探析專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化

郭美彤

摘 要：專業(yè)技術(shù)人員是企業(yè)單位進行發(fā)展和建設的中堅力量，是推動企業(yè)單位發(fā)展的重要保障況，做好專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作，并且引進數(shù)字化技術(shù)的科學應用，實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化，有助于保障專業(yè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)，從而有效促進企業(yè)單位的長遠發(fā)展。本文主要針對檔案管理工作中存在的問題，以及推動專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化發(fā)展的具體策略進行了詳細的探究和分析，全面確保專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù);檔案管理;數(shù)字化

人才資源是企業(yè)單位發(fā)展中急需的重要戰(zhàn)略資源，而且企業(yè)單位之間關(guān)于人才的競爭非常激烈，所以加強專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化具有很重要的價值意義。專業(yè)技術(shù)人員檔案能夠反映專業(yè)技術(shù)人員在不同階段不斷學習知識和獲取榮譽，以及能夠體現(xiàn)出專業(yè)技術(shù)人員的個人能力和專業(yè)技能等實際情況，通過數(shù)字化技術(shù)在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中的應用，有助于增強人力資源管理和實現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，從而有助于為企業(yè)單位長遠發(fā)展提供優(yōu)秀的人才資源保障。

1 專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化的重要意義

隨著科技的快速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中的應用較為廣泛，同時數(shù)字化技術(shù)的合理應用，有助于提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作效率，并且能夠有效整合和處理專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)及信息。隨著計算機技術(shù)的不斷創(chuàng)新和改革，在社會各領(lǐng)域中十分廣泛的應用，而數(shù)字化技術(shù)是計算機技術(shù)的分支，同時也具備一定的功能和優(yōu)點，在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中融入數(shù)字化技術(shù)的合理應用，能夠有效提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理效率，并能夠確保檔案管理工作效果和質(zhì)量。通過數(shù)字化技術(shù)的科學應用將檔案數(shù)據(jù)信息進行整合與處理，同時能夠快速統(tǒng)計和分析這些數(shù)據(jù)信息，便于管理工作人員收集和歸納大量的數(shù)據(jù)信息，有效縮減一系誒不必要的工作流程，而且大大改善了人工操作模式的弊端問題。實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化，有效促進企業(yè)單位人力資源管理的發(fā)展。

2 專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中的問題

2.1 專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)信息管理的安全問題

科技發(fā)展日新月異，信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)和事業(yè)單位檔案管理工作中具有十分可觀的發(fā)展前景，在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理中融入數(shù)字化技術(shù)的應用，有效提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作水平和效率，并且大大提升了檔案數(shù)據(jù)信息的分析和處理效率。但是檔案數(shù)據(jù)信息的安全問題一直是社會非常關(guān)注的重點問題，若是沒有及時針對專業(yè)技術(shù)人員檔案信息安全管理問題進行分析和處理，很容易引發(fā)一系列的新問題，尤其是有些不法分子和黑客會運用先進技術(shù)惡意攻擊企業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案管理系統(tǒng)，造成檔案數(shù)據(jù)信息的丟失和竊取，給企業(yè)單位會造成嚴重的損失。

2.2 專業(yè)技術(shù)人員檔案管理的資金保障問題

推動專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化發(fā)展需要大量的資金作為保障和支持，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員檔案主要是以紙質(zhì)檔案為主，關(guān)于紙質(zhì)檔案管理存在很多弊端，無法適應信息化時代的發(fā)展需求和檔案管理工作的內(nèi)在需要，所以只能使用計算機和掃描機將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成電子檔案，并結(jié)合專業(yè)的軟硬件設施的合理運用才能有效實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化。而實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理需要軟件和硬件設施的支持與使用，所以這些都是需要耗費大量的資金才能配備齊全。還有專業(yè)技術(shù)人員檔案管理人員也是需要定期參與專業(yè)知識和工作技能的培訓活動，也是需要一定數(shù)額的經(jīng)費作為啟動資金。同時為了促進專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化發(fā)展，也是需要單位領(lǐng)導者對檔案數(shù)字化加以重視，才能有效實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理。

2.3 專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理人員存在不足問題

隨著經(jīng)濟的蓬勃發(fā)展，大大推動了企業(yè)和事業(yè)單位的經(jīng)濟發(fā)展，促使經(jīng)營規(guī)模也在不斷擴大，吸引了更多的專業(yè)技術(shù)人員，但是專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作人員依舊存在人手不足的情況，還有就是新入職的工作人員還需要經(jīng)過一段時間的培訓和教導才能自己進行工作，同時對工作業(yè)務也不太熟悉，尤其是檔案管理學和數(shù)字化管理等方面的專業(yè)知識與技能還不熟練，對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作容易造成不良影響。而老員工本身的檔案管理工作任務量很重，加上機構(gòu)科室重組等情況的出現(xiàn)，導致出現(xiàn)專業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員檔案管理人員人手不夠的問題。這些問題若是不及時采取合理的方法加以解決，對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)會產(chǎn)生嚴重的影響。

3 專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化的發(fā)展策略

3.1 建立完善的專業(yè)技術(shù)人員檔案信息安全管理系統(tǒng)

專業(yè)技術(shù)人員是單位工作和發(fā)展的重要人力資源，加強專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理對事業(yè)單位人力資源管理具有十分重要的意義，所以需要結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的科學應用建立完善的專業(yè)技術(shù)人員檔案信息安全管理系統(tǒng)。首先需要通過信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)等先進技術(shù)和管理系統(tǒng)的合理應用，并結(jié)合事業(yè)單位人力資源管理和檔案管理實際情況建立信息安全管理制度，尤其是需要加強檔案信息安全管理系統(tǒng)建設，全面保障檔案信息數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

3.2 加強專業(yè)技術(shù)人員檔案管理人員的重視意識

在專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作中，事業(yè)單位領(lǐng)導者應當增強對檔案數(shù)字化管理的重視度和關(guān)注度，并讓各級管理層清楚意識到專業(yè)技術(shù)人員對單位發(fā)展的重要意義，同時認識到專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理對人才資源優(yōu)化配置的關(guān)鍵作用，尤其是需要加強專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作人員對數(shù)字化管理的重視意識，組織管理工作人員參與數(shù)字化知識和技能的培訓，不斷提升管理工作人員對專業(yè)技術(shù)人員檔案管理數(shù)字化的認知能力以及數(shù)字化技術(shù)的應用能力。同時需要加強培養(yǎng)管理工作人員的專業(yè)知識和工作能力，并且需要教導管理工作人員熟練利用數(shù)字化技術(shù)做好檔案文件、電子照片等資料的收集和管理工作，尤其是需要學習使用計算機和掃描機等設備，并做好紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變電子檔案的工作，從而有助于突破傳統(tǒng)檔案管理模式，有效提高專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)信息的分析與處理效率。

3.3 加快專業(yè)技術(shù)人員檔案管理云計算平臺建設

隨著企業(yè)單位的經(jīng)營和發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，所需要整合和處理的數(shù)據(jù)量也會隨之有所增加，為了有效提升專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理水平，加快專業(yè)技術(shù)人員檔案管理云計算平臺建設，充分發(fā)揮和利用云計算平臺具備的功能，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)單位各部門之間的信息傳遞和共享，尤其是能夠真正實現(xiàn)專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)信息的共享，有助于提升單位專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)字化管理的時效性和便捷性。云計算技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)存在一定的共同點，在信息化時代發(fā)展的背景下，加強數(shù)字化技術(shù)和云計算技術(shù)的有機融合，并充分利用該技術(shù)的優(yōu)勢，建立健全的檔案管理云計算平臺，通過設置操作指令能夠快速搜索和獲取檔案數(shù)據(jù)信息，能夠?qū)⑾鄳臄?shù)據(jù)信息第一時間傳遞給管理工作人員，有助于提高專業(yè)技術(shù)人員檔案管理工作人員的工作效率，并有效降低檔案管理工作人員的工作強度。

4 結(jié)語

綜上所述，專業(yè)技術(shù)人員檔案反映了單位人員參與培訓和學習進修等真實情況，在數(shù)字化技術(shù)廣泛應用的時代，信息安全問題是企業(yè)單位非常重視的問題，為了保障專業(yè)技術(shù)人員檔案數(shù)據(jù)信息的安全性和真實性，運用數(shù)字化技術(shù)應用構(gòu)建檔案安全管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢和作用，促使保障企業(yè)單位的健康發(fā)展。

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