淺談檔案利用服務工作中的問題

丑小月

摘? 要：近幾年，我國檔案事業獲得了較大的發展，越來越多的人開始認識到檔案工作的重要性，除了必要的檔案收集整理內容外，還需要工作人員能夠做好檔案的服務利用工作，因為這關系著檔案服務的質量與效率，同時對于檔案價值的發揮具有重大的影響。只有做好檔案利用服務工作，才能進一步提高檔案資源利用率，使得資源進行有效整合，加強檔案事業的建設。然而，在實際進行檔案建設中，利用服務方面的問題還是很多，這就有必要進行深入分析。本文從其中的問題入手，提出了幾點建議，希望能夠為有關管理者提供參考。

關鍵詞：檔案利用;服務工作;問題

在如今檔案建設的過程中，往往要求工作人員能夠提高自身工作的認識程度，并且做好檔案利用服務工作，進一步提高檔案利用服務的水平。但是，由于一些因素的影響，還是會存在各種矛盾問題，這就難以推動檔案利用服務工作的有效開展。因此，為解決其中的矛盾問題，檔案管理者還要結合其中的主要問題，積極地采取有效的管理措施，以實現檔案資源結構的優化與調整，進而充分利用檔案資源，真正提高檔案利用服務水平，滿足實際檔案利用工作的要求，滿足社會公眾對于檔案資源利用方面的需求。

1 檔案利用服務中存在的主要問題

1.1 檔案資源建設與利用需求的矛盾

檔案利用服務工作的有效開展對于我國各個領域的發展都具有一定的影響。然而，在檔案利用服務工作開展的過程中，還是會存在一些問題。而檔案資源建設與利用需求之間的矛盾就是其中之一。現階段，很多部門的檔案資源結構體系還不完整、也不合理。對于一些檔案館而言，則比較缺乏城市建設、民生類的檔案。而且一些訴訟、學籍等專門的檔案也并未收進檔案館中，這就更難以滿足檔案利用的全部需求。因而，這就使得檔案資源建設和利用需求之間的矛盾越來越大，這就應該加以注意，并采取相應措施加以解決。

1.2 開放鑒定和利用需求之間的矛盾

目前，指導我們提供檔案利用的法律法規、規章、部門規定非常少，存在著很大的法律和政策缺失。現行主要依據的有關規定有《檔案法》第十九條、第二十條，可以說，規定非常宏觀，可操作性不強。以上條文規定：檔案一般應當自形成之日起滿30年向社會開放。檔案中涉及國防、外交、公安、國家安全等國家重大利益的檔案，以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認為到期仍不宜開放的檔案，經上一級檔案行政管理部門批準，可以延期向社會開放。利用檔案館保存的未開放的檔案，須經保存該檔案的檔案館同意。因此，在實際工作中，面對利用者提出的利用已進館并按照規定滿30年的應開放檔案時，仍需要斟酌、鑒定。尤其是當這些內容涉及人財物或者敏感、特殊問題但檔案不屬于保密范圍時，如何利用檔案成為我們面臨的難題之一，亟須開展檔案的開放鑒定。

1.3 檔案服務平臺與利用需求的矛盾

當然，利用需求方面，除了有以上問題外，和檔案服務平臺之間也存在著一些矛盾。具體而言，主要體現在以下幾個方面：首先，體現在網絡平臺問題上。由于檔案服務工作中需要使用信息平臺，而網絡信息平臺功能各異，往往在檔案服務利用工作開展的過程中，需要應用好多網絡平臺，一旦不能做好兼顧工作，這就難以及時的掌握最新的信息，使得查閱信息等方面存在一定的缺陷。其次，還體現在服務模式問題上。當前很多檔案館的利用工作都普遍存在調取檔案時間較長的現象，這就值得加以注意。最后，在檔案文檔服務方式上也會存在問題。雖然我國很多檔案服務中心已經建立了多種服務方式，能夠大體上滿足檔案資源利用這的需求。然而，一些工作人員缺乏經驗，服務利用工作方法比較單一，對于個別疑難問題更是難以做到有效處理。這就使得檔案服務平臺與利用需求的矛盾更為凸顯。

2 提高檔案利用服務工作質量的有效對策

2.1 加強檔案資源整合

為了進一步提高檔案利用服務工作的質量，解決其中的矛盾問題，就需要加強檔案資源的整合，促使檔案資源結構得到優化。這是基本的要求，同時也是有效的對策。為了達到資源整合的目的，還要注意以下幾點：一是要注意擴充檔案資源，保證檔案資源的種類多樣化，以便充分的發揮出社會服務功能。二是檔案資源的接收還要有特色，盡量收集全面，可以嘗試通過購買、捐贈、征集等方式來加強當那資源的建設，使得檔案資源更為豐富，盡可能的滿足人們的多樣化檔案需求，資源也能得到有效的整合。

2.2 建立完善配套的檔案利用制度

在檔案利用服務工作開展的過程中，還應該注意建立健全相關的檔案利用制度。這樣才能起到一定的指導作用，更好的推進各項工作的順利開展，進而取得令人滿意的檔案資源利用效果。特別是在建立檔案資料利用審批制度時，工作人員應該提高該工作的認識，不僅要簡化檔案利用的手續，又要讓檔案館工作人員有規可依，明確需要審批的利用方式、涉及檔案資料情況，利用審批的流程和權限，進一步優化流程，提高查檔效率。

2.3 加大軟硬件建設力度

要實現檔案數字化管理。檔案數字化管理利用，電子檔案的應運而生是現代化的標準，檔案工作要適應這種新的發展形勢，滿足計算機辦公條件下的信息接收、處理、存儲和利用，就必須有相應現代化的設備投入。與傳統檔案管理相比，紙質檔案電子化可以改善檔案管理和利用服務工作，能盡快適應信息時代的要求，因此需要盡快將現有紙質檔案通過掃描復制實現原文文件數字化，建立文件目錄和掃描后的電子文檔一一對應關系。要建設文檔利用知識庫。針對文檔服務中心工作人員服務技能存在的問題，要在總結以前文檔利用的理論知識和事實數據基礎上，建立“文檔利用知識庫”，將知識管理理念運用到文檔服務工作中，提高文檔中心工作人員對突發事件的處理能力。文檔利用知識庫主要包括文檔服務利用的政策和規定、文檔服務的工作流程和系統操作方法、館藏主要內容的分布、應對典型利用者的處置辦法等。

3 結束語

事實上，做好檔案管理的同時，還應該注重檔案資源的利用，加強檔案利用的服務建設，以滿足人們的資源信息需求。就目前而言，利用服務工作中仍然存在不少問題，尤其檔案資源建設、開放鑒定檔案服務平臺和利用需求之間的矛盾越來越大，并不能為人們提供優質的檔案利用服務。而為了提高檔案利用服務水平，工作人員就應該提高自身思想認識，加強先進管理技術的學習，促進資源的高效整合。同時，有關方面也要不斷完善檔案的利用制度，加大軟件與硬件設施上的投入，更好的促進我國現代化檔案事業的長遠發展。

參考文獻

[1]李文娟.淺談檔案利用服務中存在的問題與對策[J].辦公室業務，2018，No.290（09）：64.

[2]安新悅，孫慧玥.淺談法院檔案的服務利用工作[J].檔案天地，2017（9）：52-53.

[3]徐立軍.淺談基層檔案利用與服務工作[J].黑龍江檔案，2017（1）.

[4]劉媛.以工匠精神雕琢檔案——關于對檔案利用服務工作的幾點思考[J].辦公室業務，2017（24）.