智能化檔案管理的應用與推廣研究

展霄鵬

摘 要：隨著社會技術化、信息化的發展趨勢越來越繁榮。而智能化的檔案管理模式的出現就是一個必然趨勢。因為單純依靠傳統的檔案管理模式早已經不能滿足當下強烈的需求，而將區塊鏈技術引入檔案管理，具有一定的突破性和創新性。區塊鏈具有的技術式算法、時間戳、自治性和信息不可篡改性等，都對智能化檔案的應用與推廣有很大的推動作用。本文結合區塊鏈在檔案管理上的應用，簡單敘述了推廣的相關策略。

關鍵詞：智能化;區塊鏈技術;檔案管理

1 智能化檔案管理中的應用與推廣的重要意義

1.1 有利于節約資源，降低檔案管理成本

傳統的檔案管理多以紙質形式存在，用紙張作為承載信息的載體進行記錄、運輸和傳遞。但由于檔案種類十分龐大，涉及國家、社會、企業和個人的方方面面，導致檔案的管理工作是一個重要且非常冗雜的過程。但是隨著計算機的普及，檔案管理實現智能化成為一個必然趨勢。智能化檔案管理改變了傳統檔案的存儲模式，一枚小小的硬盤就可以解決大量紙張的使用和存放檔案所需場地的問題。不僅節約了紙張，還節省了相關的人力、財力。另外，運輸成本也大大降低。

1.2 有利于檔案信息順利地存儲、檢索和使用

進行智能化檔案管理，可以依靠互聯網網絡的智能系統進行自動收集、分類、整理、存儲等，不需要人為去進行干預，就可以完成一系列的操作。因為互聯網的存在，人們還可以方便快捷地對所需檔案信息進行查詢和檢索等。而且把檔案管理進行智能化以后，可以順利的解決由于檔案信息龐大所需存儲空間不足問題。智能化的檔案管理具有很大的信息容量，并且利用越來越先進的技術軟件還可以不斷對程序進行優化，使其能容納越來越多的數據信息。

1.3 有利于提高檔案管理的工作效率，降低檔案毀壞風險

因為智能化的檔案管理大多是利用互聯網網絡的優勢進行管理。相比于傳統的，依靠純人力來對檔案進行分類、整理和保存要方便快捷很多。這樣在同等時間內，可處理的檔案信息明顯增加，極大地提高工作效率，省時又省力。另外，還可以減少由于人為造成的檔案毀壞和由于自然災害如水災、火災等的突發風險，保證檔案的完整性。檔案的完整性十分重要，缺少檔案信息，檔案的作用也會大大降低，因此，在智能化檔案管理進程中保證檔案的安全是個很重要的因素。

2 智能化檔案管理應用與推廣過程中的問題

2.1 管理人員意識不強，所需技能水平不足，理念轉變困難

從事檔案管理工作的人員，可能對智能化的認識和了解不足而產生抵觸心理。他們習慣于以前的管理模式，一時很難改變他們的觀念。另外，從事檔案工作的人員大多處于中老年，對于智能化管理他們學習和接受各種知識技能的水平相對較弱。而智能化檔案管理需要先進的技術和手段，這在一定程度上阻礙了智能化檔案管理應用和推廣進程。

2.2 缺乏相應的制度保障

目前，還沒有相對完善和可參考的智能化檔案管理制度，在以前的制度模式下，限制了智能化管理過程的推進。沒有制度作為工作的保障，工作人員得不到相應的約束性，也無法激起他們積極參與智能化管理的動力。如何根據實際情況制定相應的制度，讓制度輔助智能化管理有效進行，這是一個需要認真考慮的事情。

3 實現智能化檔案管理的過程中區塊鏈的應用性

3.1 區塊鏈技術能有效建立一種無差別的識別系統，為檔案管理建立一套清晰的身份認證算法

實現檔案管理的智能化是一個長期努力的過程，因此，就需要檔案管理人員對自己的崗位十分熱愛[1]，有耐心。單純信息采集處理環節就是一個復雜的過程。區塊鏈技術能有效建立一種無差別的識別系統，為檔案管理建立一套清晰的身份認證算法。由于區塊鏈技術自身的特點和優勢，它具有一定的免信任功能，可以建立統一的底層協議認證系統，使數據方便快捷的自主進行記錄和實時更新。另外區塊鏈還有一個很重要的功能就是數據信息在特定規則下，并能夠保證數據信息絕對安全的情況下，數據可以完成自由交換。曾經在霍博頓軟件工程學院就已經成功有了這方面的應用。這項技術的應用無論是對企業、國家還是個人的檔案管理部門來說無疑都是一項很先進，并能加快工作效率的技術。這項技術可以將數據記錄和互通的節點相互連接，毫不費力的就解決了繁雜的信息采集和處理過程，使檔案管理的效率大大提高。

3.2 提升管理人員素質，規范化操作

實現檔案智能化管理就意味著管理者在進行檔案管理時，要用到計算機網絡的相關知識和基本的技能。這就需要相關的人員去學習和掌握智能化檔案管理所用到的具體技能，這樣才能有利于智能化的推進。管理人員所需技能和知識不足時，容易產生管理工作不規范的情況。因此，管理人員要自主的去進行學習，和技術的發展保持同步。在掌握和提升自我專業知識和基本技能的同時，還要認清現實，全面理智的對智能化管理工作存在的優劣進行分析和認識。

3.3 健全相關制度，優化管理結構

事物是不斷向前發展的，在實現智能化檔案管理過程中要建立相應的管理制度。在制度完善的條件下才能保證工作的順利進行。因此，檔案管理工作要根據實際情況建立健全完善的信息化檔案管理制度，認真制定各環節、各方面的相關細則。同時對于不同的部門，不同的職位，還應制定相關的規章制度以此來約束員工和各部門，保證工作的順利進行。

3.4 引入區塊鏈技術保障檔案信息的安全性

檔案與我們社會上的每個人息息相關，它的重要性不言而喻。無論任何類型的檔案都是在保證它的全面性、保密性的前提下才能發揮它自身的作用。失去這兩種特性的檔案也就沒有了存在的意義，因此保證檔案的安全和全面十分重要[2]。在智能化的過程中，由于黑客、病毒等的存在要特別注意智能化檔案管理時檔案的安全是否能夠有效保證。但區塊鏈具有時間戳功能，對信息追蹤、防偽是個很重要突破。區塊鏈技術的時間戳功能是由于信息和區塊之間有一定的時間順序，可以追蹤信息的源尾，而且信息也無法更改，不可改造，很好地保證了數據的安全性，引入區塊鏈技術地檔案管理工作十分重要。

3.5 保障系統的硬件設施完善

先進的技術需要先進的設備才能保證工作的順利進行。因此，智能化檔案管理工作的順利進行，需要根據實際情況結合當前的設備和技術成果，對系統設備和技術進行優化改進、優化和提升。為智能化檔案管理工作的順利開展做好保障。除了硬件設備如數據掃描儀等之外[3]，還要創建相關的信息管理系統、檢索系統和存儲系統等。使檔案管理實現網格化，保證智能化檔案管理的效率和質量。

4 結束

總之，對于檔案管理進行智能化應用和推廣，對從事檔案管理這份職業的工作人員來說是一個很好的改革。在應用的過程中要考慮檔案的安全性、系統性、規范性和如何實現檔案的資源共享，保證檔案的安全、保密是最主要的因素。在這個過程中，通過提升相關管理人員的意識和職業技能，制定相關的管理制度，健全相關細則，配置相應的硬件設施，快速有效地推進智能化檔案管理工作的應用。

參考文獻

[1]黃光香.智能化檔案管理的應用與推廣[J].辦公室業務，2014，（07）：75.

[2]王霞.檔案信息化管理的實現策略探討[J].中外企業家，2020，（08）：139.

[3]夏進剛.城建檔案信息化管理的實現策略探討[J].城建檔案，2017，（02）：14-15.