提高老干部檔案信息化管理水平研究

杜曉靜 姚清華

摘 要：在如今的大數據時間背景下，檔案信息化管理已成為檔案管理工作的主要發展方向。老干部檔案作為其中重要的組成部分，其信息化水平直接影響著部門工作效率和利用率。本文從探討信息化建設在老干部檔案管理工作中的作用出發，分析目前該工作存在的問題及解決措施。

關鍵詞：老干部檔案;信息化;問題;措施

黨的十九大以來，黨中央高度重視老干部工作，習近平總書記在十九大報告中強調要“認真做好離退休干部工作”，為新時代離退休干部工作指明了前進方向，提出了更高要求[1]。因此，必須做好老干部檔案管理工作，采用現代信息化手段提升老干部檔案管理水平，積極推進老干部工作科學發展[2]。

1 信息化建設在老干部檔案管理工作中的重要作用

1）有利于檔案信息的保存。由于早期信息化水平不高、互聯網資源普及性差，老干部檔案基本以紙質檔案為主，反復查閱利用，容易發生磨損、缺失等現象，不利于長期保存，為檔案管理工作帶來了諸多不便。采用計算機技術、網絡技術對檔案進行數字化加工，將其轉化為數字化圖像、文字存儲在電腦等介質中，可有效節約保存空間，真正實現綠色化、無紙化存儲[3]。同時，數字化檔案可根據需要隨時復制，具有更加便利的特點，打破了傳統紙質檔案借閱歸還等繁瑣程序，還避免了人為涂改造假檔案行為的發生。

2）有利于檔案信息的資源共享。檔案信息包含了老干部的很多顯性個人信息，例如年齡、聯系方式等。老干部在退休后，檔案是辦理醫療保險、領取退休金、領取獎勵金、辦理戶口遷移的重要佐證材料，涉及部門不僅有本單位，而且有醫療保障局、公安局等。傳統紙質檔案管理模式，占用空間大、查閱速度慢，不能有效滿足工作需求。檔案信息化后，有利于有關部門在大數據環境中實現信息的共享與創新。當需要退休干部的詳細資料時，用戶可利用互聯網及大數據實現部門間的信息共享[4]，方便相關工作人員查閱和調取，同時為老干部和代辦人員提供便利，能夠有效提高工作效率。

3）有利于檔案信息的價值挖掘。許多離休干部是中國共產黨領導人民革命和建設的親歷者和參與者，其檔案中記錄的時間、事件比較具體，對于歷史研究具有較高的研究價值，檔案材料是這一特殊時期的歷史見證和重要資源。挖掘老干部檔案中的先進事跡對于推進社會主義核心價值體系建設，傳承老干部精神具有特殊的意義和作用[5]。將檔案信息化，有利于提高檔案信息的檢索效率、提升信息挖掘水平，提高相關工作決策的科學性和準確性[6]。

2 當前老干部檔案信息化管理中存在的問題

1）相關部門的管理人員對該項工作的重視程度不夠，認為部門的業務工作才是工作重點，對老干部檔案的管理工作未落實到日常工作中，檔案信息內容錄入程度化較低，比如學歷學位、專業技術職稱等[7]。

2）在信息化建設過程中缺乏統一的標準和規范，未能形成科學性、統一性的管理技術標準，對老干部檔案的分類編碼不完善、不統一，直接制約了信息的有效交流和共享。

3）部分檔案管理人員專業素質有待提升，工作人員對檔案信息化管理的理論知識、管理原則和細節掌握程度較低，專業知識薄弱，缺乏必要的系統化培訓，對檔案資料的收集、整理工作進展不到位，導致檔案信息采集、整理程度不高，最終影響信息化檔案管理的使用[7]。

4）對老干部檔案信息化建設的基礎投入相對較弱。一些部門對檔案管理的硬件設施保障力度不夠，一些部門采用版本陳舊的軟件管理系統，嚴重阻礙了檔案信息化管理的工作效率。

5）信息安全技術有待提高，電子檔案是以網絡平臺為載體，信息技術為支持進行傳遞和共享。必須加強網絡安全保障技術措施，才能增強老干部檔案信息的可靠性和安全性。

3 提高老干部檔案信息化管理水平的措施

1）完善老干部檔案的信息采集收集工作。檔案信息化管理中的基礎工作是信息的采集和收集工作，老干部檔案管理同樣如此。只有提升老干部相關信息的采集收集技術，才能保證后期管理工作的正常運行[8]。要制定定時收集、定時錄入信息工作制度，對新增老干部檔案信息及時更新，對遺漏信息或者不準確的檔案信息進行及時更正。要記錄好老干部曾經做出的貢獻、曾經取得的成績、專業特長，通過檔案資料將老干部的特長展現出來。可采用定時收集、補充收集、跟蹤收集和定向收集多種方式開展工作，以確保老干部檔案信息的完整性和真實性。

2）提升老干部檔案信息化基礎設施水平。檔案管理部門要加大財政投入力度，購置老干部檔案信息化管理所需的計算機、打印機、掃描儀等必需的硬件設備，為檔案管理人員提供高效安全的工作環境。同時對檔案管理軟件做好及時更新換代，要充分考慮軟件的運行、兼容性和共享性，保證管理軟件能夠在不同的平臺系統運行，提高軟件系統的使用效率和共享率。投入資金建設檔案管理室，確保室內的溫度、濕度控制在適宜范圍內，為檔案的儲存提供良好的條件。要做好電子檔案的存儲工作，定期對老干部的電子檔案進行備份，避免因硬件設施的損壞發生檔案信息丟失的情況。

3）加強老干部檔案信息化人才隊伍建設。檔案管理單位要重視人員培養，利用各級檔案管理部門的各類培訓、考察，加強老干部檔案工作人員的業務素質培訓，增強檔案工作人員的檔案管理與服務意識、拓寬視野、改善知識結構。要建立專業化的老干部檔案信息化管理隊伍，在進行人才招聘和引進時，應綜合考慮人員的專業技能、學位學歷，特別是老干部檔案進行信息化管理后，要及時引入計算機、網絡安全方面的專業人才，全面搭建檔案管理人才架構。

4）做好老干部檔案信息安全保障體系建設。一要加大硬件設施投入，可聘用專業網絡安全維護管理人員，排查當前安全保障體系中的漏洞并及時修正。定期升級各類檔案管理軟件，定期維護系統，從源頭上確保老干部檔案信息的安全;二要健全完善《檔案安全工作應急預案》等相關工作制度，日常工作中要嚴格遵守各項安全管理制度，按規程辦事;三要加大老干部檔案管理工作人員的安全培訓力度，增強工作人員的安全保密意識和法律意識，落實安全責任。

4 結語

高效的檔案管理是做好老干部工作的第一步，加快信息化管理體系建設、提升信息化管理水平對老干部檔案管理工作具有十分重要的作用。要提高重視、認真謀劃、做實做細，進一步提高檔案建設管理質量和工作效率，才能使老干部檔案管理工作更加規范，更好地為老干部服務。

參考文獻

[1]魏愛華.新時代開展離退休干部工作的新思路[J].奮斗，2019（07）：57-59.

[2]張維娜.新形勢下離退休干部檔案管理工作的優化措施[J].科技經濟導刊，2018，26（16）：192-193.

[3]方軍.基于網絡環境的干部人事檔案數字化加工流程設計[J].辦公自動化，2020，25（11）：51-54.

[4]曹燕紅.信息化時代檔案資源共享研究[J].蘭臺世界，2020（05）：95-97，100.

[5]李霄峰.做好老干部工作推動社會主義文化大發展大繁榮[J].中共山西省委黨校學報，2012，35（04）：95-98.

[6]張麗霞.老干部檔案管理信息化建設研究[J].城建檔案，2019（11）：30-31.

[7]辛虹播.新形勢下離退休干部檔案管理工作的優化創新研究[J].江蘇科技信息，2019，36（25）：33-35.

[8]武晶晶.做好新時期老干部檔案管理工作的體會[J].辦公室業務，2019（04）：30.

作者簡介

杜曉靜（1981-），女，漢，山東龍口人，科員，大學本科，臨床醫學專業，煙臺市疾病預防控制中心。

通訊作者

姚清華，女，漢，科員，煙臺市疾病預防控制中心。