電子政務系統中的檔案管理現狀問題及其若干思考

文 / 崔雪微，銅陵市義安區人民法院

所謂電子政務實際上就是政府信息化，具體而言就是我國的機關單位在一些具體的政務工作中，通過對現代化的網絡信息化技術或辦公自動化的合理采用來進行一系列的辦公活動。而電子政務中的檔案管理工作則是通過網絡信息化技術對機關單位政務工作中所產生的電子檔案進行管理或較大程度的優化及重組，并不受時間和空間的局限性面向社會及機關單位的其他部門，并進一步的將最優化的政務信息與相關服務提供給大眾。將電子政務系統通過科學合理的方式進行利用，不但能夠提升機關單位中相關政務工作的效率，還能將政務工作的成本進行一定程度的降低，進一步促進政務工作的公開、公正性。因此，我國機關單位還需根據目前形勢下的信息化需求，通過電子政務系統的合理利用，來促進檔案管理工作的進一步開展。

1 電子政務系統中的檔案管理現狀及其問題分析

1.1 網絡信息化技術方面所產生的問題

通常情況下，工作效率高效且低冗余，才是我國機關單位中電子政務系統所需去具備的關鍵特點，然而，就多余重復而言，因電子檔案往往需要被進行長期且安全的保存，所以其檔案管理工作也勢必會出現一定程度上的冗余。除此之外，在我國的很多機關單位中，數據管理權限一般多以業務部門為主，這就導致了檔案部門在缺乏權限的狀態下無法對其急需的檔案資料進行及時的找尋，對檔案管理的效率造成了不利的影響。同時，還有一些電子政務系統在數據清理時，其相關連接會出現較大的變動，從而造成了歸檔過程中問題的出現。

1.2 檔案管理過程中風險性較大

在目前形勢下的電子檔案管理過程中，常常會引起一些安全性的問題發生，因為無論是電子檔案上傳還是對其進行瀏覽，都需要在聯網的狀態下進行，所以就會涉及到網絡安全等相關的問題，比如黑客入侵、病毒入侵所導致的檔案泄露等風險的發生。同時，還有可能會出現管理人員在處理檔案的過程中，技術性操作失誤、沒有明確的分工等所導致的檔案丟失或損壞等。除此之外，還有更多的不可控因素的突然發生，都會影響到電子檔案管理過程中的安全程度。

1.3 電子檔案管理過程中移交接所產生的問題

雖然檔案管理在電子政務系統中都有一套具體的工作流程，但是很多時候在對電子檔案進行移動或交接時卻很容易有問題產生。一般情況下在電子檔案移交工作開展的過程中，因只針對部分電子檔案進行移交，所以也造成了檔案與檔案相互間的連接無法產生效用，同時，再加上一些檔案管理人員的粗心，使得一些檔案在這個過程中造成了丟失。除此之外，在對紙質檔案與電子檔案進行共同的移交時，其工作效率很容易就會隨著時間的差距而大幅度降低，從而進一步的造成了檔案管理工作成本的增加。

1.4 沒有專業團隊的培養及資金的投入

在如今我國電子政務系統不斷升級變革的背景下，還需要相關政府機關單位，能夠將自身檔案管理的工作也隨之進行較高程度的提高。但是依照目前狀態下大多數機關單位內部的實際情況而言，其在電子政務系統的檔案管理方面，是非常缺乏資金以及優秀人力資源的投入，所以對電子政務的相關服務工作更是造成了較為不利的影響。比如對于資金投入而言，電子檔案在電子政務系統中進行相關建設時，就非常需要大量的資金來進行維護，而人力資源的缺乏，又剛好暴露出電子檔案管理工作中實際人員配置是否具有合理性的問題，這些因素綜合而言都會對電子檔案管理工作的質量造成較為不利的影響。

2 電子政務系統中的檔案管理現狀的有效改進方式

2.1 檔案管理相關制度的加強與完善

在我國目前的電子政務系統中，應重視對檔案管理工作預防措施的有效開展，從而進一步的保障了面對電子檔案管理過程中所出現問題時的解決能力。所以，就需政府機關單位能夠建立起更加完善且健全的電子檔案管理制度。并且，通過這個過程，還可以從根本上規范電子檔案的相關開展，促進整個檔案管理工作有章可循，并對其每個工作環節的控制也能夠更加精準和便捷。同時，機關單位在建立電子檔案管理制度時，還需要有針對性的，去參考實際的情況來進行制度的完善，并對其管理體系也要進行最大程度的健全，確保管理標準的統一性，以及電子檔案管理工作具體流程的明確性，從而進一步的加強電子政務系統中檔案管理工作的科學合理性。

2.2 降低管理風險提升安全保障性

對于電子政務系統中檔案管理的相關工作而言，其無論是內部所造成的風險產生，還是外部出現了安全隱患，都需要政府機關單位能夠進行最佳的安全保障工作來規避這些風險的出現，從而將其安全性進行進一步的提升。首先，為了更好的應對風險的發生，電子檔案管理技術的加強是最為首要的任務，相關檔案管理的工作人員還需對目前狀態下電子檔案管理的實際情況進行具體的分析，只有對機關單位原有的管理系統進行深入的了解，才能研發出既符合自身特點且更加適用于當下需求的管理系統，同時，還需將真實有效的殺毒、備份及加密等軟件設置在檔案管理系統當中，避免因病毒與黑客入侵所導致的檔案泄露等問題發生，促進管理系統安全性能的大幅度提升。除此之外，機關單位還需對檔案管理部門的相關工作人員開展一系列的安全培訓，使得管理人員能夠在往后的管理工作中，將具有風險性的問題進行了解、安全技能進行掌握，從而更好的保障管理人員在問題發生時應急處理能力的有效提升。

2.3 為檔案管理水平的提高進行資金的投入

現階段的政府機關單位還需在電子政務系統中檔案管理相關工作的具體實施階段，樹立起自身信息化建設重要程度的正確觀念，注重自主研發與創新技術的合理運用，從而將管理系統進行進一步的改進加完善。所以，管理人員還需對管理工作中的每個環節都進行細心地改進，比如在電子檔案進行加密、上傳的過程中隨時備份，或定期更新病毒庫等，都有助于電子檔案管理工作的具體實施。然而，無論是提高管理水平還是加強管理人員技術，都需要機關單位給予其部門一定程度的資金投入，才能從根本上去保障電子檔案管理工作的可持續性發展。

2.4 電子檔案管理工作中移交接流程的規范

對于電子檔案管理工作中的移交接環節而言，還需相關管理人員把每次移交接時所出現的問題進行具體的分析，從而更好的得出一套相對應的解決措施。同時在以此為基礎的前提下，將紙質檔案與電子檔案的移交進行區分，并根據其特點采用不同的方式進行歸檔。除此之外，還需嚴格的確認移交過程中的檔案是否是最原始的，從而更好的去避免數據丟失等問題的出現。

3 結束語

綜上所述，隨著近些年來我國電子政務體統的不斷變革，我國機關單位中的諸多業務也在隨之持續的產生著變化，尤其對于工作流程、現有的檔案以及文件等信息的制定管理都產生了極大的變化，促使機關單位的案管理工作隨時都會面臨諸多的管理相關問題的挑戰。所以，在檔案管理工作的實際開展中，檔案管理的相關人員更應把控好每個階段與環節的相關工作，從而進一步的促進了電子政務系統中檔案管理工作的可持續性發展。