淺談施工企業項目部財務檔案管理

張娟

【摘 ?要】施工企業項目部是經施工企業授權行使企業權利的派出機構，雖然是個臨時機構，但是經濟業務頻繁，財務檔案很多，我們只有加強項目部的財務檔案管理，才能在市場經濟不斷發展與完善的背景下，對經濟發展起著一定的積極作用。

【關鍵詞】施工企業;財務檔案;重要作用

施工企業項目部是施工企業的派出機構，經施工企業授權行使企業權利。項目竣工驗收，項目部就會被撤銷，因此，施工企業項目部是一個臨時機構。雖然項目部是一個臨時機構，但是，它經濟業務頻繁，財務檔案很多，這就要求我們要加強項目部的財務檔案管理。

1、項目部財務檔案的內容

項目部的財務檔案包括財務報表、會計賬簿、會計憑證等，但是項目部最多的財務檔案是原始憑證，主要有各種發票、完稅憑證、工程結算單、工資表、差旅費報銷表、收貨單、發貨單、領料單、考勤表、計時工結算單、各項費用結算單等。

2、項目部財務檔案的作用

項目部的財務檔案可以系統、完整地反映和記錄項目部的經濟活動狀況，是經濟活動的歷史記錄和經濟效果綜合反映，是不可缺少的信息資源。

2.1、財務檔案是項目部財務預算和財務收支計劃的重要依據。

項目部的財務預算是對項目部整體經營活動一系列量化的計劃安排，可以促進項目部各類資源的有效配置，提高資源利用效率。項目部的材料采購預算計劃都是建立在材料賬簿的基礎上，根據材料賬簿記載的庫存數量及預算采購量推算出本期實際采購數量。如果沒有以前的檔案記錄，材料進多了不僅占用資金，影響資金周轉，提高資金使用成本，增加儲存成本;材料進少了影響施工工期，造成停工損失。如果沒有前期庫存的檔案記錄，我們就無法計算出本期還需采購材料的數量。

2.2、財務檔案是進行財務監督、經濟分析重要依據。

項目部的財務監督是通過會計核算、會計檢查、會計分析、會計考核等方法來保證財務工作正常有序，保證財務信息真實可靠。

財務監督主要有以下幾種監督方式：（1）對會計憑證、會計賬簿和會計報表進行監督，以保證會計資料的真實、準確、完整、合法;（2）對各種資產和資金進行監督，以保證財產、資金的安全完整與合理使用;（3）對財務收支進行監督，以保證財務收支符合財務規章制度的規定;（4）對經濟合同、經濟計劃及其他重要經營管理活動進行監督，以保證經濟管理活動的合理性;（5）對成本費用進行監督，以保證用盡可能少的投入，獲得盡可能多的產出;（6）對利潤的實現與分配進行監督，以保證按時上交稅金和進行利潤分配。以上六種會計監督方式都離不開財務檔案，都是以財務檔案為載體，這就說明了財務檔案是進行會計監督的依據。

財務檔案也是項目部經濟分析的重要依據。根據項目部財務檔案記錄，采用一系列專門的分析方法，對項目部的經營活動、投資活動、進行分析。通過分析能充分了解項目部的經營狀況、盈利水平，然后找出存在的問題，對下一步經濟活動改進工作，調整管理方法。

2.3、財務檔案是項目部經濟決策、實現科學管理的重要依據。

施工企業項目部通過財務檔案對比分析，就可以總結出一項或多項降低施工成本的管理方法，制訂出人工定額、材料消費定額、施工機械定額等成本定額，對以后的投標提高了中標的可能性，對以后的施工可以降低施工成本。

3、項目部財務檔案的重要性

項目部財務檔案是施工企業單位檔案中不可缺少的部分。沒有了財務檔案，就無法知道項目部投入了多少資金、支付了多少費用、購買了多少材料、是否盈利或虧損等;沒有了財務檔案，就會有弄虛作假、違法亂紀現象發生，就會損害國家及企業的利益;沒有了財務檔案，項目部就無法知道經濟活動的來龍去脈，無法對其經濟活動進行分析，無法提供正確的經營決策，就無法給施工企業提供經濟活動資料，就會影響企業的發展。

4、項目部財務檔案的管理措施

項目部的財務檔案很重要，應該加強管理。財務檔案的管理措施一般有以下幾條：

4.1、項目部財務檔案應由財務人員管理。由于項目部是臨時機構，大多數項目部都必須向本公司財務部門報賬，為了方便財務檔案移交，項目部的財務檔案由財務人員保管較為合適。

4.2、項目部財務檔案應有專人保管。為了方便查閱，要有專門的檔案柜進行有序存放。

4.3、檔案管理人員應按照相關制度利用財務檔案，建立檔案借閱登記表，在進行財務檔案查閱、復制、借出是履行登記手續，嚴禁篡改和損壞。

4.4、財務檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的財務檔案，確保借出財務檔案的安全完整，并在規定時間內歸還。

4.5、有關人員需要查看財務檔案，必須經過財務主管人員同意，項目經理批準后方可查看。在進行財務檔案查看時、必須有財務經辦人員在場監督。需要復制查看的檔案，要做好復制檔案的記錄登記。

5、項目部財務檔案管理的電子化

目前項目部的會計業務基本上都是采用會計電算化，利用專門的會計軟件記賬，這就給電子歸檔創造了有利條件。記賬憑證、賬簿、報表都可以通過會計軟件下載存儲。只有原始憑證不能直接存儲，需要掃描才能實現，為了保證原始憑證的真實、完整、可靠性，需要將原始憑證編號，然后逐張掃描，不得遺漏，掃描完成后，要和記賬憑證上所記載的附件張數相核對，確保原始憑證的完整性。

6、項目部財務檔案管理存在的問題及解決辦法

6.1、施工企業項目部財務檔案管理存在的問題

項目部財務檔案管理存在的問題主要體現在財務檔案管理不規范、財務檔案組卷及歸檔不規范。

項目部的財務檔案管理不能象施工企業的財務檔案一樣規范管理，主要是因為項目部的管理人員對檔案管理工作重視不夠，沒有專門的檔案管理人員管理檔案，財務檔案都是財會人員管理，他們大多數都沒有檔案管理知識和經驗。財務檔案組卷和歸檔不規范，有些項目部會計憑證、會計賬簿、財務報告、銀行對賬單等混雜擺放，沒有按照材料形成的會計年度或時間順序，結合數量多少，根據不同價值組卷;會計憑證沒有按月分開，不同月份的憑證混裝在一起;記賬憑證的憑證編號不按順序排列，有漏號或顛倒;各種發票、收據等折疊粘貼不夠規范整齊，沒有拆除金屬物;案卷題名擬寫不規范，不能揭示檔案的內容和成份，根本沒有按照題名的三要素（即單位名稱、會計年度或時間、會計核算材料的名稱）擬寫等等問題。

6.2、財務檔案管理中存在問題的解決辦法

一提高財務人員檔案管理的思想意識。要組織財務人員認真學習《會計檔案管理辦法》，使財務人員充分認識到財務檔案管理的重要性。二制訂項目部財務檔案管理辦法，建立項目部財務檔案管理制度，簽訂項目部財務檔案管理責任書。做到誰管理誰負責，出了問題就由誰承擔。三組織項目部財務人員進行財務檔案管理培訓，學習財務檔案管理知識，規范文件材料的收集、價值鑒定、分類、組卷、排列、編號、編目、裝訂、裝合等要求，施工企業要組織各項目部財務人員進行檔案管理交流，組織各項目部財務人員到檔案管理好的項目部參觀學習，以提高項目部財務人員檔案管理水平。

7、結語

總之，施工企業項目部雖然是施工企業的一個臨時機構，但是其形成的財務檔案也是企業單位財務檔案的重要組成部分，對企業單位的影響是不可忽視的，加強財務檔案的管理，確保財務檔案的安全與完整，并加以充分利用，是各單位必須引起重視的一項基礎管理工作，我們要充分認識財務檔案的重要性，在實踐中不斷發現問題，解決問題，在實現財務檔案管理工作的規范化，提高財務檔案現代化管理水平的道路上不斷前進。