如何做好事業(yè)單位照片檔案管理工作

張穎

摘 要：對(duì)于事業(yè)單位來說，照片檔案是檔案管理工作的重要組成成分，將照片檔案的收集保管工作做好，是完成整個(gè)照片檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。但是經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段許多事業(yè)單位對(duì)照片檔案管理工作的重視力度不夠，最終導(dǎo)致照片檔案管理工作停滯不前。本人將指出照片檔案管理工作的重要性，提出事業(yè)單位做好照片管理工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;照片檔案管理

國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人會(huì)在社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中形成照片檔案，對(duì)于事業(yè)單位來說，業(yè)務(wù)活動(dòng)的照片檔案具有較大的保存價(jià)值。事業(yè)單位在實(shí)際的管理過程當(dāng)中會(huì)形成許多文字類型的檔案，但是由于文字類型檔案的局限性，導(dǎo)致對(duì)許多業(yè)務(wù)活動(dòng)的表述不完整，照片檔案作為檔案中的一部分，可以有效的彌補(bǔ)文字檔案存在的缺陷。

1 照片檔案管理的重要性

照片檔案是國家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人在生活工作當(dāng)中直接形成的，以靜態(tài)攝影為主要反應(yīng)方式的，具有保存價(jià)值的歷史記錄。在許多事業(yè)單位當(dāng)中，照片檔案在實(shí)際的經(jīng)營管理以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)當(dāng)中都發(fā)揮著巨大的作用，并且隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，照片檔案在社會(huì)活動(dòng)中的重要性逐漸凸顯出來，憑借著照片獨(dú)有的特性，有效的記錄了企業(yè)在不同時(shí)期管理方面的變化和發(fā)展。

2 事業(yè)單位做好照片檔案管理工作的具體措施

2.1 規(guī)范事業(yè)單位照片檔案管理制度

事業(yè)單位在對(duì)照片檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)將國家檔案管理法律法規(guī)的內(nèi)容作為最根本的基礎(chǔ)，從而建立照片檔案管理的立卷，歸檔，保管，查閱以及銷毀的照片檔案管理制度。健全的照片檔案管理制度是照片檔案管理規(guī)范化發(fā)展的基礎(chǔ)，可以保證事業(yè)單位招聘檔案管理的規(guī)范化，所以在具體的制定制度過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國現(xiàn)有的檔案法，照片檔案管理規(guī)范等法律法規(guī)和相關(guān)照片檔案管理的規(guī)定，結(jié)合事業(yè)單位具體的情況，從照片檔案的收集，歸檔，保管，保密，利用，鑒定等方面進(jìn)行入手，進(jìn)一步完善照片檔案管理的制度。建立完善的事業(yè)單位招聘檔案管理規(guī)范制度可以對(duì)照片檔案進(jìn)行規(guī)律性管理，促使事業(yè)單位招聘檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

2.2 提高照片檔案工作的重視力度

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，照片檔案管理工作在事業(yè)單位當(dāng)中的重要性逐漸凸顯出來，所以各方面需要加強(qiáng)對(duì)其的重視力度，努力做好本單位的照片檔案管理工作。首先事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視照片檔案管理工作，從而提醒檔案管理人員能夠按時(shí)收集和整理照片檔案，同時(shí)還可以保證檔案管理人員提出的相關(guān)設(shè)備問題能夠得到有效解決，保證在照片檔案管理工作當(dāng)中的資金，設(shè)備等方面的支持。其次還需要事業(yè)單位各個(gè)科室對(duì)照片管理檔案工作的重視加強(qiáng)，從而及時(shí)收集照片檔案資料，在實(shí)際的工作當(dāng)中相互配合，將各個(gè)科室產(chǎn)生的照片檔案及時(shí)移送給檔案室進(jìn)行收集整理和歸納，有利于照片檔案的收集管理。最后事業(yè)單位檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)自身工作的重視，保證各類業(yè)務(wù)工作的照片都能夠及時(shí)進(jìn)行收集，收集完成之后及時(shí)將其進(jìn)行歸檔，保證收集歸檔工作的正常進(jìn)行，促進(jìn)視野單位的照片檔案管理工作朝著更深層次的方向發(fā)展。

2.3 做好照片收集工作

做好照片檔案的收集工作是照片檔案管理的重點(diǎn)之一，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)各部門，各科室形成的照片檔案的收集工作。在實(shí)際的收集過程當(dāng)中，可以通過各種方式各種渠道進(jìn)行，保證事業(yè)單位照片收集的完整性。首先應(yīng)當(dāng)注意照片檔案的真實(shí)性，只有保證了照片的真實(shí)性，照片檔案的真實(shí)性才能夠得到保證，從而保證所反映出來的內(nèi)容和形象符合實(shí)際情況，在之后的工作考察以及歷史研究當(dāng)中發(fā)揮相應(yīng)的作用。其次應(yīng)當(dāng)在收集的時(shí)候附有文字說明。照片檔案一般是由底片照片以及文字說明三部分組成的，其中文字說明是照片檔案管理當(dāng)中必要的組成部分，由于照片大多自身的局限性，所以一般情況需要借助文字對(duì)照片進(jìn)行補(bǔ)充說明，只有保證三個(gè)部分的完整性，才能夠?qū)⒄掌瑱n案的價(jià)值發(fā)揮到最大化。第三要保證收集到的照片檔案的質(zhì)量，盡可能選擇清晰，形象與主題內(nèi)容聯(lián)系密切的照片收集歸檔。最后要保證收集的照片檔案的內(nèi)容完整性。在實(shí)際收集照片的時(shí)候，需要對(duì)某一個(gè)重大事件，重大活動(dòng)，特定業(yè)務(wù)的成果等相關(guān)的照片收集齊全，從而保證照片檔案的完整性價(jià)值能夠得到充分發(fā)揮。

2.4 加強(qiáng)照片檔案的保管利用

在完成照片檔案的收集整理工作之后，還需要加強(qiáng)照片檔案的保管工作。照片檔案制成材料具有特殊性，他的保存要求比其他的檔案更高。首先要做好照片底片入庫之前的檢查，嚴(yán)格把控好照片檔案的入庫關(guān)，對(duì)所有的照片都要進(jìn)行掃描，并對(duì)其形成的電子照片檔案刻盤一并保存。對(duì)于已經(jīng)存在于庫中的照片檔案，工作人員要定期進(jìn)行檢查。其次要保證照片檔案到庫房溫濕度在合理范圍之內(nèi)。一般情況下，庫房的溫度需要控制在15～20攝氏度，濕度需要控制在50%～60%.同時(shí)還需要防止庫房當(dāng)中存在較多的灰塵，做好防光防潮，防有害氣體等工作。第三，要盡可能采用性能良好的檔案裝具，保證照片在裝錯(cuò)之后能夠立即放在相應(yīng)的箱柜當(dāng)中，而光盤則要放進(jìn)特制的裝具當(dāng)中底片則應(yīng)當(dāng)裝進(jìn)特制的底片袋當(dāng)中。照片檔案的保存價(jià)值主要在于利用照片檔案，在實(shí)際的工作當(dāng)中具有憑證性，依據(jù)性和廣泛交流的作用，只有做好了照片檔案的利用工作，才能夠使得照片自身的珍貴和歷史價(jià)值得到充分的發(fā)揮。在對(duì)照片進(jìn)行利用的時(shí)候，首先要開展主動(dòng)服務(wù)，樹立服務(wù)意識(shí)，盡可能為應(yīng)用者查找所需要的照片提供應(yīng)有的服務(wù)。其次要盡可能利用照片直觀、形象、真實(shí)的特點(diǎn)，盡快將其編輯成冊(cè)，舉辦圖片展，對(duì)照片檔案應(yīng)有的價(jià)值進(jìn)行宣傳。最后要將照片檔案與文書檔案進(jìn)行結(jié)合利用，依托網(wǎng)絡(luò)將掃描照片以電子文件的形式在網(wǎng)上進(jìn)行發(fā)表，進(jìn)一步提高照片檔案的利用效率。

2.5 提高人員的培訓(xùn)力度

保證照片檔案管理人員的綜合素質(zhì)是事業(yè)單位做好照片檔案管理工作的必要條件，所以應(yīng)當(dāng)努力提高工作人員對(duì)招標(biāo)檔案的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)水平，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育。事業(yè)單位要在照片檔案管理人員方面注入精力，盡可能保證照片檔案的管理工作人員都能夠熟悉的掌握事業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)際情況。其次，還需要保證照片檔案管理人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心，對(duì)工作人員進(jìn)行綜合素質(zhì)培養(yǎng)，為之后的事業(yè)單位招聘檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.6 增加設(shè)備投入

事業(yè)單位的招聘檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有良好的管理設(shè)備作為物質(zhì)保障。事業(yè)單位要想做好照片檔案管理工作，還需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視以及各科室的配合和支持，盡可能加大照片檔案管理的設(shè)備投入。在日常的管理工作當(dāng)中，管理人員也要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的保護(hù)和維修。

3 結(jié)束語

事業(yè)單位的照片檔案是檔案管理工作的重要組成部分，要想加強(qiáng)事業(yè)單位招聘檔案的管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)人員加大對(duì)其的重視力度，盡可能健全各項(xiàng)管理制度，及時(shí)對(duì)各種照片進(jìn)行收集，有效的推動(dòng)照片檔案管理工作沿著正確的方向發(fā)展。

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