衛生系統干部人事檔案管理工作的難點和措施分析

文 / 鄭宇煌，廣西欽州市第二人民醫院

隨著現代技術特別是計算機網絡技術的發展，“文檔一體化”的管理模式悄然興起，越來越多的工作開始慢慢朝著信息自動化管理的方向發展，信息技術給檔案管理工作帶來了重要的轉變。基于此，事業單位檔案管理創新改革志在必行。

1 人事檔案及人事工作概述

1.1 人事檔案的形成及屬性；人事檔案產生于人事管理活動。自從有了國家政權，有了對人的管理，就有了對人進行記錄和管理的人事檔案。中國現代人事檔案工作起步于中國共產黨成立之后開展的革命戰爭年代，建立于新中國成立之后。隨著人事檔案制度的建立健全，人事檔案管理工作逐步規范化、標準化、科學化，全國規模的人事檔案工作體系已經形成。人事檔案具有以下屬性：集合性、認可性、專業性、真實性、現實性、動態性、保密性、權威性。

1.2 人事檔案的作用；一是組織、人事、勞動（或人力資源管理）工作不可缺少的依據；二是為開發人才，使用人才，進行人才預測及制定人才計劃提供準確的信息；三是澄清問題的可靠憑證；四是維護個人權益和福利的法律信證；五是推行和貫徹公務員及其他各類人員管理制度的重要手段；六是組織與干部（相對人）之間聯系的紐帶；七是組織、人事、勞動（或人力資源管理）工作者記憶的工具；對人事工作有規范、檢查、監督的作用；九是進行科學研究，特別是編寫人物傳記和專業史的寶貴史料；十是宣傳教育的生動素材。

2 衛生系統干部人事檔案管理工作難點

2.1 檔案管理存在脫節問題；檔案管理主要包括文件的制定、復印、發放、傳播、辦理和保存等等，而檔案管理工作主要負責文件的搜集、辦理、保存、檢索、存檔、判定、供給利用和調閱。然而，目前，衛生系統干部人事檔案管理方面，存在脫節問題，電子化管理仍未普及，多是停留在人工管理階段。

2.2 檔案編制管理缺乏規范；首先，衛生系統干部檔案管理工作的操作不嚴謹，檔案管理工作的版記不周全，缺少嚴謹的附錄登記規則。最后，檔案編制工作的類別不具體，易彼此混雜。目前，我國對于文書雖然有嚴謹的區分，但是在實際工作中，易產生很多方面的問題，從而給檔案管理工作形成一些麻煩。除此之外，在公文格式、處理辦法、文件歸檔、立卷銜接、檔案管理等方面都存在一些不規范。

2.3 管理意識淡薄

一直以來，衛生系統干部檔案管理工作缺乏重視，這與文書人員與檔案管理人員整體水平不高、相關意識淡薄。文書檔案管理職員匱乏，留有很大的流動性，這不僅不助于文書檔案辦理水準的提高，而且還會使文書職員與檔案辦理職員缺乏職業責任感和專業性。目前衛生系統干部檔案管理雖然有專門的文書檔案辦理職員，但其學識和專業素養并不能順應檔案工作的需求。

3 衛生系統干部人事檔案管理工作難點的措施分析

3.1 強化“文檔一體化”的意識；當前,我國電子文檔的技術特征和管理體制還未成熟，因而電子檔案的處理與編制比紙質文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問題。衛生系統干部人事檔案管理職員應從自身做起，解放思想、勤于摸索、樂于面對新出現的事物，加強“文檔一體化”意識；必須認識到，當前的文件材料不再是僅為現階段的工作服務，從長遠角度來說，現在的文檔就是未來的檔案，因而必須時刻謹記對歷史負責，依據嚴謹的規定，勇于鉆研電子文檔辦理的規則、方式與體系，引導電子文檔的實際辦理。

3.2 強化“全過程管理”工作；在檔案管理的全部環節中，起初，應該加強每個工作人員對文書工作與檔案管理工作崗位的職業思想，只有確保每個工作事務流程的質量合格、責任優先，才能為“全過程管理”提供質量保障。其次，要擬定有關文件儲存規則，依據我國關于檔案管理、文檔體系和下發規則等相關規定，制定具體的文書處理辦公規定，并組織全體檔案管理職員和文書職員認真學習我國相關法律規定，掌握文檔歸納和辦理等事務，提高文書與檔案管理事務的可行性和可操作性。最后，要理順辦理系統，不斷完善管理體制，建立安全科學的組織體系，創設一支優秀、專業的事業隊伍，為檔案的全過程管理打下堅定的基礎；不斷引進信息時代先進的裝備和技術，與當前的現代化同步發展，并配備性能優良的設備，強化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學、統一。

3.3 完善衛生系統干部電子檔案的組織和管理；隨著信息時代的來臨，計算機和網絡被普遍的運用到文書工作與檔案管理工作之中，對文書事務與檔案辦理事務提出了更廣、更深的需求。實踐證實，在各事業單位內部，制定一項科學有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當前我國各單位的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應的制度規范是非常有必要的。因此，衛生系統干部人事檔案管理工作需要根據自身的現狀和發展成效，建立一套成熟的管理體系，并具體落實。惟有如此，才能使各項政策有效地貫徹實施，此外，文書職員和檔案管理職員需要熟練應用計算機技術，并將現代科技大力投入到文檔信息資源的處理、保管和治理事務中，提高文檔辦理水平。所以，單位應組織相關工作人員學習電子信息技術，健全電子檔案體系，加強其管理隊伍建設。

4 結論

綜上所述，本文以衛生系統干部人事檔案管理工作的難點和措施分析作為選題，提出衛生系統干部人事檔案管理的對策，如完善電子檔案的組織和管理、提高工作人員的專業素質等建立切實可行的應對策略，如：強化“文檔一體化”的意識、強化“全過程管理”工作以及完善電子檔案的組織和管理等方面，以期為新時期衛生系統干部人事檔案管理提供一定的理論及現實依據。