信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探索

張宗波

【摘 ?要】檔案信息化建設(shè)是依托信息技術(shù)的發(fā)展而衍生出來的成果。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人們的需求，所以我們想讓檔案管理變得更加有效的話，就要對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展來彰顯新時(shí)代檔案信息管理的優(yōu)勢(shì)。擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式落后的地方，維護(hù)檔案管理可持續(xù)發(fā)展建設(shè)。在管理中，檔案管理者要知道如何進(jìn)行檔案管理，如何進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新，根據(jù)信息化的發(fā)展方向，跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】信息技術(shù);檔案管理;信息數(shù)據(jù)

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為人們帶來了便捷式的生活，不僅改變了生活方式也改變了工作方式。數(shù)字儲(chǔ)存技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的運(yùn)用，讓許多企業(yè)和公司放棄了傳統(tǒng)檔案的建立，創(chuàng)造了數(shù)字檔案館，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存，網(wǎng)絡(luò)化的形式相互連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案庫(kù)，可以做到及時(shí)提供人們利用，實(shí)現(xiàn)資源共享化和便捷化。

1 檔案信息化建設(shè)對(duì)社會(huì)發(fā)展的意義

從深層次看，檔案資源是社會(huì)發(fā)展的反映。它與社會(huì)發(fā)展密不可分，具有一定的社會(huì)價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理模式由于管理模式的不完善，使檔案自身無法被更多的人發(fā)現(xiàn)，檔案無法再利用。檔案的價(jià)值越來越低，無法充分發(fā)揮其價(jià)值。因此，在檔案資源無法開發(fā)的情況下，可以在信息管理模式下實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。通過數(shù)字處理，它被發(fā)布到一些平臺(tái)，以滿足人們對(duì)檔案的需求。數(shù)字檔案管理能夠適應(yīng)檔案的容量，保證檔案的準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)化。這種管理模式對(duì)檔案資源的開發(fā)利用有著長(zhǎng)遠(yuǎn)的影響。我們都知道，如今的信息技術(shù)影響到人們生活的方方面面，檔案管理領(lǐng)域可以引入信息技術(shù)，提高對(duì)信息技術(shù)創(chuàng)新的重視度，利用信息技術(shù)的手段，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦酉冗M(jìn)的管理模式。信息技術(shù)能夠加快數(shù)字化目錄以及檢索系統(tǒng)的建立。在對(duì)信息進(jìn)行查找的時(shí)候，可以通過目錄或者檢索系統(tǒng)進(jìn)行快速查找，檔案資源能夠快速被人們收集以及檢索，整個(gè)管理系統(tǒng)變得一體化，促進(jìn)檔案管理由人工模式轉(zhuǎn)向智能化模式發(fā)展的步伐。讓檔案管理適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，不斷進(jìn)行創(chuàng)新。

2 存在的不足

2.1 檔案服務(wù)能力缺乏有效拓展

一些檔案管理者對(duì)檔案服務(wù)能力建設(shè)缺乏重視，導(dǎo)致新信息技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)突出。一些檔案服務(wù)能力建設(shè)工作在檔案信息應(yīng)用價(jià)值分析方面不完善，缺乏數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，沒有從信息全文檢索需求的角度合理利用信息集成技術(shù)，導(dǎo)致檔案檢索效率和準(zhǔn)確性無法提高，難以為檔案服務(wù)功能的全面擴(kuò)展提供幫助。在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，一些檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)資源的輸入和整合缺乏必要的重視，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的各種權(quán)限設(shè)置不合理，導(dǎo)致檔案借閱管理、報(bào)表制作等基礎(chǔ)工作無法完善，以及對(duì)文件數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護(hù)的高級(jí)別信息技術(shù)支持。一些檔案服務(wù)功能體系的構(gòu)建對(duì)于網(wǎng)上信息查閱渠道的重視程度較低，未能對(duì)網(wǎng)頁(yè)檢索功能進(jìn)行充分開發(fā)，無法保證檔案信息所具有的重要價(jià)值得到全面利用。

2.2 單位檔案管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)性不強(qiáng)

在傳統(tǒng)檔案管理工作思維的影響下，很多單位的檔案管理工作比較不受重視，其檔案管理人員崗位福利待遇、晉升平臺(tái)不夠完善，從而導(dǎo)致很多單位這一崗位人員專業(yè)性不強(qiáng)，流失嚴(yán)重。這在很大程度上影響了單位檔案管理信息化發(fā)展舉措的落實(shí)，也阻礙了這一管理工作創(chuàng)新發(fā)展的腳步，進(jìn)而為單位的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展埋下隱患。

3 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)化應(yīng)用策略

3.1 提高信息化檔案服務(wù)水平

在探索檔案服務(wù)新途徑的過程中，檔案管理者必須總結(jié)檔案管理信息系統(tǒng)的突出應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，特別是對(duì)檔案信息的整合與組織進(jìn)行深入研究。我們應(yīng)該更加關(guān)注和調(diào)查檔案信息的服務(wù)狀況，合理利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，確保滿足檔案信息全文檢索需求的措施得到相應(yīng)優(yōu)化，為充分發(fā)揮信息集成技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值提供幫助。要重視檔案信息檢索能力的構(gòu)成，深入研究影響信息檢索速度的因素，推進(jìn)檔案服務(wù)功能建設(shè)，提高信息檢索的準(zhǔn)確性。根據(jù)現(xiàn)行信息系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)律，檔案管理人員需要調(diào)整檔案收集整理方式，合理設(shè)置檔案存取權(quán)限，完善檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等基本功能，確保數(shù)據(jù)維護(hù)和備份功能得到加強(qiáng)。要根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的基本規(guī)律，對(duì)檔案管理信息化需求進(jìn)行全方位考察研究，尤其要對(duì)網(wǎng)上檔案信息瀏覽平臺(tái)進(jìn)行高水平構(gòu)建，并保證相應(yīng)的網(wǎng)頁(yè)檢索功能得到強(qiáng)化，為信息化檔案服務(wù)體系的完善提供幫助。

3.2 組建更強(qiáng)的檔案管理信息化科學(xué)創(chuàng)新發(fā)展團(tuán)隊(duì)

首先，管理者可以結(jié)合未來企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的需要，吸納更多具有專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)的人才，為團(tuán)隊(duì)注入新鮮血液，確保這項(xiàng)管理工作的信息化發(fā)展。比如，在推動(dòng)未來檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展時(shí)，一方面，管理者可以適當(dāng)優(yōu)化檔案管理信息化工作者自我成長(zhǎng)和提升的平臺(tái)，為他們提供更多接觸和了解信息化技術(shù)的渠道，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè);另一方面，管理者可以運(yùn)用“考核末位淘汰制”推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展，通過明確獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)員工科學(xué)發(fā)揮檔案管理的積極性，確保檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展。其次，管理者可以深化企事業(yè)單位與高校之間的溝通，推動(dòng)“企校合作”育人模式落實(shí)的同時(shí)，為企業(yè)輸送更多符合自身檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展需求的人才。比如，在未來助推檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的過程中，管理者可以將企業(yè)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的需求傳遞給學(xué)校，為學(xué)校優(yōu)化培養(yǎng)檔案管理人才方案提供參考，同時(shí)也可以與學(xué)校簽訂定向培養(yǎng)合作協(xié)議，以此確保后續(xù)企業(yè)檔案管理信息化人才的儲(chǔ)備，為檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展提供保障。

3.3 創(chuàng)建專門管理檔案的信息系統(tǒng)

在企業(yè)中，檔案管理與信息管理的一般定義大不相同。傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)一般用于存儲(chǔ)一些基礎(chǔ)工作信息，由于這些檔案信息需要長(zhǎng)期分類、開發(fā)或使用，不足以存儲(chǔ)一些重要的專業(yè)檔案信息，所以有一個(gè)功能強(qiáng)大的詳細(xì)信息管理系統(tǒng)來支持。要充分體現(xiàn)信息技術(shù)在檔案信息管理中的價(jià)值，使信息管理方法應(yīng)用于所有企業(yè)，就必須切實(shí)保證檔案整理的效率和質(zhì)量，建立檔案信息管理體系。企業(yè)在應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)時(shí)，應(yīng)注意保留現(xiàn)有檔案信息管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，開發(fā)專業(yè)的信息管理系統(tǒng)，以滿足檔案管理的需要。要想建立好信息管理系統(tǒng)，就要做到以下三點(diǎn)：一是要注重于在硬件方面的建設(shè)，專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備都有很高的要求，所以，單位要把所用的網(wǎng)絡(luò)，電腦等計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)，儲(chǔ)存檔案信息的房間要裝有監(jiān)控設(shè)備，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎(chǔ)。二是要注重在軟件方面的建設(shè)，購(gòu)買穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的軟件，還要做好軟件調(diào)試、系統(tǒng)維護(hù)等多方面工作，設(shè)立專業(yè)人員專門管理軟件的運(yùn)行與操作。三是在建立專業(yè)性的管理系統(tǒng)的同時(shí)，要注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個(gè)安全保障措施，建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時(shí)要提前做好系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統(tǒng)故障造成損失。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展可以使檔案管理工作得到全面優(yōu)化，對(duì)提升檔案管理工作綜合質(zhì)量，具有十分重要的意義。

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