加強衛生院檔案管理實現檔案管理規范化的路徑探索

丁科系

【摘 ?要】衛生院是我國醫療體系的基礎組成部分，衛生院的管理質量直接影響到我國衛生醫療行業的整體管理質量。檔案管理作為衛生院的管理手段之一，是體現衛生院管理質量的重要指標，但是檔案管理往往也是衛生院整體管理中最容易被人忽視的部分。衛生院的檔案管理不能只是為了完成任務進行的形式化管理，要想真正提高衛生院檔案管理的質量水平，必須提高對于檔案管理的重視程度，完善檔案管理制度，建立科學合理的檔案管理體系，促進檔案管理規范化發展，真正提高衛生院檔案管理水平。本文從加強衛生院檔案管理重要性的角度出發，結合目前衛生院檔案管理方面存在的問題，提出加強檔案管理、實現衛生院檔案管理規范化的措施，從根本上提高衛生院檔案管理的重視程度，發揮檔案管理的作用。

【關鍵詞】衛生院;檔案管理;檔案管理規范化

一、加強衛生院檔案管理的重要性

1.有利于提高衛生院的整體管理水平

衛生院檔案管理是衛生管理體系的重要一環，做好檔案管理是提高衛生院整體管理水平的基礎[1]。衛生院的檔案資料包括了衛生院的基本情況信息，包括衛生院人事、設施、財務等各部門的情況資料，是進行衛生院日常工作任務的數據支撐。想要提高衛生院的檔案管理質量，需要加強檔案保存、整理和利用的工作，切實落實檔案管理制度，真正實現檔案管理對于衛生院運營的作用。

2.為衛生院良好發展奠定基礎

衛生院加強檔案管理的途徑，必須從完善檔案管理制度入手，建立科學合理的檔案管理體系，促進檔案管理的規范化發展[2]。由于衛生院是我國醫療體系的基礎單位，因此衛生院加強檔案管理工作有利于自身的經營發展，也可以為醫療行業整體發展創造良好的環境基礎，為整體醫療行業的發展貢獻力量。

二、當前衛生院檔案管理面臨的問題

1.衛生院檔案管理體系不完善

衛生院進行檔案管理的基礎是建立完善的檔案管理體系，但是針對目前我國衛生院的整體管理環境，部分衛生院在檔案管理方面還沒有完善的管理體系，在管理環境方面也存在問題，這些因素都制約了衛生院檔案管理規范化的發展。檔案管理體系是衛生院進行檔案管理高效化的體系基礎，檔案管理體系的完善程度直接影響到了衛生院檔案管理的程度和水平。

2.衛生院檔案管理設備投入低

當下是信息化和大數據的時代，衛生院檔案管理必須緊跟時代的腳步，充分使用信息化的管理手段和設備，不是只是依靠人工管理的方式。目前我國很多衛生院還沒有信息化檔案管理的意識，在檔案管理方面信息化設備的投入程度太低，還是依賴于人工管理的方式，給衛生院造成了很大的人力成本，并且給檔案管理人員也帶來了很大的工作壓力。這樣的人力管理方式不僅在管理方面沒有成效，還會出現誤差和錯誤。

3.衛生院檔案管理人員素質不足

衛生院檔案管理水平直接取決于檔案管理人員的職業素養，但是現實來看，部分衛生院的檔案管理素養還比較缺乏，沒有經過專業的學習和培訓，在專業知識方面也比較薄弱。在檔案管理期間遇到問題無法自行解決而且也不能創新管理手段和方式。因為管理人員的問題導致管理工作效率低下，管理體系也存在漏洞，很多檔案管理和利用項目不能很好實施，管理人員也無法發揮檔案管理的優勢和作用，這樣的話檔案管理機制就不能發揮應有的功效。

4.檔案管理意識不高

衛生院檔案管理工作的進展取決于管理意識的高低，目前部分衛生院對檔案管理沒有正確的認識，對檔案管理的重視程度不夠，認為檔案管理只是細枝末節的事情，不值得投入大量的精力和資本。雖然檔案管理確實需要資本投入，但是這些投入不是沒有作用的，這些投入對于衛生院的整體發展有很大的影響。想要真正提高檔案管理工作的質量，必須正確認識檔案管理工作，杜絕忽視檔案管理工作的現象發生。

三、加強衛生院檔案管理 實現檔案管理規范化的策略

1.提高衛生院檔案管理的思想認識

想要提升衛生院的檔案管理質量、甚至是提高衛生院的整體管理水平，都必須要從思想認識入手，改變管理人員的傳統理念，正確認識到檔案管理對于推動衛生院管理水平進步的重要意義。首先，衛生院可以加強宣傳工作提高工作人員對于檔案管理的重視程度;其次是加強工作人員的法律意識，加強《檔案法》的培訓力度，提高工作人員的檔案意識格局。鼓勵大家積極學習《檔案法》，強化管理人員的責任意識和法律意識。

2.增加檔案管理設備投入

在當今大數據的時代背景下，檔案管理只依靠人力管理已經是不切實際的，所以衛生院要加強計算機技術和信息管理設備的投入，利用這些現代化的管理設備和手段創新檔案管理體系和方式，完成檔案管理現代化轉變。衛生院加強信息化檔案管理設備的投入，不僅可以極大程度上降低管理人員的壓力，也可以提高檔案管理的效率和準確度。在加強信息化檔案管理的時候，要注意落實辦公自動化。辦公自動化可以極大提高管理水平和質量。實現衛生院檔案管理自動化可以幫助管理人員更加便捷查找和調取檔案，實現管理衛生院的需求，為管理工作奠定基礎。

3.提高管理人員的職業素養

提高管理人員的素質可以在很大程度上提高衛生院的整體管理水平。首先，在檔案管理人員的篩選方面要有一個科學合理的標準，根據這個標準進行管理人員選拔，這樣才能保證管理人員的專業素質，組成專業化的管理團隊。其次，要加強檔案管理的培訓和考核機制，通過日常培訓幫助管理人員掌握先進的管理知識，做到與時俱進，并且樹立終身學習的理念;除此之外還需要建立完善的考核機制，幫助管理人員進行自我評定，找到管理方面存在的問題，并且激發管理人員的激情和動力，提高管理的效率。

4.優化檔案管理體系

在衛生院基礎管理體系的基礎上優化檔案管理體系，完善檔案管理規范性原則，結合衛生院的現實情況對檔案管理體系進行調整和完善，遵循實事求是的原則，確保檔案管理的流程符合管理體系的要求，并且做好文書管理工作。管理人員要對檔案管理的范圍做到心中有數，認真落實檔案搜集工作、檔案整理工作、檔案檢索工作以及檔案的開發工作。優化檔案管理不僅僅是做好環節方面的管理工作，還需要對檔案資源進行整合利用，做好檔案的開發工作。工作人員需要充分發揮檔案管理的優勢，實現衛生院檔案管理體系的改造和升級。除了優化檔案管理體系之外，衛生院還需要根據檔案管理的額特殊性制定符合實際的制度體系，對檔案管理和使用進行明確規定，保證檔案管理和使用有據可依，將檔案管理考核機制加入到管理體系中，動員全體員工配合檔案管理工作，并且聽取廣大員工的意見，有針對性的進行體制建設和完善，提高檔案管理的質量和水平。

結論

隨著我國醫療改革的步伐加快，加強檔案管理工作必然會成為醫療體系改革的必然要求。衛生院和醫療機構必須提高檔案管理的重視程度，完善檔案管理體系，優化檔案管理模式，加快檔案管理規范化的進度，利用各種手段加強檔案管理工作的效率和質量，為衛生院的發展和整個醫療體系的完善奠定基礎。

參考文獻：

[1]司憲東.加強衛生院檔案管理 實現檔案管理規范化[J].辦公室業務，2020（11）：120-121.

[2]萬燕.淺析如何加強衛生院檔案管理努力實現檔案管理規范化[J].才智，2017（05）：262.