基于電力企業(yè)檔案應(yīng)用管理的研究

趙雪岑

本文基于電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀深入分析，提出相應(yīng)的管理對(duì)策，對(duì)基于電力企業(yè)檔案應(yīng)用管理具有一定的現(xiàn)實(shí)應(yīng)用效果。

一、電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

目前，在電力企業(yè)檔案管理工作中尚未形成高度重視檔案的濃厚氛圍，“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的現(xiàn)象并不鮮見。一方面是檔案設(shè)施建設(shè)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后，難以充分滿足檔案管理需求;另一方面檔案管理人員積極性不高，滿足于單純的程序化工作，把檔案管理歸為檢查、裝訂、歸檔、集冊，缺少創(chuàng)新熱情，使得企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)機(jī)械化和低效化。

（一）檔案管理模式落后

檔案管理存在兩種模式：一種是等待其他部門形成檔案資料后，檔案部門再統(tǒng)一收集和保管，這是目前很多電力企業(yè)檔案部門沿襲下來的做法。該模式對(duì)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展很不利，因?yàn)橛行┢髽I(yè)員工對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案意識(shí)淡薄，常造成歸檔不及時(shí)和檔案遺失現(xiàn)象。另一種是檔案部門在檔案資料形成初期就介入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中，有意識(shí)地指導(dǎo)檔案文件的生成，并積極監(jiān)督檔案資料的形成、整理、收集和歸檔過程，將末端控制改為全過程控制，以保證檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，但能夠開展該種管理模式的企業(yè)檔案部門還比較少。

（三）人員配置不合理

在電力企業(yè)檔案管理中，不僅要完成檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、編研等日常工作，還要處理檔案資料的借閱、查詢、維護(hù)等事項(xiàng)，可以說工作量很大。由于檔案工作人員數(shù)量有限，而且不少人身兼數(shù)職，除了應(yīng)付日常工作以外，很少有時(shí)間精力鉆研和學(xué)習(xí)新技術(shù)，這導(dǎo)致熟練掌握和應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段的人員匱乏，也使得電力企業(yè)檔案信息資源未得到充分開發(fā)利用，要解決檔案資源開發(fā)利用問題必須先解決人員配置難題。

（四）檔案服務(wù)較為單一

檔案服務(wù)水平是衡量電力企業(yè)檔案管理質(zhì)量的重要標(biāo)志。隨著電力企業(yè)對(duì)外交往活動(dòng)的日益頻繁，對(duì)企業(yè)檔案服務(wù)能力提出了更高要求，然而現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案服務(wù)形式過于單一，只能提供借閱、檔案資料初步編研這樣的服務(wù)形式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、日常管理、企業(yè)決策等對(duì)檔案服務(wù)提出的多樣化需求，而且現(xiàn)有服務(wù)也往往是被動(dòng)提供的，在主動(dòng)提供服務(wù)方面仍然存在很多不足。

（五）檔案開發(fā)利用不足

檔案開發(fā)利用是檔案管理的終極目的，許多電力企業(yè)也建立了數(shù)字檔案館，檔案管理系統(tǒng)能與企業(yè)各部門系統(tǒng)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、管理功能，但是數(shù)字化檔案各項(xiàng)功能并未得到充分利用，部分功能可能尚在開發(fā)之中，還有些功能還不夠完善無法使用。況且，檔案信息化本身就是一項(xiàng)有始無終的進(jìn)程，需要不斷開發(fā)、建設(shè)和應(yīng)用，決不能停下來坐享其成，在信息化過程中有這樣的想法會(huì)使企業(yè)檔案信息化成果很快落伍。

（六）現(xiàn)代技術(shù)利用率低

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，企業(yè)檔案信息化成為發(fā)展的必然趨勢，由此造成檔案數(shù)據(jù)量急劇增加，但沿襲自傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的一套模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息化管理的需求 。而要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，電力企業(yè)檔案部門就必須轉(zhuǎn)變“重管理，輕服務(wù)”的觀念，充分利用現(xiàn)代技術(shù)為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，然而如何開發(fā)先進(jìn)的平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，對(duì)于許多電力企業(yè)來說仍處于彷徨、觀望、等待之中，缺乏實(shí)質(zhì)行動(dòng)的結(jié)果就只能繼續(xù)沿襲過去的檔案管理模式。

二、提升電力檔案應(yīng)用管理能力

（一）強(qiáng)化設(shè)施建設(shè)。做好檔案服務(wù)的前提是完善的基礎(chǔ)設(shè)施、豐富的檔案信息資源，缺乏這些條件的支持必然是緣木求魚而求之不得。為此，電力企業(yè)應(yīng)持續(xù)保障檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，一方面要不斷完備硬件設(shè)施和信息化設(shè)備，另一方面要擁有安全可靠、兼容性強(qiáng)的管理平臺(tái)。為支持海量數(shù)據(jù)資源的存儲(chǔ)和整合，需創(chuàng)新數(shù)據(jù)庫技術(shù)，以推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營價(jià)值鏈的流動(dòng)。只有重視企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中每一份成果的數(shù)據(jù)檔案，才能引導(dǎo)企業(yè)做出正確的營銷決策。在大數(shù)據(jù)背景下，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)是提升企業(yè)檔案分析的精準(zhǔn)度以及提高檔案管理效率和質(zhì)量的重要途徑。

（二）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)，要提升電力企業(yè)檔案服務(wù)能力首先要有正確觀念的引導(dǎo)，為此必須轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，用科學(xué)的觀念指導(dǎo)檔案服務(wù)。目前，許多電力企業(yè)檔案部門服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，歸根到底是“重管理，輕服務(wù)”的觀念作祟，所以要摒棄這種落后的觀念，牢固樹立為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)、為企業(yè)日常管理服務(wù)的思想。為用戶服務(wù)就不能固守被動(dòng)服務(wù)的方式，而應(yīng)主動(dòng)提供用戶所需的服務(wù)。為在思想上重視，檔案部門應(yīng)加大對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)的力度，而檔案管理人員也必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)和提高認(rèn)識(shí)，樹立檔案管理以用戶為中心的服務(wù)觀念，并以提升用戶滿意度為工作目標(biāo)。

（三）把握現(xiàn)實(shí)需求。只有精準(zhǔn)把握用戶需求，才能為用戶提供針對(duì)性強(qiáng)且滿足其需要的服務(wù)。電力企業(yè)檔案部門的用戶是工作在不同部門的廣大員工，他們對(duì)檔案的需求是不一樣的，例如生產(chǎn)技術(shù)部門通常對(duì)科技檔案服務(wù)有需求，而財(cái)務(wù)部門主要對(duì)會(huì)計(jì)檔案有需求，而且這些部門對(duì)每一類檔案的具體要求在不同階段也有差別，所以檔案部門應(yīng)根據(jù)不同用戶的需求提供服務(wù)，這樣才能做到有的放矢。為此，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)用戶需求的分析，并在了解用戶需求基礎(chǔ)上為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。通過盡力滿足用戶的需求，檔案部門不僅展示了自身的服務(wù)特色，還能從滿足需求進(jìn)化到創(chuàng)造需求，進(jìn)而利用需求驅(qū)動(dòng)更好地提升服務(wù)效能。

（四）轉(zhuǎn)變管理模式。傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案資料形成以后再移交檔案部門統(tǒng)一保管，由于缺乏對(duì)檔案形成全過程的監(jiān)管，無法保證檔案資料完整性和系統(tǒng)性，因而必須對(duì)檔案管理模式進(jìn)行變革，讓檔案管理貫穿于檔案資料形成全過程之中，使每個(gè)部門、每名員工都成為檔案管理的主動(dòng)參與者，為此檔案部門應(yīng)提出檔案移交的規(guī)范化要求，避免檔案移交超時(shí)、不完整、格式不對(duì)等現(xiàn)象出現(xiàn)。為更好地保障檔案質(zhì)量，檔案部門應(yīng)認(rèn)真分析現(xiàn)行服務(wù)流程是否存在不足，只有將檔案服務(wù)流程與企業(yè)各部門業(yè)務(wù)流程充分融合、緊密銜接，才能保證服務(wù)的順暢和高效。

（五）注重資源整合。檔案資源是檔案服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，擁有豐富、優(yōu)質(zhì)的檔案資源才能提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，因此必須加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。在電力企業(yè)檔案管理過程中遇到的主要困境是：一方面存在信息資源浪費(fèi)和信息孤島現(xiàn)象，另一方面是企業(yè)各部門信息系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)和信息匱乏，例如，電力企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行的信息系統(tǒng)有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、95598系統(tǒng)、調(diào)度管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、結(jié)算系統(tǒng)等，因此必須對(duì)現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行整合，使信息資源能夠得到充分開發(fā)和高效利用。

（六）強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作者是檔案工作中最積極、最能動(dòng)的因素，要提高電力企業(yè)檔案服務(wù)水平，必須建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案人才隊(duì)伍。為此，通過以下途徑提升檔案隊(duì)伍素質(zhì)：一是引進(jìn)人才，尤其是既熟悉檔案管理，又精通信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。二是加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。電力企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)及電力檔案特性，培養(yǎng)一批兼?zhèn)湫畔⒐芾怼?shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理的專業(yè)人才。三是建立人才激勵(lì)機(jī)制，應(yīng)在檔案人員管理工作中建立公平合理的績效考核機(jī)制，適度引入競爭氛圍，以激發(fā)檔案人員主動(dòng)性和創(chuàng)造性。四是建立合理的人才結(jié)構(gòu)，在電力檔案工作中需要不同類型的人才相互配合才能取得最佳服務(wù)效果，例如管理型人才、研發(fā)型人才、實(shí)操型人才的結(jié)合。

（七）形成文化氛圍。企業(yè)檔案文化是依托企業(yè)檔案信息資源、通過挖掘企業(yè)檔案中的文化內(nèi)涵而形成的有利于企業(yè)檔案管理、開發(fā)利用的文化氛圍，宣傳企業(yè)檔案文化，展示企業(yè)檔案影響力，可以使企業(yè)檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。建設(shè)電力企業(yè)檔案文化應(yīng)依托電力企業(yè)檔案工作，通過開發(fā)企業(yè)檔案文化產(chǎn)品，開展企業(yè)檔案文化知識(shí)講座等形式，推動(dòng)企業(yè)檔案文化發(fā)展，并融入企業(yè)文化之中，使企業(yè)員工充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性，從而與檔案工作者一道提升檔案管理水平和服務(wù)水平。