應急部門檔案管理制度之我見

劉佳梅

摘 要：隨著應急部門的組建，應急部門工作內容相對增加，面對復雜多樣，瞬息萬變的工作，保存一手材料，建立完善的檔案管理制度是應急部門重點工作之一。

關鍵詞：應急部門;檔案管理;制度;建議

隨著應急部門的組建，應急部門工作內容相對增加，面對復雜多樣，瞬息萬變的工作，如何保存一手材料，以備不時之需，建立完善的檔案管理制度是應急部門重點工作之一。下面就如何建立完善的檔案管理制度進行闡述。

1 應急部門檔案管理的內容

能造成嚴重社會危害而需要采取應急處置措施予以應對自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件都是應急部門檔案管理的內容。

2 應急部門檔案管理的意義

1）應急部門檔案管理對提高預防和處置突發公共事件具有重要意義。應急檔案記載了事件發生時間、地點、起因、現場記錄、安排部署、組織實施、評估分析、善后處理等項內容，可為后人預防和處置類似突發公共事件提供科學有力的依據材料，具有重要的參考價值和意義。

2）應急部門檔案具有重要的安全警示與宣傳價值。應急檔案可作為重要的科普宣傳材料，通過歷史事件還原，使廣大群眾認識到突發公共事件的危害，增強防微杜漸，自我防護意識。

3）應急部門檔案可為應急管理全過程提供信息咨詢和決策服務。一卷收集存儲完整的檔案可為類似突發公共事件提供有力信息的幫助，為領導者決策提供重要依據。

4）應急部門檔案可為政府及監察部門褒獎與處置參與應急工作人員提供重要依據。通過應急部門檔案的真實記載可為政府部門褒獎參與人員提供依據支持，同時也為紀檢監察部門處置工作不力者提供了相應依據。以便政府或紀檢監察部門迅速開展褒獎與處置工作。

3 實現統一的檔案管理

檔案工作必須《中華人民共和國檔案法》有關規定，依據檔案管理有關原則、規定，實行集中統一管理，確保檔案的完整與安全。應急部門應按工作性質和職能，確定一名專職檔案管理人員，各股室設一名兼職檔案員。年終，由各股室檔案員將本股室的檔案收集齊全，分類整理交由單位專職檔案管理員統一編號，統一裝訂，分類保管。在移送紙質檔案時，也要將電子檔案一并移交，并履行交接手續。在平時查閱檔案字樣時盡量查閱電子文件，如需查閱紙質檔案時，要做好記錄。

3.1 明確嚴格的歸檔范圍

《中華人民共和國檔案法》第十條明確指出“ 對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。”因此，應急部門活動中形成的符合國家規定的立卷歸檔的材料，包括在各項工作活動中直接形成的、已經辦理完畢的、具有查考保存價值的各種文字、上傳下達文件、會計、執法文書、執法卷宗、會議記錄、聲像等不同形式和載體的文件材料，都應依法歸檔。檔案員及檔案傳送人不得以任何借口不予存檔。

3.2 細化歸檔方法

1）文書檔案，本年度形成的文書檔案在次年年初，由各股室檔案管理員整理完畢，經本股室負責人審定后，交由單位專職檔案管理員進行統一編號，保存。股室檔案員在上交紙質檔案時，應同時上交電子文件檔案。電子文件可存儲在U盤或磁盤中。

2）照片、錄音、錄像等音像檔案，由各股室檔案員負責照片、錄音、錄像的整理，剔除沒有利用價值的照片，將效果好，質量高的照片進行保存。每張照片附說明。每次活動結束后，統一建文件夾，整理后，在次年年初，一次性將影像資料文件夾存儲在U盤或磁盤中交由單位專職檔案管理員進行管理。股室檔案員要自行備份。

3）會計檔案，財務人員應按照《會計檔案管理辦法》進行統一歸檔，將會計憑證、總賬、明細賬、固定資產卡片以及年度報表等在次年6月份前，一并移交單位專職檔案管理員保管。

4）業務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案，由本單位負責宣傳網評人員進行統一整理歸檔，并將數據備份，交給單位專職檔案管理員保管一份。

5）設備檔案，由各股室檔案員按照設備購置、使用情況進行收集整理，報單位專職檔案管理員備案。

6）獎牌、獎章、證書等實物檔案，本單位獲得獎牌、獎章、證書應在檔案室內專門布置一面榮譽墻，將以上實物檔案按時間與年代順序進行擺放。

3.3 執行嚴格的檔案借閱手續

1）借閱檔案需要辦理嚴格的借閱手續，本單位人員也不例外，單位一般人員借閱時，由股室負責人簽字，股室負責人借閱時由單位主要領導簽字，如主要領導不在單位時，可由主要領導電話告知單位專職檔案管理員，后補齊簽字手續。外單位因工作需要借閱檔案的，須有單位介紹信，并經單位主要領導同意后，方可借閱。檔案除非特殊情況，一般不得外借，如有特殊情況需要外借的，須有單位主要領導簽字批準。

2）借閱檔案資料注意保密，不得隨意轉借他人，借閱檔案者不得隨意在檔案上涂畫，不得復印、拍照，如需要復印、拍照，需征得本單位主要領導同意。

3）單位專職檔案員有義務及時檢查借閱者檔案歸還情況，對破壞、損毀檔案者要及時向單位主要領導匯報。

4）借閱檔案如沒有特殊情況不得帶離檔案室，帶出檔案室的檔案要及時歸還。一般借閱不得超過15天，如需繼續借閱，再行履行借閱手續。

4 檔案保管要求

1）要有專門的檔案室和足夠多的檔案柜，要防潮、防火、防蟲，檔案室內嚴禁吸煙，要保持檔案室干凈干燥，避免發生檔案霉變現象，要配備滅火器，干燥劑、滅蟲藥等。檔案室由單位專職檔案員進行負責管理。

2）檔案員要對檔案進行經常性檢查，發現有損壞或霉變的檔案，要及時采取措施進行補救，如果本人處理不了，或是發現有人為破壞現象，要及時向主要領導匯報。

3）檔案要按年代、期限、類別進行分類保管，做到排列有序，編號統一，方便查閱和管理，對于借閱的檔案要及時歸回原位，不得排放錯亂。

4）檔案柜擺放要有距離，做到通風良好，遠離窗戶，防止雨水進入。

5 配備專業的檔案人員

根據檔案管理要求，應急局檔案管理員除具體一般檔案員的業務能力外，還需要具備以下職業技能。

1）能系統地掌握了檔案專業的基礎理論和專業知識。

2）要熟悉黨和國家有關檔案工作的方針、政策和檔案工作法規，能起草本單位乃至本地區的有關檔案方面的規章制度的能力。

3）要具有獨立完成檔案工作的業務能力和素質。

4）要具有深入研究檔案業務工作的精神，根據應急管理行業的特點，研究擬訂檔案管理工作的重要計劃、方案。

5）能夠獨立解決檔案業務、理論咨詢，解決檔案疑難問題。

6）如果單位有重要檔案業務項目，能夠承擔或主持，能夠編審檔案史料。

6 小結

相信通過以上制度的建立與約束，對提高預防和處置突發公共事件具有重要意義，對提高應急部門檔案管理工作會有較大幫助，使應急工作更好更快的為社會服務。