新時期，為了使檔案管理工作更加符合事業單位的需求，就需要建立一支高質量的檔案管理隊伍，重點就是加強對檔案管理人員的培訓與引進工作。針對現有的檔案管理工作人員，就需要聘請具有專業知識和豐富檔案管理經驗的專家，對其開展規范化的培訓，提升其專業能力和綜合素質。同時，還需要鼓勵他們提高自己的自主學習能力、溝通能力以及服務意識，為事業單位檔案管理工作的順利開展奠定扎實的基礎。另一方面，還需要做好檔案管理人才引進，要擴寬人才引進渠道，加強對應聘人員的考核，促進事業單位對具有專業知識和較高技能的人才引進工作，有利于在整體上提高檔案管理人員的綜合素質。

4 總結

綜上所述，在新形勢下，加強事業單位檔案管理工作是實業單位各項工作順利開展的前提條件，因此，事業單位首要解決的問題就是強化對檔案的管理工作。目前，我國很多事業單位再檔案的管理過程中還存在著很多問題，但通過采取積極的解決措施如提高對檔案管理工作的認識、促進檔案管理信息化建設、加強檔案管理人員的培訓和引進等，也能在一定程度上促進事業單位檔案管理工作的有效開展，提高事業單位對檔案的利用率。