鐵路建設項目檔案驗收工作的有效策略

孫 燕

(中鐵十八局第一工程有限公司，河北 保定 072750)

1 工程概況

某鐵建項目起點標段為DK230+789.63～DK275+695.83，該項目線路總長為44.906 km。工程中主要包含了1座站場旅客通道、4座框架涵、1座框架小橋、1座框架中橋、2座橋梁共計42.729 km、區間路基為0.627 59 km、內黃站站場路基共計1.550 km。2座橋梁分別長26.886 km及15.842 km，無砟道床為89.26 km，制架梁共計1 281孔，2處雙線箱梁制存梁場。由于該工程中所包含內容較多，為了增強項目竣工驗收效果，本文將對鐵建項目的檔案驗收工作進行分析探討。

2 鐵路建設項目檔案驗收流程

1)明確鐵建項目檔案驗收申請流程。

2)準備好迎檢材料。參與匯報材料準備的單位有建設單位、施工單位和監理單位，不管是哪個單位所提供的材料，務必保證材料數據準確、內容全面。

3)明確現場驗收程序：①以充分了解項目實際概況為基礎，對檔案管理工作中所存在的問題進行分析；②驗收工作的組長負責安排具體的驗收工作內容；③驗收組長提出驗收工作要求，成員討論具體分工。

4)對項目現場進行查看，以便更好地掌握項目的管理、建設情況，對施工過程中出現的問題進行嚴格控制。

5)案卷抽查。一般來說案卷抽查數量方案有兩種。一種是少于等于100卷，另一種為大于100卷的。驗收時依照項目的批復文件對施工過程中的各個階段進行抽查。重點的抽查項目為主體工程形成的文件、質量評定文件、隱蔽工程文件、重要的協議及合同等，并根據抽查結果來判定檔案是否規范、系統、準確、完整。

3 鐵路建設項目檔案在驗收過程中出現的主要問題

3.1 項目檔案工作組織管理問題

國內鐵建單位對于項目檔案管理普遍存在著不重視的現象，或者為了應付相關部門的檢查，鐵建單位口頭上很重視，實施起來卻列在其他工作之后。特別是建設單位在簽訂合同或者協議中，沒有對檔案工作的開展提出相應的要求，或者合同文件中針對檔案管理工作的要求雖然比較詳細，但實施的時候并沒有嚴格遵守合同約定，使得檔案管理工作成為一紙空談。

3.2 項目檔案完整性問題

項目檔案的完整性較差，具體表現為類目設置不合理；沒有設置設備檔案；沒有設置科研檔案類目；照片等特殊形式的檔案缺失；甚至有些部門根本沒有針對特殊形式的檔案立卷歸檔；沒有對項目開工報告附件進行歸檔；分項目工程的數量不全，部分工程資料明顯缺失。

3.3 項目檔案準確性問題

在對鐵建項目檔案資料進行驗收的時候，準確性較差一直是比較突出的問題，另外還有些分項目文件資料沒有按照規定進行簽字和蓋章[1]；質量檢查、工程檢查以及驗收檢查等標識項為空白狀態；竣工時間和預期時間不統一、質量驗收記錄和竣工報告不統一等問題。項目檔案資料的準確性如果得不到切實的保證，那么就不能對工序施工的合規性提供證明，更無法為整個項目質量提供保證。

3.4 項目檔案系統性問題

項目檔案缺乏系統性，最為明顯的就是檢索工具編制問題。

1)案卷撰寫規范性較差，導致項目檔案的編目存在嚴重的不準確問題。

2)針對檔案管理的情況統計不夠準確和全面，甚至有很多單位針對項目檔案都沒有建立相應的臺賬，針對項目檔案的數量、管理人員和管理機構等也沒有進行相應的統計。

3)項目密級問題，有些單位對項目檔案管理規范理解的不夠透徹，沒有按照規定劃定密級，或者檔案定密后沒有設置相應的解密方法，對沒有密級的文件隨意設置定密行為，使得后續的檔案管理工作難度大增，同時也給檔案應用工作造成了阻礙。

3.5 項目檔案安全性問題

部分項目建設單位內部沒有設置專門的檔案管理庫房，或者已經設置檔案管理庫房，庫房面積達不到檔案存放需求，管控措施不夠到位，檔案裝具沒有達到相應的要求，檔案庫房、辦公用地和檔案閱覽室沒有相互獨立開來。還有些建設單位，在管理檔案的時候沒有設置專門的庫房，項目檔案也分散保存在各個部門，針對分散的檔案沒有建立相應的臺賬進行管理，大大降低了項目檔案的安全性。

4 加強鐵路建設項目檔案工作的幾點建議

4.1 加強組織領導，提升管理水平

國家針對鐵路項目檔案管理工作下發了相應的文件，文件明確規定了鐵建項目開展中的各方責任，同時還提出必須加強檔案組織管理，及時建立項目檔案工作制度體系、文件材料控制體系以及檔案工作網絡體系等，要求相關部門必須綜合考慮檔案項目管理工作的實際特點、工作技能要求、專業學歷等多方因素，配齊相應的工作人員，完善檔案管理部門的結構，同時提高檔案管理隊伍的穩定性，從企業內部形成領導重視、制度完善、工作認真的局面，確保檔案管理工作順利有序完成[2]。

4.2 重視收集，強化資源建設

作為和鐵建項目檔案管理工作相關的各類單位，必須嚴格按照相應的標準規范，按照檔案歸檔范圍收集檔案，提高項目檔案文件資料的完整性。另外，為了提高鐵建項目檔案資料管理的有效性，將完整的項目檔案交付給檔案維管部門或者檔案使用部門，作為建設單位即使對檔案進行了移交，也需要保留檔案案卷目錄，并且保存移交手續和清冊，切實提高鐵建項目檔案的完整性，方便通車運營后更好地對鐵建項目進行維管，同時為鐵建項目后續的養護提供科學的依據。

4.3 充分發揮檔案考察的實效作用

正式開工前需要進行技術交底工作，通常來說，技術文件材料的交底和技術交底工作同時進行。作為建設單位不僅要制定各項規章制度，還要制定相應的業務規范，理清各個部門的工作職責，明確所有工作人員的工作任務，做好相關材料的收集，準確填寫相應的表格，特別是監理單位必須擔負起檔案管理工作的審核職能，對所有的材料都必須進行簽字和蓋章，保證材料文件的有效性，杜絕代簽、漏簽現象，將檔案最原始的依據作用充分發揮出來。

4.4 提高檔案管理規范化程度

建設單位應該嚴格按行業要求對項目檔案資料進行整理，檔案管理部門應發揮自身專業性，提前介入，嚴格進行把關，并且為其提供專業的指導，進一步提高檔案管理工作的水平。所有的文件必須按順序排序，所有的文件信息必須準確分級，所有的檔案案卷題名必須清晰擬寫，只有這樣才能將檔案應有的價值充分發揮出來。

4.5 加大投入，提高檔案安全性

首先建立并完善檔案管理制度，同時還要制定檔案借閱和檔案應急預案制度，選擇專門的用房作為檔案管理庫房，檔案管理庫房、檔案閱覽室和辦公用地必須相互獨立，合理設計庫房面積，確保庫房面積可以滿足未來10年檔案數量增長，檔案借閱制度如圖1所示。如果因為條件有限不能做到檔案管理庫房、檔案閱覽室和辦公用地相互分開，檔案管理庫房和檔案借閱地點也要盡量隔離開，提高檔案管理的安全性。加大人力和物力的投入，并且配置必要的設備，完善庫房方管控措施，定期對相應的運行設備進行檢查，并且做好詳細的記錄，確實提高鐵建項目檔案資料的安全性。

圖1 檔案借閱制度流程

5 結束語

總而言之，在鐵建項目施工中檔案驗收是非常重要的工作。項目檔案工作的建立和項目建設施工同時進行，為了保證鐵建項目檔案資料的準確性和全面性，建設施工單位應該將檔案工作納入到日常管理工作中來，同時完善檔案管理人才結構，明確工作人員責任，確保鐵建項目的檔案管理工作有序推進和開展。

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