紙質、電子文件共存狀態下的基層檔案管理

鄭雅文

摘? 要：如今隨著科學的不當發展和進步，越來越多的領域中發生了變革，其中辦公領域就是其中之一，尤其是基層部門跟隨著科技的發展中對檔案的管理進行了不斷地優化。檔案管理部門對電子文件歸檔進行了充分的應用，利用電子文件歸檔的方式對檔案信息進行歸檔處理，這種方式使得檔案的管理效率得到了很大程度的提升，同時檔案的管理質量也得到了一定的提升。但是經過調查可以發現的是，當前對檔案管理的現狀是紙質和電子共存，因此本文對當前紙質、電子文件共存的基層檔案管理的現狀進行了深入的探討。

關鍵詞：紙質;電子文件;共存狀態;基層;檔案管理

在如今的基層檔案管理中，普遍存在著紙質和電子文件共存的狀態。這就對檔案的管理方式提出了相應的要求，檔案管理人員應當積極地加強檔案管理方式的觀念轉變，提高檔案管理的工作效率，從而促進檔案管理工作的能夠取得更大的進步。在過去的傳統的紙質檔案的管理工作中對工作人員并沒有過高的要求，不過隨著科學技術的不斷發展，電子文件檔管理對檔案的工作人員卻提出了較高的要求，面對更加高要求的檔案管理工作，檔案管理人員需要掌握更加專業檔案管理的相關知識以及計算機的操作技能，這樣才能夠為電子文件電子工作提供力量，促進紙質、電子文件共存狀態下基層檔案管理工作的順利開展。

1 紙質文件與電子文件共存狀態對檔案工作的要求分析

電子文件檔案管理對檔案管理人員的要求會更高，其管理的力度也會更加嚴格，因此電子文件檔案的管理人員也就會面對更大的工作壓力。傳統的紙質檔案工作中，管理人員的壓力較小，管理人員在這樣的工作環境下已經對檔案的管理方式形成了固定的思維模式。因此在科技發展的現在，檔案管理人員的工作觀念卻仍舊停留在過去的工作形式中，并沒有將電子文件檔案當做是一種檔案文件的管理工作更加沒有對電子文件進行認真的歸檔。另外電子文件檔案對歸檔具有較高的要求，因此很多的檔案管理人員并不愿意承擔電子檔案的歸檔工作。

計算機系統是電子文件檔案歸檔處理工作中的重要工具，因此電子文件檔案的處理相比較紙質的文件檔案會更有難度。另外對當前檔案管理工作人員的年紀進行綜合的分析可以得出，很多的檔案部分中的檔案管理人員的年齡都偏大，這個年齡段的員工大部分都是沒有經過計算機培訓的，因此其計算機水平并不高，更加不愿意參與到電子檔案工作中，導致了電子文件工作不能夠順利的完成，即便是在電子檔案管理中出現了問題也不能夠得到妥善的處理。導致電子文件檔案的發展之路難上加難，因此想要紙質、電子文件檔案可以得到更好的發展，檔案部門應當積極的采取有效的措施。

1.1 轉變理念

對我國基層檔案管理工作開展形式進行調查發現，檔案管理工作處于傳統紙質文件與電子文件檔案共存狀態中。檔案管理工作人員不僅需要做好紙質檔案的歸檔處理，同時還需要做好電子檔案的歸檔處理，通過雙軌制的檔案管理模式，最終創建兩套內容相同的檔案文件。紙質文件屬于傳統形式的檔案管理模式，檔案管理工作人員的主要對象就是紙質檔案文件，其工作流程就是對紙質檔案文件進行歸檔處理，具體闡述就是文書檔案的結合點。常情況下，檔案管理部門的歸檔時間為一年一次，檔案管理工作人員處于被動式的工作狀態中，靜靜等待文書部門對檔案資料進行移交，此過程中檔案管理工作人員工作壓力并不是很大，而且工作難度也比較低。

電子文檔的歸檔處理與紙質文件歸檔處理有著較大的差異性，電子文件歸檔處理需要借助計算機技術的支持，檔案管理工作人員在此期間一定要避免對檔案信息資源的真實性和有效性造成損害。目前基層管理人員工作人員會應用計算機文件進行草稿制作，然后應用打印機設備對草稿進行打印。在此過程中檔案管理工作人員很有可能會忽略文件的存檔工作，一旦計算機發生故障問題，很有導致當心信息內容丟失?，F階段基層單位會將電子文件直接儲存在計算機的硬盤上，但只要是計算機的系統出現問題，電子文件就會消失。所以在實現電子文件歸檔的過程中，要注重指導業務的開展，還要協調好紙質文件歸檔的要求，保證電子文件歸檔工作的質量。

1.2 加強管理，建章立制

電子文件從形成到電子檔案的開發利用，中間經過很多環節，哪一個環節都可能影響電子文件歸檔，應盡快建立電子文件全過程的管理制度，明確各有關部門的責任要求，防止在分散狀態下發生信息丟失。由于計算機應用的推廣，辦公自動化的普及，即使是一個基層單位的電子文件也可能分布在文書、財務、人事、業務科室等各個部門，而各部門按照條條的要求，又各自有其獨立的管理規定。這就要求各部門在工作的全過程中都要支持、配合檔案管理人員做好電子文件的收集、整理工作，各有關部門應接受檔案人員的指導，按照電子檔案有關技術標準做好電子文件的維護、保存工作。

2 努力促進電子文件與紙質文件管理的良性互動

一方面來講，電子文件屬于新的檔案管理模式，因此這對傳統的紙質文件的管理方法會具有一定的影響，所帶來的變化是非常多的，因此應當積極地使用電子文件對檔案的管理方式帶動紙質文件管理方式的發展和改革。總體來說，紙質文件管理和電子文件管理之間的關系是相輔相成的，檔案管理工作者對紙質文件的管理會更加的熟悉，相反對電子文件的熟悉程度卻相對較少，因此即便是兩種管理方式之間存在著很多的不同之處，當是對檔案的管理內容和方法上卻存在許多相通的地方，因此很多紙質文件的管理思路對電子文件的管理具有一定的參考價值，促進電子文件的管理可以得到更好的發展。

3 結論

綜上所述，關于檔案的紙質文件和電子文件二者的共存狀態具有長期和動態的特點，因此檔案部門應當在做好傳統紙質文件的管理工作的同時，對當前科技發展給檔案管理帶來的新的電子文件管理方法做到努力的適應，積極的對電子文件進行收集、整理和歸檔工作，另一方面檔案管理人員應當積極的學習有關電子文件的相關技能，促進新形式下的檔案管理得到更好的發展。

參考文獻

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