在計算機檔案管理工作中檔案數字化建設的意義

王利邦

【摘 ?要】隨著科學技術的高速發展，信息的形式和種類也在不斷變化，傳統的信息檔案管理方式已經不能適應當前迅猛發展的信息傳播速度。因此，我們需要對傳統的信息檔案管理工作進行革新，通過數字化建設使檔案管理工作可以適應當前的發展需求。本文將分析計算機檔案管理工作中檔案數字化建設的意義，并根據分析結果找到相應的建設策略，希望可以提升檔案數字化建設的發展速度和有效性。

【關鍵詞】計算機;檔案管理;檔案數字化;現狀分析;建設策略

隨著大數據時代的到來，信息呈爆炸式增長，檔案的數量也在不斷增加，如果使用傳統的檔案管理方式對這些數量龐大的檔案進行管理，將會造成檔案使用效率的降低。要想適應當前信息發展速度，我們就要將檔案管理工作與數字化建設進行聯系，使不同形式的檔案都可以以數字化的形式被集中管理和保護，優化檔案信息的整理與檢索方式，使相應的操作流程可以在計算機上實現，提升檔案信息的利用效率，對資源共享目標的實現起到良好的推動作用。

一、檔案數字化建設流程

（一）建立檔案數據庫

檔案包括的類型有很多，最常見的是文書類檔案，這些檔案在進行收錄和整理時，一般比較簡單，我們需要做的便是將這個部分檔案進行整理和歸類，放到相應的數據庫中。對于需要進行大量掃描的文件，在掃描的過程中，我們一定要保障掃描結果的可靠性。因此，我們要對相應的硬件進行升級和采購，使他們可以精準掃描相應的物品，進而提升檔案的精確度，將整理好的檔案放到相應的數據庫中，以便于日后的取用和查閱。

要想保障檔案數字化建設產生良好的使用效果，我們就要對檔案數據庫進行有效地開發和日常維護，使數據庫可以有效保障檔案的安全，并在使用過程中產生便利性，從根本上保障數字檔案可以產生應有的價值。

（二）建立檔案管理網站

在數據庫建成之后，我們就要根據數據庫的使用情況，以及管理人員的工作內容，設計相應的檔案管理網站。一個高效的網站需要具備以下幾個特點，首先就是網站的簡潔性，簡潔的網站設計讓使用者可以一眼看到自己需要使用的功能鍵，并在網頁的引導下找到自己需要的檔案文件。其次就是數據處理能力，網站可以根據網站每日使用情況將數據進行整理和簡單處理，使管理人員可以根據數據對網站的功能進行調整升級，不斷完善網站的功能，使網站變得更加人性化。

網站的建立與數據庫同樣重要。需要使用專業的技術人才進行網站的建設，在建設網站之后，我們還要定期對網站進行維護，根據用戶反饋不斷調整網站的服務內容，使檔案管理網站可以真正打破時間空間的限制，讓使用者可以在任何時間和地點找到自己需要的檔案文件。

（三）加強文件的收集和積累

由于現在的信息呈爆炸式增長，因此，做好文件信息的篩查和整理就變得非常重要。我們要加強文件的收集和整理，對文件做好及時的更新工作，不斷提升數據庫中的檔案數量，讓使用者可以看到最新的文件和相關數據。我們還要做好文件的積累，可以與其他地區的數字檔案進行連接，做到檔案資料的線上查閱和使用，擴大數據庫檔案的數量，減少檔案的重復率，提升檔案的使用效率。

（四）進行檔案管理軟件推廣

在數字檔案建設工作完成之后，我們不能停下研究的腳步，要根據實際情況設計出普適性更高的檔案管理軟件，提升檔案數字化建設的速度[1]。要想讓數字檔案管理軟件的普適性獲得提升，我們就要將檔案管理軟件應用到實際的工作中，在工作過程中記錄相應的數據，進而可以獲得用于優化軟件所需的信息。我們可以在不同地區的檔案管理區域進行檔案管理軟件的推廣工作，提升軟件用戶的基數，根據用戶的反饋情況對軟件進行完善和修改。

二、檔案數字化建設對提高檔案管理工作的意義

（一）檔案數字化建設提高檔案管理工作效率

傳統的檔案管理工作需要工作人員對檔案信息進行整理和歸檔，在這期間，檔案信息并不能被使用，這在很大程度上削弱了與檔案工作相關的工作效率。信息數量的提升讓我們不得不提升處理信息的速度，使用數字化檔案管理方法可以讓檔案信息變成更加詳細和便捷的數字信息，讓使用檔案的人可以快速作出決策。另外，數字化檔案也讓檔案的查詢變得更加簡單快捷，使用戶可以不用走出房間就能利用網絡找到需要的檔案信息，讓傳統的檔案管理庫成為檔案流動的控制中心。

（二）檔案數字化建設促進檔案管理工作更加規范

有一個完善的制度可以讓計算機檔案管理的數字化建設工作變得更加規范化，提升數字化建設的效率，在最大的程度上避免問題的產生，同時也可以對參與建設的各方起到管理與約束的效果，讓計算機檔案管理工作人員可以更加專心于檔案管理數字化建設的工作。嚴謹全面的規章制度還可以在檔案發生丟失或損毀時有一個公開的處理辦法，建立問責機制，幫助計算機檔案管理工作的數字化建設變得可靠性更高，從根本上提升檔案管理數字化建設的使用效果。

（三）檔案數字化建設能夠保護檔案原件

傳統的檔案管理工作需要人工進行檔案的收集、整理和管理，工作量不僅大，還很難提升工作效率[2]。在檔案進行數字化建設之后，我們就可以對檔案進行自動化處理，使檔案信息可以被保存在網絡之上，做到檔案信息的實時性。

當原件被掃描錄入信息庫之后，我們就可以對這個檔案的信息進行多次利用，通過數據共享可以實現信息的多人同時使用，在有效提升工作效率的同時，也可以保證檔案原件不在使用的過程中出現損壞。將檔案信息數字化之后，我們就可以快速完成檔案的打印和整理，對于檔案中的信息，我們也可以利用相應的計算機軟件進行處理，很大程度上減少檔案管理人員的工作量，提升檔案管理工作的效果和效率。

（四）檔案數字化建設能提高檔案管理工作經濟效益

傳統檔案管理工作存在著資源浪費的情況，檔案的數量越多，需要使用的管理人員就會越多，需要的工作場地變得越來越多，這就導致檔案管理工作的工作成本變得越來越高。數字化檔案管理，將傳統的紙質檔案信息變成數字化信息，這些信息可以通過計算機進行讀取和儲存，在很大程度上節約了保管檔案的空間和時間成本，查閱檔案的時候，效率變得更高，還可以避免檔案重復的情況，從根本上提升檔案管理工作可以產生的經濟效益。

結束語：

綜上所述，在計算機檔案管理工作中進行檔案數字化建設是比較艱難的，需要做好長期戰斗的準備。這項工作涉及到與檔案相關的各項內容，需要對檔案進行標準化管理，提升管理水平，完善管理系統。相關工作者一定要直面工作中產生的各種問題與困難，積極尋找解決問題的方法，不斷提升自身的專業水平，讓自己的管理能力更強，我們要充分利用計算機在處理信息數據方面的優勢，讓計算機檔案管理可以為使用者提供更加人性化的服務，提升檔案的使用效率。

參考文獻：

[1]馮雪飛.計算機檔案管理的影響因素及控制措施[J].計算機產品與流通，2018（05）：13.

[2]徐漢林.數字化背景下計算機檔案管理探究[J].計算機產品與流通，2017（10）：22.