對信息時代的電子檔案管理的探討

李鐵釵

摘要：在信息時代，電子檔案成了一個新產物，并逐漸取代了原始紙質檔案，它也是人們辦公的重要組成部分。然而，電子檔案的出現給檔案管理帶來了一次全新的挑戰。為了加快電子檔案管理的進程，就要詳細探討信息時代下的電子檔案管理。文章首先分析了信息時代的電子檔案管理的必要性，并就信息時代電子檔案管理工作存在的一些問題展開詳細的討論，最后針對加強信息時代的電子檔案管理提出合理的建議。

關鍵詞：信息時代;電子檔案管理;管理制度

一、引言

隨著信息時代的來臨，收集和分析信息數據變得更加重要。基于這一形勢，企業開始逐漸摒棄以往的數據處理和應用模式，在檔案管理工作中，原本的紙質檔案被電子檔案所取代，為檔案的應用與管理提供了諸多便利。但是電子檔案是由計算機系統記錄形成的，主要是利用計算機磁盤等設備進行存儲，管理方法明顯不同于傳統紙質檔案管理。因此，企業在開展檔案管理工作時，檔案管理者要清楚的了解電子檔案和這種檔案管理中會遇到的一些問題，從而有效的管理電子檔案，促進企業實現可持續發展。

二、信息時代的電子檔案管理的必要性

1、時代發展的必然要求

進入21世紀以來，計算機技術和信息技術得到快速發展，在人們的日常生活與工作中被廣泛的應用，信息化已成為我國社會發展的必然趨勢。在這種大環境下，企業的檔案管理工作在開展的過程中就要想保持高水平、高效率，就要遵循時代發展要求，利用電子檔案以達到信息時代的檔案管理要求，使信息數據的收集效率和利用水平得到進一步提高，促使檔案的服務水平也得到明顯提高。

2、電子檔案的應用優勢

與傳統檔案對比來看，電子檔案在管理和應用中所具有的優勢是無可比擬的。第一，在管理工作中，電子檔案管理主要是要求管理人員能借助計算機技術和信息技術來收集和整理檔案信息，同時還要建立起電子檔案數據庫，不僅使檔案管理效率得到提高，而且還能減輕檔案管理人員的工作壓力;第二，在檔案管理工作中，檔案信息一旦有變動發生，電子檔案管理工作可以對檔案信息進行隨時的添加以及做出相應調整，使檔案的完整性得到保證;第三，電子檔案管理工作更便于檔案的使用，在使用的過程中要避免遺失、損壞等問題出現而對檔案管理工作的順利開展造成不利影響。

三、信息時代電子檔案管理工作存在的問題

1、不完善的電子檔案管理體系

電子檔案管理工作需要較強的專業性，所以對信息技術的應用水平就有很高的要求。但是在實際的電子檔案管理工作中，利用信息技術和網絡技術易受外部因素的干擾。所以，必須要有完善的電子檔案管理體系。如今，很多企業至今都沒建立完善的電子檔案管理體系，沒有認識到電子檔案管理工作的重要性，以至于企業的檔案管理人員沒有樹立起正確的管理理念，也沒有正確的管理態度，仍在采用傳統的管理方法開展電子檔案管理，其管理效果不佳。不僅如此，不完善的電子檔案管理體系還使檔案管理人員在工作中缺少了一定的約束力，出現電子檔案管理工作上的嚴重失誤，導致管理水平下降。

2、信息技術的應用水平低

我國已進入到信息時代，檔案管理工作采用的一個必要方式就是電子檔案，信息技術的應用對電子檔案管理顯得尤為重要，由于電子檔案涉及大量的數字化檔案信息內容，所以必須要利用信息技術實行輔助管理。而實際的電子檔案管理過程中，因信息技術的應用不到位，所以很多檔案管理人員沒有掌握相應的信息管理技術，并且自身的系統操作能力也沒有得到進一步強化，再加上落后的硬件設備，最終使電子檔案管理工作無法順利開展。

3、電子檔案管理人員的素質低

檔案管理人員要想做好電子檔案管理工作就要有較高的專業素養，能夠對計算機網絡技術和信息技術進行熟練的運用，對檔案信息加以收集、整理和分析，還能對電子檔案管理系統熟練的操作。目前，很多企業都存在電子檔案管理人員素質不高的問題，因不具備電子檔案管理的專業素質，所以就影響到電子檔案管理工作的質量。

4、有待提高電子檔案的真實性

開展檔案管理工作時，電子檔案的真實性將對其產生直接影響，檔案如果出現了虛假信息，必將會影響到企業的發展。盡管電子檔案具有不易丟失的特點，但是管理人員應用計算機技術能對檔案信息進行隨意的更改，管理人員如果在操作方面有失誤產生，那么檔案的真實性就受到影響。因此，為了企業的發展必須要確保電子檔案的真實性得到提高。

四、加強信息時代電子檔案管理的建議

1、建立完善的電子檔案管理體系

企業要重視電子檔案管理工作，建立完善的電子檔案管理體系，讓管理人員對電子檔案管理工作的重要性有更深入的了解，更好的開展電子檔案管理工作。此外，在一個完善的電子檔案管理體系中，不能缺少完善的管理制度。因此，要求企業必須建立健全電子檔案管理制度，并對企業電子檔案管理工作的管理人員的操作行為以及具體的工作流程加以規范，保證企業的電子檔案管理工作可以有序開展。

2、加強信息技術的應用

企業在電子檔案管理工作中，要借助于信息技術去收集信息資料。企業要注意在電子檔案中加強應用信息技術，有效利用信息技術和系統，將這些先進的信息技術合理的運用到電子檔案管理中，這對于提高管理人員的工作積極性以及檔案管理的質量均能起到重要作用。

3、建立信息時代的檔案管理人員隊伍

電子文件在信息時代得到日益發展，所以檔案部門要對檔案管理人員加大培養力度。以多種渠道引進專業的管理人員和技術人員，而且要保證檔案管理工作的從業人員思想好、素質高、有較強責任心。從另一方面來看，還應該開展專業培訓，主要是提高現有檔案管理人員的現代科技知識掌握程度和他們的電子技術水平。隨著檔案管理工作的深入，對檔案管理人員有了更高的素質要求。檔案工作的現代化與管理人員的原有知識水平有直接關系，還與他們補充及更新知識的速度息息相關。基于此，檔案管理部門當前的首要任務就是及時對檔案隊伍結構單一以及過多保管型人員的現狀進行改變，力求建立一支全新的檔案管理人員隊伍，即：結構合理、素質高。

4、電子檔案的真實性得到提高

在信息時代，電子檔案的真實性是電子檔案管理工作中的一項重要內容，同時也是發揮電子檔案應有作用以及服務水平得以提升的有效途徑。企業應該對檔案的真實性不斷加強管理，在對檔案信息數據進行收集前，為了檔案信息的真實性得到充分保證，企業就必須對信息技術合理應用，以便擴大檔案信息數據的來源，還要對信息進行認真甄別，從根本上促進信息的真實性得到提高。此外，在電子檔案管理工作的進行中，檔案管理人員應保證自己的操作嚴格遵照了電子檔案管理的規范要求和相關流程，同時對檔案的細節進行著重管理，最終才能得到真實的檔案信息數據。

結語

通過上述分析可知，信息時代下的電子檔案已經被廣泛應用，它本身就具有紙質檔案所不具備的優勢，并且完全符合時代發展的需要。為此，要加強對電子檔案的管理，同時找到信息時代電子檔案管理中的問題，制定出合理的解決措施，使電子檔案發揮出更大的價值。

參考文獻：

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