淺談大數據時代檔案管理工作創新

黃韌

摘 要：檔案管理工作不僅是將企業歷史數據進行整理和保存，更是企業進步和發展的重要參照依據，有研究者認為檔案管理工作在大數據的時代轉變下會變成檔案數據管理，事實上也是如此，信息技術的加入使檔案管理工作在工作程序上進一步創新。在當前信息化時代環境下，高度集成這一優勢讓檔案價值大大提升，發展信息化檔案管理已經成為當下的必然趨勢。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;工作創新

在信息化背景下，我國各個行業的檔案管理也面臨新的機遇和挑戰。特別是國有企業，檔案資料更加復雜，傳統的人工管理模式已經不能滿足其發展，只有結合先進的信息科學、大數據等技術，建立檔案管理的信息化、有效化，才能對于檔案信息資源進行自動化、科學化、合理化以及智能化的管理，從而提高檔案信息資源的運用率和工作效率，為大眾提供更加專業、完善的服務。

1 大數據時代的到來對檔案管理工作的影響

大數據時代，各行各業的工作都離不開對大數據的運用，檔案管理工作也是如此，檔案管理工作需要采用大數據技術對檔案信息進行處理。眾所周知，國有企業的發展離不開管理工作的完善，需要構建科學完善的數據庫進行科學化的管理，同時，要保證檔案管理規劃的清晰和機密性，且能夠靈活變通，以便于能夠隨時對檔案中的信息進行更新。大數據時代，檔案管理擁有了新的維護方式，會對人們的智力勞動進行全面有效的維護，從而保證相關人員的權益能夠受到有效的維護。使用大數據技術進行檔案管理時有一項變化十分明顯，就是工作效率得到了顯著的提高，工作人員也比以往更加仔細認真。但是還是有一些因素在干擾檔案管理工作的開展，主要是缺乏人力和財力等資源的投入。這些問題的解決都需要根據實際情況制定相應的措施，只有解決了這些因素的干擾，檔案管理工作才能走向信息化的道路，工作的效率才會得到進一步的提高。

2 大數據時代檔案工作的現狀

2.1 檔案管理方式不夠科學

雖然企業或者國有企業都制定了嚴格的管理制度和管理程序，但是由于管理方式的不科學，卷檔案及具體保管方式還是不夠嚴謹規范。例如檔案管理人員的管理方式太死板，不懂得變通，都說規矩是死的，但人是活的，管理人員應當根據不同情況隨機應變，科學管理。又如有的單位信息系統建立不夠完善，單位的檔案無法實現科學化和系統化管理，有的甚至對檔案管理部門不重視，從而造成人員的流失，經常進行人員更新、變動，導致檔案資料收集不及時，資料不完整，歸檔不規范，無法保證檔案管理質量。這些現象的發生都說明企業檔案管理部門應當要求相關責任主體一定要做到權責平衡的認知，對檔案管理部門多加關注，以科學的方式來進行檔案管理工作。

2.2 大數據管理技術遇到了難題

如今，國有企業的數據持續增加，大量數據的涌進為檔案管理人員帶來了一定的挑戰，并且檔案信息的安全性一直以來都是人們十分關注的一個問題，和以往的紙質檔案管理相比，如今的數據檔案管理難度更大。在大數據時代，很多檔案管理者還未掌握好大數據技術，現有的技術無法緊隨時代的需求，很多時候無法和傳統數據進行有效的鏈接。并且，如今各個國有企業都缺乏專業的檔案管理人員，以至于檔案管理工作還存在諸多問題。

2.3 檔案管理人員專業素養不夠

檔案管理工作是一項政策性、專業性強的工作，這就需求業務素質較強的專業人員來完成。而在日常的工作中，有許多單位與企業為了降低本單位的資金損耗，降低公司的運營成本，往往把檔案管理這個不認人注意的工作忽略，認為檔案管理工作簡單，安排的工作人員是臨時招聘或是一些毫無相關知識的員工，或者是公司退休的老員工，他們知識不專業，學習能力不強，接受新事物，新知識的能力也很差，而檔案管理在創新的前提下已不再是原來的簡單處理，它融入了大量的信息化知識，對于這些員工來說是一個困難，所以管理質量和管理效果也不容樂觀，有的單位還會出現檔案工作人員身兼數職，疲憊不堪。在這樣的情況下，檔案管理工作的規范性相對較差。檔案工作人員的不專業導致單位或企業的檔案管理工作質量下降，不能正常發揮檔案管理的重要性。

3 大數據時代檔案管理工作創新的可行性策略

3.1 推動檔案數據的開發和管理工作的有序進行

國有企業的檔案管理工作應該和當前的大數據時代發展的步伐保持一致，因此，在實際的檔案數據開發和管理時，應該擁有一定的創新意識，能夠融合一定的創新開發思維，樹立開放性和服務性的檔案管理理念，實現以往的檔案管理開發技術和大數據技術的統一，以便于能夠實現檔案數據的快速查詢，這樣才能保證檔案數據能夠發揮其應有的效用。同時，大數據技術歸根結底還是一種信息技術，因此，檔案管理也可以走向信息化的道路。雖然檔案管理走向信息化是歷史的必然，但是也不能生搬硬套其他行業的信息化管理道路，而應該根據自身存在的實際問題構建具有針對性的管理體系。這就需要根據國有企業自身的戰略目標來進行，這樣才能保證檔案管理工作不會違背國有企業的整體性目標，保證檔案管理工作的前進方向和國有企業的發展方向相一致。

3.2 要提高檔案工作者的業務能力

通過組織參加各類培訓，熟練掌握計算機操作，熟悉設備的使用方法和數字化加工系統，及時對當年歸檔檔案進行更新，制作形式各樣的檢索工具，縮短查找檔案的時間，提高檔案信息資料的利用率。檔案工作者還要堅持正確的政治方向和政治立場，提高制度管理意識，完善檔案管理制度、保密制度，加強對數字化處理后的檔案管理，以高度的責任感和事業心，完成大數據時代背景下的檔案管理工作。

3.3 強化檔案信息化管理建設工作

由于互聯網的快速發展，檔案信息化建設也要跟上相應的步伐。國有企業要想很好的發展，就要及時改變原來的檔案管理形式，以往的管理形式主要有以下幾方面的不足：紙質檔案繁瑣，并且不易保存以及不安全，因此，要對其進行及時完善，進而建立有效的信息化管理平臺。對保密性加以重視，并且要針對問題采取有效的方法加以解決，這就對管理人員提出了更高的要求，要對檔案管理進行及時的優化，確保其作用得到有效的發揮。對于國有企業而言，還應該按照具體的發展情況，對信息化技術設備進行重點關注，進而使相關設備能夠很好地服務于相應的工作，與此同時，還應該不斷健全其服務管理功能，進而確保信息傳輸的及時性、有效性，保證資源使用效率的最大化。

4 結束語

在大數據協同的情況下，文檔管理過程可以通過多臺計算機的配置來清理分工、組織和劃分，然后對其進行重組，可以供人使用，也可以直接查詢有用的信息。為了保證海量文件數據的長期安全性和可讀性，必須實現海量文件數據的長期安全性和可讀性。只有確保大量文件數據的長期安全性和可讀性，我們才能為單位提供更好的服務。對大規模數據的需求是全面的，只有更全面的數據價值才是最大的，才能實現資源的共享和互補，提高文件資源的實際價值。大型數據平臺的良好環境加強了文檔的開發，進一步提高了文檔的準確性。

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