檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中應用的分析

呂曉微

摘? 要：檔案是國家的重要信息資源，對社會的發(fā)展以及各個領域的科學研究工作具有非常重要的參考價值，隨著社會的不斷發(fā)展，檔案的現(xiàn)代化管理工作越來越重要。檔案管理原理是檔案管理的關鍵所在，對實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理有著至關重要的作用。即使檔案管理方式在不斷發(fā)生改變，但是檔案管理原理是根本，并不會隨著管理方式的改變而發(fā)生太大的變化，由此看來，只有全面掌握檔案管理原理，才能推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展和進步。本文主要針對檔案管理原理在檔案管理現(xiàn)代化中的應用進行分析探討，為檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞：檔案管理原理;現(xiàn)代化檔案管理;分析與應用

經(jīng)濟全球化發(fā)展進程在不斷的加快，世界各國之間的聯(lián)系越來越密切，這種形勢下，我國的經(jīng)濟得到了極大的發(fā)展，但是社會經(jīng)濟體系也隨之發(fā)生了一定的變化，對檔案管理的要求越來越高。檔案管理要跟進現(xiàn)代化的腳步，才能滿足社會日益增加的信息需求。而檔案管理現(xiàn)代化主要是改變傳統(tǒng)檔案管理模式，以更加科學合理的方式，滿足社會多方面的需求。在這個過程中，必須要將現(xiàn)代化管理理論加入到檔案管理中，結(jié)合檔案管理原理，實現(xiàn)檔案管理又好又快的發(fā)展目標。

1 檔案管理原理

1.1 標準化

標準化是檔案管理原理的一個首要原則，根據(jù)不同的標準可以將標準化管理原理分為基礎標準化、技術標準化以及管理標準化三種?；A標準化指的是根據(jù)大眾化的指導進行檔案管理。技術標準指的是應用各種先進的技術手段進行檔案管理。管理標準化則是指以安全、高效的方式管理檔案，不越邊界。

1.2 統(tǒng)一化

無論是哪一種檔案管理方式，其根本目的都是在于保護檔案，將檔案信息作用和價值充分發(fā)揮。因此，必須要按照類別、順序進行統(tǒng)一規(guī)范化管理，確保檔案管理的合理性。統(tǒng)一化管理主要體現(xiàn)為以下三點：第一，管理規(guī)范統(tǒng)一，檔案管理具有規(guī)范性;第二，所有檔案管理人員都要進行統(tǒng)一管理，不能有任何的區(qū)別對待;第三，要隨著時代的發(fā)展進行創(chuàng)新，取代原有不合理的舊模式。

1.3 簡潔化

復雜瑣碎的管理模式只會增加檔案管理的難度和工作量，只有在保證不破壞檔案管理基本原則的基礎之上，將檔案管理的內(nèi)容簡潔化，才會大大提高管理工作的效率，工作人員的工作量也會減輕不少，管理的準確性也會有所提高。因此，簡潔化也是檔案管理的一個重點原理內(nèi)容。

1.4 通用化

為了避免在檔案管理的過程中出現(xiàn)過度復雜的管理操作，管理手段也要實現(xiàn)通用化管理，利用通用的技術手段在檔案的整理、標引以及保存工作中，有效提高檔案管理質(zhì)量，確保檔案管理工作能夠有序開展。

1.5 最優(yōu)化

社會在不斷的發(fā)展進步，科技得到了顯著的提高，取得一個又一個的突破，各方面的優(yōu)化提升成為一個焦點。檔案管理同樣需要實現(xiàn)最優(yōu)化，這就要以檔案管理人員本身的技術能力為基礎，不斷提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平，增強敢于創(chuàng)新的精神，才能實現(xiàn)檔案管理工作的最優(yōu)化。

2 檔案管理現(xiàn)代化的背景以及必要性

檔案管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展的必然趨勢，主要是指檔案管理者以現(xiàn)代化管理理論為基礎，使用現(xiàn)代化的管理模式和手段，利用先進的技術設備，對檔案的管理實現(xiàn)根本上的變革，實現(xiàn)檔案管理向智能化、現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變。社會經(jīng)濟在飛速發(fā)展，科學技術也取得了重大的突破，21世紀是信息化時代，計算機網(wǎng)絡技術被廣泛應用在社會的各個行業(yè)領域中。在這種時代背景之下，對檔案管理現(xiàn)代化有著十分重要的意義。檔案管理可以通過網(wǎng)絡的形式實現(xiàn)信息的安全、高效傳輸，查閱所需信息更加便利，同時能夠改善檔案管理的環(huán)境，減少了檔案的存儲所需空間，可以存放大量的檔案資料。

3 檔案現(xiàn)代化建設的關鍵

3.1 系統(tǒng)管理

檔案管理現(xiàn)代化理論體系中所存在的核心實際上就是系統(tǒng)理論，要想真正的達到現(xiàn)代化管理的目的，就必須要相應的管理人員從以往陳舊的分割式管理措施之中完全脫離出來，利用一個更大的系統(tǒng)管理理論體系來管理，在這其中，要將整體性的觀念作為重要基礎，以此對整個管理系統(tǒng)加以管理。每一個區(qū)域都是整體總部門的一個構(gòu)成部分，只有采取系統(tǒng)工程的思想來對其進行管理，才能夠充分發(fā)揮系統(tǒng)內(nèi)每一個分支的價值，并且將之有機的融合，進而提高管理的工作效率。

3.2 加強對檔案管理的重視

各個地區(qū)要對檔案工作引起足夠的重視，將檔案管理工作進行認真嚴謹?shù)墓芾?。檔案工作的主要目的就是通過管理相關的檔案材料，為社會的經(jīng)濟、文化、產(chǎn)業(yè)、科學發(fā)展提供相關的資料與依據(jù)，進而為其發(fā)展提供服務。檔案管理的工作對象就是一系列的檔案，對檔案進行管理需要一套系統(tǒng)的方式與原則。只有加強對檔案的管理，對檔案信息資源進行大力的開發(fā)，才能夠節(jié)省相應的人力與物力，從而獲得更大的經(jīng)濟效益。

3.3 充分發(fā)揮外向功能與內(nèi)向功能

在執(zhí)行管理工作的過程中，其中所存在的一項原則就在于外向功能。外向功能本身就是某個部分對于社會做出的貢獻，因此，任何一個部門在指向管理工作期間，都必須要對于外向功能引起重視，保證外向功能之下的內(nèi)向功能能夠保持良好的運作。此外，檔案管理工作中還包含了服務性質(zhì)，這是檔案工作的核心價值也是其運行的基礎，在這方面，相應的管理部門也要對于外向功能加以靈活運用，保證檔案以及資料內(nèi)容能夠為社會作出貢獻。

3.4 整分合原理與反饋原理

有關管理學家曾經(jīng)指出，在對一件工作的完成進行詳細過程的了解之后，并且將其分成每一個小的要素或部分的前提下，對其進行適當合理的排列與組織，就能夠有效地提高工作效率。這就從某個角度也可以理解為，對事物的發(fā)展過程進行詳細了解就是了解整體的面貌以及其發(fā)展規(guī)律，將整體分解為各個部分或因素就是明確其在整體的功能與價值，適當組織就是按照事物科學的發(fā)展規(guī)律在滿足最大效益的前提下對其進行合理科學的排列組合。這也被稱之為"整分合原理"，從宏觀的角度上看有檔案室工作、檔案館工作、檔案教育科研等，為了將各自自身的職能最大程度的發(fā)揮，各級檔案管理部門會根據(jù)其自身的職責制定每年具體的工作目標。

4 結(jié)束語

綜上所述，在經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，檔案管理工作得到了社會各界的廣泛關注，檔案是重要的信息載體，無論是哪一種檔案，對社會的發(fā)展方向和重大決策都具有很大的影響作用。在進行現(xiàn)代化檔案管理的過程中，必須要結(jié)合科學的管理理論體系以及知識體系，充分發(fā)揮出其實用價值，根據(jù)檔案管理原理，共同推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展建設。同時要注意的是，在建立檔案管理現(xiàn)代化的過程中，必須要對檔案加強保護，保證檔案的真實性和準確性，只有真實可靠的檔案信息，才會為國家決策起到幫助作用。

參考文獻

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