辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

張艷秋

摘? 要：傳統辦公醫院檔案管理為紙質管理，紙質管理存在保存空間占地大和保存環境因素的雙重影響，所以醫院的檔案管理人員引進計算機信息技術，對檔案管理實行辦公自動化管理，將患者的基本信息輸入檔案管理系統就可進行快速查詢，本文以辦公室自動化檔案管理為背景，依據檔案管理自動化必然性和檔案管理存在的問題，有效提出辦公室自動化管路的建議措施，為醫院的檔案管理構建安全可靠的自動化檔案管理系統。

關鍵詞：辦公自動化;醫院;檔案管理

伴隨信息技術的升級，辦公室檔案管理從紙質文檔轉變為數字化文檔，醫院的檔案以數字化形態展現，醫院檔案管理人員依據自動化辦公的優勢快速查詢醫院的檔案記錄和記載內容，自動化管理系統有效整合醫院內部的檔案全部信息，自動化檔案管理系統可以對檔案進行科學分類，加強部門之間檔案信息轉換，自動化檔案管理雖然加快管理的工作效率，但也存在互聯網檔案管理的安全隱患，所以醫院檔案管理工作借助自動化系統的同時保障檔案網絡安全。

1 醫院檔案管理實現辦公自動化特點的必要性分析

基于辦公自動化環境，多數醫院針對自身管理理念、管理方式、管理目標等方面的不足進行了重新定位與改善。對于醫院檔案管理工作而言，理應結合時代發展趨勢，積極創新自身管理理念、管理方式等，以期迎合時代，實現高效化、自動化管理目標。從客觀角度上來看，辦公自動化在某些層面上結合了信息化管理技術、計算機管理技術等內容，初步實現了信息交互、資源共享的管理特點。與傳統檔案管理方式相比，基于辦公自動化的檔案管理方式具備管理高效率、高質量的特點。最重要的是，在信息化背景下，信息化技術水平以及辦公自動化程度儼然成為衡量醫院發展、核心競爭能力的關鍵因素。通過實現檔案自動化管理與信息化管理，不僅可以提高醫院整體管理效率，還可以規避傳統檔案管理誤差問題。

2 辦公自動化環境下醫院檔案管理要點問題及相關分析

辦公自動化醫院檔案管理遵循安全高效的原則，但是由于各個醫院之間信息技術水平的不協調，導致醫院檔案管理訊在諸多問題，自動化管理與傳統管理相比需要管理人員進行統籌規劃，合理部署自動化管理章程，有效運用到檔案管理建立患者與醫生之間的便利溝通紐帶。本文總結幾點關于自動化檔案管理存在問題及分析結論。

2.1 達到辦公自動化與醫院檔案工作一體化管理要求

現階段醫院檔案管理根據病患類別盡心有效劃分，很難實現辦公自動化與醫院檔案一體化的有機結合，醫院檔案管理現狀由單一管理模式轉變為綜合自動化管理模式，有效加強各部門之間信息轉換和交流。醫院的檔案管理工作要與時代技術進行接軌，實現檔案管理信息的整合提高檔案管理的全局性和高效性，高質量完成檔案管理任務。在管理的模式還是那個需要注意加強管理人員自動操作流程的培訓，嚴格遵守辦公流程推進醫院檔案一體化管理，實現檔案的真實性和有效性，在檔案資源共享上實現自動化信息交換，對待檔案管理上的技術不足加以改正。

2.2 實現規范化、標準化檔案歸檔目標

傳統的檔案管理以紙質檔案為主，電子檔案為輔形式進行檔案的綜合管理，但是紙質檔案存放給管理造成一定局限，電子檔案安全問題又制約檔案管理的發展，所以自動化醫院的檔案管理有效整合紙質檔案與電子檔案信息內容，檔案管理人員運用數字信息技術建立醫院檔案管理系統，有效提升檔案管理效率和檔案質量，同時借助信息結束平臺，利用自動化辦公軟件，對檔案信息進行規范標準化一體管理，滿足當前檔案管理存在的不足。此外，檔案管理人員要樹立誠實守信的管理遠側，避免出現檔案管理信息與實際不符的狀況。

2.3 實現醫院各部門之間的協調管理目標

辦公自動化檔案管理模式比傳統檔案管理模式更具備高效性，同時自動化檔案管理形成檔案的信息有效整合，將缺失信息和模糊信息進行填補，自動化管理規避人物操作帶來的失誤，為檔案管理工作提供快速準確查詢機制。有一點需要注意，醫院自動化檔案管理需要結合醫院內部多個部門的檔案資源進行集中化處理，如檔案部門需要與信息技術部門聯合協作，完成文件歸檔工作，缺一不可。針對于此，在構建自動化辦公系統的過程中，建議管理人員統籌規劃、合理部署，做好部門間的分配工作，確保檔案資源得以安全保存。

3 辦公自動化背景下醫院檔案管理工作措施及方向

為有效加強醫院檔案管理自動化升級，要對醫院檔案管理工作相關制度貫徹落實，針對檔案管理流程有效提升辦公人員自動化實操水平，從根本上保障檔案管理高質量、高成效、高速率的管理水平，介于此結合檔案管理的實際情況提出檔案管理的工作措施。

3.1 及時完善醫院電子檔案管理系統

為有效應對醫院健全的檔案管理系統，醫院應借助自動化管理軟件進行檔案的規范管理，醫院人員要積極完善構建檔案管理系統實現檔案的查找和存儲，自動化檔案管理系統可以有效掌握醫院內部患者的病例信息，確保醫療工作的順利開展。同時醫院也要加大對檔案管理資金的投入，建設兼容性強性價比高的檔案管理信息數據系統。

3.2 強化醫院檔案自動化管理效果

管理人員應該重點對醫院檔案自動化管理系統設施、軟件等加強管理，確保醫院檔案自動化網絡系統得以順利運行。其次，借助安全管理軟件提升醫院檔案自動化管理體系的安全管理效果，確保各網絡體系應用過程不受干擾，其次，在實行自動化管理過程中，檔案管理人員必須引入數據加密技術、攻擊檢測技術等，目的在于實時監測檔案自動化管理體系是否處于安全運行狀態。

3.3 提升檔案管理人員職業素質

作為檔案管理人員，必須時刻堅守自身的職業操守，明確醫院檔案管理工作要點內容，力求從多個方面進行強化管理。對于自身職業素質的不足之處，建議管理人員及時改善，盡可能地從根本上促進檔案管理工作的順利開展。與此同時，醫院領導人員應該加強對檔案管理工作的重視程度，最好將檔案管理工作納入到日常管理重點工作當中，全力確保醫院檔案管理工作的順利貫徹與落實。如此一來，醫院檔案管理工作辦公自動化水平勢必會得到全面提高。

4 結束語

總而言之，醫院檔案管理負責人員要加強自身自動化操作水平，從多層面多角度探尋檔案管理能力的提升，檔案管理人員要堅守對檔案內容的保密性，借助自動化技術有效提高醫院檔案的共享能力和信息交換水平，此外，檔案管理人員要深化檔案管理個人意識，對待自動化檔案管理流程清晰明了，醫院也要加強檔案管理人員的崗前培訓，有效提升醫院檔案管理工作的快速落實。

參考文獻

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