淺談電子檔案的管理和利用

包淑琴

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以檔案的實(shí)體管理為主，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作為現(xiàn)代管理手段所代替。電子檔案，是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。當(dāng)前，電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;做好電子檔案利用

1加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

1.1? 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案多為紙質(zhì)檔案，由于檔案工作的特殊性，在管理與存儲(chǔ)過程中，存儲(chǔ)占用空間大，保存成本高。檔案管理人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間，進(jìn)行手工收集、整理、保管、編研和向利用者提供服務(wù)。一般需要大量的人財(cái)物力才能夠更好地保管，而且還不可避免地存在損壞的風(fēng)險(xiǎn)。然而，計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，把檔案保存到檔案系統(tǒng)中，不用擔(dān)心檔案受到自然環(huán)境破壞，也不用擔(dān)心因?yàn)槿藛T翻看破壞資料完整性，還節(jié)省了存儲(chǔ)空間，減少相關(guān)單位的用紙量。信息化檔案管理不再需要大量的人力進(jìn)行維護(hù)、管理，減少了檔案工作人員整理與裝訂檔案的時(shí)間，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)約了人力成本，提高了工作效率。

1.2? 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足工作的多樣化需求

隨著社會(huì)的進(jìn)步以及工作的需要，越來越多的使用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足這一需求。電子檔案因?yàn)閷π畔⒈４娴亩鄻有裕鉀Q了使用者多樣化需求的問題。檔案利用需求的多樣性，與社會(huì)發(fā)展水平和人們生活的文明程度有著密切的聯(lián)系，隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作的服務(wù)對象和檔案利用需求都會(huì)發(fā)生變化，表現(xiàn)出一定的動(dòng)態(tài)性，加強(qiáng)電子檔案的管理，有利于滿足這一多樣化需求。

1.3? 加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，資源信息實(shí)現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對海量信息的快速篩選。電子檔案的應(yīng)用管理，為檔案使用者提供高質(zhì)量的服務(wù)，這就要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的最大社會(huì)效益。

2加強(qiáng)電子檔案管理的利用

2.1? 使用權(quán)限的審核

電子檔案載體的保管人員、信息系統(tǒng)的管理人員、利用及維護(hù)系統(tǒng)的操作人員和利用者等。由于他們各自工作的性質(zhì)與責(zé)任不同，因而對其進(jìn)行使用權(quán)限的審核是十分必要的。

2.2? 完善制度

制度是在長期的工作實(shí)踐中，立足于“趨利避害”的原則，逐漸形成的具有高度習(xí)慣化、成熟化的規(guī)范條例。完備的制度規(guī)范，是工作體系得以高效運(yùn)行的基礎(chǔ)之石。電子檔案管理工作雖然有著眾多方面的優(yōu)勢、長處，但并非盡善盡美。因此，完善電子檔案管理制度，發(fā)揮制度的驅(qū)動(dòng)力、約束力，才能保障電子檔案管理工作的有序、安全開展。就電子檔案管理工作而言，行之有效的管理制度，需要從源頭入手，一步步理清工作程序，確保制度覆蓋到電子檔案管理的各個(gè)角落。電子檔案信息的搜集、整理、甄別、篩選、鑒定、統(tǒng)計(jì)、入庫、保管及更新等一系列流程，需要對應(yīng)權(quán)限的工作人員進(jìn)行操作。電子文件與電子檔案要相互統(tǒng)一起來，提高電子檔案管理的科學(xué)性、合理性。

2.2? 安全管理

電子檔案在管理工作中，安全問題須臾不可忽視。在一定程度上而言，電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更高。信息時(shí)代，某些不法分子出于各種不良目的，利用計(jì)算機(jī)病毒等，對電子檔案進(jìn)行攻擊。電子檔案一旦受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，損失巨大。為此，在具體工作中，應(yīng)嚴(yán)格將電子檔案系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)相互隔離。在日常的工作中，要對電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)置出相應(yīng)的權(quán)限。獲得權(quán)限的管理人員，方才能夠?qū)n案系統(tǒng)進(jìn)行操作。注重審核工作，在每次操作完畢后，系統(tǒng)應(yīng)反饋信息，以做到回溯可查，責(zé)任落實(shí)、具體至個(gè)人。電子檔案要“動(dòng)”起來，管理工作不能一成不變。為了確保檔案管理的安全，管理人員應(yīng)開展不定期的更新和備份，提高檔案信息存儲(chǔ)的安全性。

2.3? “雙套制”模式

電子檔案在管理工作中，出于技術(shù)、設(shè)備和人員操作等方面的因素，均可能會(huì)發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事件。而一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)事件，檔案信息的完整性將受到程度不一的影響。為此，為了最大限度保障檔案信息的完整性，實(shí)施“雙套制”管理模式顯得十分重要。檔案管理工作中，隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案取代紙質(zhì)檔案是時(shí)代的必然趨勢。然而，并非所有的檔案信息均轉(zhuǎn)換成電子化、數(shù)字化的形式，某些重要檔案、特殊檔案，保留其紙質(zhì)檔案意義重大。實(shí)施“雙套制”管理模式，可對重要檔案、特殊檔案分門別類的進(jìn)行管理。管理人員需要具備扎實(shí)的專業(yè)技能和突出的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)，方才能夠游刃有余的開展檔案管理工作。此外，“雙套制”有選擇性、差異性，不是所有的檔案資料均同時(shí)提交保存。為了優(yōu)化配置資料，提高工作效率，需要對檔案的屬性、類型及重要性加以區(qū)分。

3結(jié)語

當(dāng)前，在日常工作中，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)逐年遞增的現(xiàn)象，對于電子檔案的管理工作成為檔案管理部門面對的一個(gè)重要課題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強(qiáng)和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案。

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