新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理規(guī)范化研究

張利榮

摘 要：檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位管理工作體系中的重點，隨著單位改革事業(yè)的持續(xù)推進，對于檔案管理的重視程度也進一步提高，在深化單位管理改革方面的投入也有所增加。于是在新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位所承擔的檔案管理事務變得越來越復雜，于是需要開展規(guī)范化管理，改變以往檔案管理當中盲目無序的狀態(tài)，使得各項管理工作的實施都能夠服務于基層機關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展。單位在對辦公室檔案管理進行改革時，要牢牢把握規(guī)范化管理這一改進方向，同時注意順應新時代融入現(xiàn)代化的管理手段，保證規(guī)范和安全管理目標的達成。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);機關(guān)事業(yè)單位;辦公室;檔案管理;規(guī)范化

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位作為政府服務群眾和助推社會發(fā)展的重要載體，在政府職能轉(zhuǎn)變的背景之下，也需要走上一條改革創(chuàng)新的發(fā)展道路，充分適應如今社會新環(huán)境。辦公室檔案管理在單位當中占據(jù)突出地位，是滿足單位發(fā)展建設要求的重要內(nèi)容。檔案信息是單位在發(fā)展過程當中所累積的一系列檔案資料，是對單位活動的真實記錄，有著較高的參考與保存價值，還能夠為單位制定相關(guān)決策提供必要保證。新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理在不斷從創(chuàng)新改革當中找尋思路的同時，要明確規(guī)范化建設的方向，提出規(guī)范化管理的實踐方法，引導單位走上一條規(guī)范化發(fā)展的道路。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的重要意義

毋庸置疑，機關(guān)事業(yè)單位是國家長效發(fā)展以及民族振興的重要支撐與保證，本身承擔著服務群眾的重要職能與任務，所以機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展建設效果影響深遠。單位的發(fā)展和是否建構(gòu)了科學完善的管理體系存在著非常密切的聯(lián)系。檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位管理工作當中的一部分，在新時期背景之下要實現(xiàn)規(guī)范與標準化管理，從而充分體現(xiàn)出機關(guān)事業(yè)單位的職能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位是基層機關(guān)事業(yè)單位，承擔著服務基層人民群眾的責任，要更好的履行這一責任，就要抓好單位辦公室檔案管理，認清改革檔案管理模式的意義。通過推動檔案管理工作的長效實施，可以有效確保單位各項工作的順利推進，也能夠充分挖掘培養(yǎng)優(yōu)秀人，才讓單位員工的工作熱情能夠轉(zhuǎn)化成為持久的工作動力，并為單位的長遠建設貢獻力量。具體來說，通過對檔案信息進行深入分析，可以綜合掌握單位內(nèi)部員工的業(yè)務水平，單位部門領(lǐng)導對員工進行評價時，也能夠把檔案內(nèi)容作為重要依據(jù)，做好人員的合理調(diào)整與分配，確保單位的整體運轉(zhuǎn)效率。在這一過程中，員工可以得到激勵和督促，從而提高工作動力。要特別注意的是，在如今的信息化時代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法與當前工作要求相適應，需要引入信息化方法，在減輕員工工作負擔的同時，讓檔案管理工作適應新時代。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理規(guī)范化發(fā)展的策略

2.1 提高認識增加資金投入

新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的要求發(fā)生了很大的變化，工作難度也有所增加，在這樣的背景之下要推動檔案管理規(guī)范化，首先就需要從更新思想認識著手。領(lǐng)導要徹底破除傳統(tǒng)的思想觀念，在規(guī)范化管理方面投入更大的重視程度，明確規(guī)范化檔案管理，在單位整體建設和適應新時代發(fā)展要求方面的重大作用，并針對規(guī)范化檔案管理展開全面有力地宣傳，在單位內(nèi)部創(chuàng)設一個人人關(guān)注檔案管理，促進檔案管理規(guī)范化的良好氛圍，做好檢查以及督導工作，讓有關(guān)負責人員也在強烈責任感與規(guī)范管理意識的支持之下主動投身于實際管理工作。規(guī)范化管理不能夠停留在思想層面，還必須在實施工作當中堅決落實，于是單位需要在檔案規(guī)范化管理建設當中增加投資，嚴格依照規(guī)范化標準完善基礎設施建設，配備日益完善的檔案管理設備。在設備建設當中，既要有檔案管理中不可缺少的設備，如計算機、打印機、裝訂機、檔案柜等等，又要完善有關(guān)的安全設備，比如防潮箱、除濕機、滅火器。通過改善整體的檔案管理條件，能夠給規(guī)范化建設創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)條件，提供物質(zhì)以及精神層面上的保障。

2.2 用信息化推進規(guī)范管理

傳統(tǒng)的檔案管理方法用紙質(zhì)方式進行檔案信息的記錄和保存，在管理過程當中需要大量人力投入其中，不僅降低了實際管理效率，還影響到檔案資料的安全性更高，更給檔案管理規(guī)范化建設帶來了不良影響。滿足檔案管理規(guī)范化要求的重要措施就是引入信息化方法，通過打造檔案管理信息系統(tǒng)規(guī)劃，提高檔案管理在收集、整理、查閱、利用等各個環(huán)節(jié)中的便利性。隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的普及應用，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位要積極利用多方面資源，構(gòu)建完善化的信息化管理系統(tǒng)，并做好系統(tǒng)的規(guī)范化建設，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行信息化和電子化變革，增進各部門之間的關(guān)聯(lián)，為檔案的合理利用打好基礎，助推各個部門的協(xié)調(diào)發(fā)展。為了避免信息化管理過程當中出現(xiàn)信息丟失、安全漏洞等不良問題，必須針對該系統(tǒng)構(gòu)建完善化的安全保障設施，通過運用安全技術(shù)和配備專業(yè)技術(shù)人員的方式，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理當中不規(guī)范和不安全的情況，達成規(guī)范化管理的目標。

2.3 健全檔案規(guī)范管理制度

規(guī)范化管理必然要依靠制度的約束，這是檔案管理規(guī)范化建設的基礎和根本所在。所以新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位在把握檔案管理規(guī)范化建設方向的同時，要把規(guī)范管理制度建設作為根本。在制度建設環(huán)節(jié)，為了有效確保檔案管理符合國家要求以及單位的實際工作需要，首先要做好檔案法以及檔案管理辦法等法律法規(guī)的研究工作，明確國家對檔案管理的統(tǒng)一性要求，在此基礎之上充分考慮單位檔案管理的具體情況，制定出符合單位檔案規(guī)范化管理的規(guī)章制度。建成的制度必須滿足穩(wěn)定性、長期性與規(guī)范性這幾個條件，體現(xiàn)出制度的權(quán)威和約束規(guī)范作用。當然在制度建設的同時，還需要結(jié)合現(xiàn)實情況進行合理調(diào)整與持續(xù)完善，最大化迎合規(guī)范化管理的要求。另外在這一過程當中，還必須做好責任分工，完善組織機構(gòu)的規(guī)范性水平，確保每一個員工都能夠明確各自在檔案規(guī)范化管理方面承擔的作用和職能，的規(guī)范化落實。

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理對保密性、安全性和規(guī)范性有著很高的要求，所以給檔案管理者也提出了很高要求。對此，單位需要做好面向檔案管理者的教育培訓工作，引導他們通過參與培訓和自主學習的方法，提高檔案管理專業(yè)理論和業(yè)務實踐技能，進一步增進他們對于檔案規(guī)范化管理的認知，持續(xù)優(yōu)化知識和技能結(jié)構(gòu)，為單位的檔案規(guī)范化管理作出積極貢獻。單位在組織培訓工作的過程中需要建立規(guī)范化的培訓制度，對培訓目標、內(nèi)容、方法、考核等進行規(guī)范準確安排，這樣才能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案管理當中存在的不足，提高培訓工作的針對性。當然規(guī)范化的培訓機制也需要在具體實施當中進行動態(tài)調(diào)整。在對檔案管理人員進行培養(yǎng)時，還需要關(guān)注他們信息化素養(yǎng)以及職業(yè)道德素質(zhì)的培訓，引導他們建立正確的服務意識，讓他們運用更加規(guī)范化的服務模式，滿足差異化群體的檔案信息需求，促進檔案資源的合理化利用，為檔案管理規(guī)范化建設貢獻自己的一份力量。

3 結(jié)語

在當前形勢下，檔案管理規(guī)范化是檔案管理改革的必然選擇與根本方向，通過規(guī)范化的檔案管理建設，可以極大程度上提升單位工作的精細化水平，確保單位高效穩(wěn)定運作，為單位制定科學化的決策，步入科學發(fā)展道路打好基礎?；谝?guī)范化管理的作用以及必要性鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)事業(yè)單位要積極突破現(xiàn)有條件的不足，在基層建設當中綜合利用多樣化的資源，為現(xiàn)代化和規(guī)范化管理創(chuàng)造良好條件，并打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，讓檔案的規(guī)范化建設走得更加長遠。

參考文獻

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