政務(wù)服務(wù)事項電子文件歸檔策略研究

莊穎

摘 要：在檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，可以有效提高檔案管理及利用效率。隨著我國檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，各級機(jī)關(guān)單位積極開展數(shù)字化檔案室建設(shè)。但是在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中，不可避免的會出現(xiàn)軟件和硬件方面的問題。這些問題可能會造成數(shù)據(jù)的泄露，更甚者會造成數(shù)據(jù)的損壞及數(shù)據(jù)的永久遺失。因此，必須進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的日常管理及維護(hù)，并對所使用的電子設(shè)備進(jìn)行維護(hù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng);數(shù)據(jù);維護(hù)

在新時代高度發(fā)展的電子信息技術(shù)影響下，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向著以信息化為基礎(chǔ)的電子檔案管理方向發(fā)展，不僅大大提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，也使傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)檔案保護(hù)工作困難情況得以改善。但是由于我國電子檔案管理事業(yè)處于起步階段，在電子檔案管理中存在著一些現(xiàn)實問題，給電子檔案管理工作的開展帶來了不利影響。

1 電子檔案管理中存在的問題

1.1 電子檔案管理人員的綜合能力有待強(qiáng)化

電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機(jī)應(yīng)用能力、信息化辦公能力等等。而在現(xiàn)階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機(jī)設(shè)備的操作能力都有所不足，這就造成了現(xiàn)階段電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量難以發(fā)揮，給檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了不利影響。

1.2 電子檔案管理中大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)不足

電子檔案管理的重要功能屬性之一就是通過大數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的永久儲存以及對檔案數(shù)據(jù)的全面分析，便于行業(yè)進(jìn)行檔案對比，以實現(xiàn)行業(yè)的最優(yōu)化選擇。而在現(xiàn)階段電子檔案管理中，還存在著檔案大數(shù)據(jù)平臺構(gòu)建不足的現(xiàn)實問題，不僅使電子檔案保存面臨著硬件設(shè)備損壞而發(fā)生檔案數(shù)據(jù)信息丟失的威脅，也使電子檔案管理中檔案信息分析能力無法發(fā)揮，沒有辦法實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的對比，因此給檔案管理工作的開展帶來了嚴(yán)重的不利影響。

1.3 在系統(tǒng)設(shè)施方面

當(dāng)前，計算機(jī)信息化技術(shù)的發(fā)展速度日益加快，導(dǎo)致計算機(jī)信息技術(shù)內(nèi)部的硬件與軟件系統(tǒng)設(shè)施，常常會出現(xiàn)無法相容、匹配不當(dāng)?shù)那闆r。因而，醫(yī)院在實行電子檔案的管理過程中，由于老計算機(jī)與新計算機(jī)之間存在著一定的系統(tǒng)差異，無法切實進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換與兼容，影響醫(yī)院內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的傳遞。在一定程度上，直接制約著電子檔案綜合管理系統(tǒng)的優(yōu)化及完善，難以為醫(yī)院各種醫(yī)療活動提供完整的數(shù)據(jù)信息檔案。

2 電子檔案管理工作的優(yōu)化建議

2.1 落實培訓(xùn)計劃，強(qiáng)化電子檔案管理人員的綜合能力

管理人員作為電子檔案管理工作效率和質(zhì)量基礎(chǔ)影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務(wù)就是建立培訓(xùn)計劃，通過高質(zhì)量的培訓(xùn)工作落實，對電子檔案管理人員的綜合能力進(jìn)行全面提升，例如信息化管理能力以及計算機(jī)設(shè)備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質(zhì)量的人員基礎(chǔ)，推動電子檔案管理工作的落實。

2.2 建立完善的檔案管理制度

要讓醫(yī)院檔案管理工作更加的科學(xué)化和系統(tǒng)化，就需要一個完善的檔案管理制度。一個良好的管理制度對檔案管理工作有著非常積極的促進(jìn)作用，建立一個科學(xué)的檔案管理體系，完善的檔案管理制度，也是保障整個醫(yī)院檔案管理工作向著系統(tǒng)化和科學(xué)化方向發(fā)展的重要保障。科學(xué)制度的建立要以法律體系作為基礎(chǔ)，將醫(yī)院實際黨員管理工作與法律體系相結(jié)合，制定出與醫(yī)院實際相符合的檔案管理制度，檔案管理制度的制定不是短期的事情，不是一蹴而就的，需要根據(jù)醫(yī)院的實際情況做出調(diào)整，不斷地完善檔案管理制度，才能夠讓檔案管理制度更好地為醫(yī)院的檔案管理工作服務(wù)，將檔案管理制度的作用充分發(fā)揮出來。制定一個完善的檔案管理制度要聯(lián)系整個醫(yī)院的實際情況，耐心地傾聽醫(yī)院上下所有人員的意見，將這些意見更好地收集起來為檔案管理制度的建立和完善提供重要的支持，也能讓檔案管理更好地為醫(yī)院各個部門提供幫助，讓醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)揮積極的作用。

2.3 建立檔案大數(shù)據(jù)平臺，保證電子檔案管理的功能得以完全發(fā)揮

大數(shù)據(jù)平臺建設(shè)是現(xiàn)代電子檔案管理的重要特征體現(xiàn)，是電子檔案管理功能完全發(fā)揮的保障。在電子檔案管理中，要建立完善的大數(shù)據(jù)平臺，對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行平臺數(shù)據(jù)的云端儲存，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長久保存。同時，也能夠通過大數(shù)據(jù)平臺對數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行篩選對比，為行業(yè)決策的落實提供數(shù)據(jù)分析保障，推動檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

2.4 構(gòu)建安全防范綜合體系

醫(yī)院的檔案資料所在管理部門，需要高度重視系統(tǒng)安全風(fēng)險的防范工作，先從人員安全防范的意識方面入手，加大宣傳教育力度，普及安全風(fēng)險識別及防范的相關(guān)常識，以避免不規(guī)范化的系統(tǒng)操作促使病毒侵入電子化的檔案資料管理系統(tǒng)內(nèi)部，影響系統(tǒng)安全、正常的運(yùn)行。還需注重系統(tǒng)的安全維護(hù)，聘請具備較強(qiáng)系統(tǒng)安全員定期維護(hù)電子化的檔案資料管理系統(tǒng)，做到及時識別、篩選、規(guī)避、殺除病毒風(fēng)險，控制系統(tǒng)安全風(fēng)險的發(fā)生率，提高醫(yī)院內(nèi)部電子檔案的管理系統(tǒng)整體運(yùn)行安全系數(shù)。

2.5 重視專業(yè)性的培訓(xùn)

由于醫(yī)院多數(shù)檔案資料相應(yīng)管理人員，在信息化科學(xué)技術(shù)及系統(tǒng)軟件的應(yīng)用操作能力上還有待于強(qiáng)化。對此，要求醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對這一方面工作予以高度重視，加強(qiáng)對這一方面管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)，主要包含著信息化科學(xué)技術(shù)、軟件系統(tǒng)、系統(tǒng)風(fēng)險識別及其防范、電子化檔案資料管理實操等相關(guān)知識、能力的強(qiáng)化培訓(xùn)，確保檔案的管理人員能夠具備較強(qiáng)的技術(shù)實操能力，掌握檔案資料電子化管理這一方面能力，確保此項工作高效完成。

3 結(jié)束語

檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)直接影響電子檔案的管理質(zhì)量和利用效率，使用和維護(hù)人員必須有較高政治素養(yǎng)和專業(yè)技能。在使用和維護(hù)過程中，需要注意硬件和軟件可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)泄露問題。同時，必須對進(jìn)行檔案系統(tǒng)訪問的密碼定時更新，保證檔案數(shù)據(jù)的安全。另外，檔案系統(tǒng)使用和維護(hù)工作人員，需加強(qiáng)專項培訓(xùn)，提高檔案工作人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)不斷更新?lián)Q代的大數(shù)據(jù)時代。

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