秘書事務性工作的處理技巧探析

李萬軍

摘要：秘書工作自古有之，在現代社會中，職業秘書的工作也越來越重要。在社會發展的新時代，職業秘書要積極主動適應社會發展的新常態、新狀態，不僅要提高自我的綜合素養，更要在實踐工作中，掌握一定的事務處理技巧，只有這樣才能更好地勝任本職崗位，發揮出職業秘書的作用和價值。

關鍵詞：職業秘書；事務性工作；處理技巧

一、秘書的定義

秘書主要是指黨和政府機關、企事業單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位，是各級領導機關及領導人員的參謀和助手，主要職責是協助決策，承辦業務，做好行政工作。近年來，秘書在現代企事業單位中所發揮出來的作用和價值越來越大，我國職業技能鑒定部門結合秘書的特點，對秘書職業的等級進行了職業等級劃分，即總體分為初級秘書、中級秘書和高級秘書等三類。

二、秘書事務性工作的內容

首先，綜合服務工作。綜合服務類是秘書事務工作的重要內容，如做好日常后勤服務、做好各種會務等。其次，文書處理工作。秘書要具有一定的文字功底與寫作能力，因為在實際工作中，文書管理工作在秘書的工作內容中占有相當大的比率。因此，文件的起草、撰寫、合同擬定和單位工作規章制度的制定基本都是由秘書人員完成，這也是事務性工作的重要內容。再次，輔助工作。秘書人員作為領導的助手，具有輔助管理的職能，幫助領導進行辦公室事務的管理，幫助領導進行內外部管理事務，這也是現代秘書工作中不可或缺的工作內容。最后，接待工作。日常工作中，秘書從業人員會有大量的接待工作，如接待來賓，安排來賓的住宿飲食及領導交辦的其他臨時工作任務。

三、工作中存在的問題

（一）信息傳遞不完整

秘書在日常工作中最常見的一項事務性工作就是向下向上傳遞各種信息，信息傳遞是否正確、是否完整直接關系到工作成效，甚至會直接關系到系統內部的人際關系，因此，作為秘書從業人員必須要正確的認識到信息傳遞的重要性。在實踐過程中，一些秘書從業人員在信息傳遞的過程中，常常會出現信息傳遞不正確、不完整的現象。例如會前，忘記通知會議召開的主題和要求，給領導撰寫講話稿時，秘書起草的文稿始終不能令領導滿意。

（二）工作渠道不暢通

工作渠道暢通對于秘書崗位來說十分重要，只有渠道暢通才能更好地收集到各種信息，有利于推動工作的開展。在現實過程中，一些秘書從業人員的工作渠道不暢通，在日常工作中，無法收到需要的各種信息資源，直接影響到了事務性工作的開展。

（三）工作疲于應付

工作疲于應付也是現代秘書在事務處理工作中常會出現的狀況。一些秘書從業人員在工作中面對大量的工作事務，整天都會疲于應付，焦頭爛額，工作十分累且質量不高，常常會出現各種錯誤，人也處于身心疲憊的狀態，這是秘書從業人員在工作中最常見的現象之一。

（四）增強工作原則性

一些秘書從業人員在日常工作中，對于工作的原則性把握不強。例如，秘書會經常性接觸到一些機密性的工作，掌握一些機要性的文件。在日常工作中，如果泄漏出去將會造成嚴重的后果，在實踐過程中，少數秘書不太注重自己的保密意識，保密觀念不強，無意之間對外泄露出了一些信息，給工作帶來了較大的被動性，讓工作開展陷入到尷尬的境地。

四、秘書事務性工作的處理技巧

技巧是一種工作的方式和方法，它是在實踐工作中總結出來的，是在實踐工作中提煉出來的，掌握工作的技巧，才能更高效穩妥的處理好工作，達到事半功倍的效果；反之，不掌握好工作技巧，常常會事倍功半，費時費力，得不償失。秘書是組織系統內部的重要的崗位，秘書從業人員的日常工作也十分繁重，事務多且雜，因此掌握一定的工作技巧，能夠更好地推動秘書工作的開展，更加有力地推動好自己的工作。

（一）準確分析領導意圖，傳遞正確信息

秘書工作職責中的一項重要的工作內容就是向其它部門和工作人員傳遞領導的工作指示和安排，起到承上啟下的作用。在承擔該項工作時，作為秘書要準確的分析領導的意圖，傳遞出正確的信息，才能更好地實現這一目標。在現實狀況下，很多秘書從業人員在傳遞信息的過程中，常常會出現信息傳遞不準確，信息傳遞不完全等現象，造成這一現象的主要原因就是沒有準確分析領導的意圖，因此，傳遞出來的信息就不完整。如何準確分析領導的意圖，首先就要對領導交辦的事情有全面地了解，只有全面了解后，才能掌握住事情的完整狀況，其次對領導交辦的事情，要抓住核心的關鍵點，只有核心關鍵點抓住了，要點掌握了，信息傳遞時才能準確。最后作為秘書從業人員必須要有大局觀，要能夠從全局的角度去思考問題，去分析問題，只有這樣才能更好地傳遞出正確的信息。

（二）學會溝通尊重，建立暢通的工作渠道

秘書從業人員在日常工作不僅要向其他部門和員工傳遞領導交辦的工作，同時，還需要將其它部門和員工的一些工作上的需求向領導反饋；這就需要信息暢通。因此，作為秘書從業人員必須要建立暢通的工作渠道。如何建立暢通的工作渠道，關鍵就是要求秘書從業人員能夠與其他部門和人員建立良好的工作關系，做為秘書從業人員要能夠正確對待自我的工作職能，科學定位自我的角色，不能越俎代庖，在于領導相處的過程中，秘書是下級，要為領導服務。在和同事們的相處過程中，要保持平等的心態，和諧相處，要積極融入到團隊中去，和團隊一起面對各種問題。在傳達領導的指示時，要講究科學的方法，切不能自認自己是領導身邊的人，肆無忌憚，要能夠根據實際情況，準確定位自己，更好地完成各項工作任務。同時，作為秘書從業人員要能夠從他人的角度出發去看待問題，能夠從全局的角度出發，去分析問題，并注重溝通的方式方法和語言，學會運用正確的語言和方式進行有效溝通，才能更好地傳遞和掌握各種信息，更好地推動工作的開展。

（三）學會輕重緩急，提升工作的質量和水平

秘書從業人員的日常事務較多較雜，很多事務很小且煩瑣，工作量大且雜，很多秘書從業人員在日常工作中，常常會感到每天都很累，總有忙不完的事情需要去做，但是就是沒有什么成績，看不到成績，造成這種現象的原因源于諸多方面，其中最重要的一點就是秘書從業人員的在處理日常事務過程中，沒有學會輕重緩急，工作的質量和水平不高，眉毛胡子一把抓，因此，效率不高，錯誤較多，影響到了工作的質量和水平，工作累且不出彩。所以，對于秘書從業人員來說在日常工作的過程中，每當工作繁重，事務多的時候，必須要學會輕重緩急，急事急辦，重要的事情重點辦，對待日常工作確立好工作辦理的優先級順序，才能更好地推動工作。

（四）堅持原則，嚴守工作職業操守

秘書這一職業在日常工作中常常會涉及或接觸到系統內部很多機密的工作或是系統內部重要的信息，一旦泄露出去會造成嚴重的影響；因此，秘書從業人員在日常工作的過程中，必須要嚴格遵守秘書從業操守，不斷提升自我的綜合素質，對于涉及機密的工作內容或事務，嚴格保守秘密，做到知而不言，謹慎從事，只有這樣才能更好地勝任秘書崗位，在本職崗位上干好工作。

隨著社會的快速發展，市場經濟體制環境下，現代秘書職業的要求和標準也越來越高，作為秘書從業人員必須加快自我的修養，不斷提升自我，努力掌握處理事務的工作技巧和方式，才能更加高效的從事好秘書的崗位工作。本文對秘書事務的工作技巧展開了探討，總結歸納了秘書事務性工作的特點和重要性，歸納和分析了當前秘書在處理事務過程中常見的共性問題，同時，結合存在的問題，提出了準確分析領導意圖，傳遞正確信息、學會溝通尊重、建立暢通的工作渠道、學會輕重緩急，提升工作的質量和水平、堅持原則，嚴守工作職業操守等具體建議意見，對于幫助秘書從業人員正確處理好日常事務，更好地發揮出秘書的作用和價值。

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