淺談檔案管理工作的重要性

吳晗

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位管理的一項重要基礎性工作之一，是事業(yè)單位具有保存價值的各種文字、圖表，聲像等不同形式的歷史記錄。相關單位和領導應高度重視檔案管理工作，并能夠認真分析檔案管理工作中存在的問題，通過有效途徑解決問題。提高檔案管理工作的效率和質量，使檔案管理工作在服務單位各項事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮應有價值。

關鍵詞：檔案;管理;重要性

一直以來，一些單位部門對檔案管理工作的重要作用缺乏認識，事實上，檔案管理對國家現(xiàn)代機關企事業(yè)單位的健康有序發(fā)展有著不可替代的重要作用。

1 檔案管理的重要性

檔案真實地記錄了事業(yè)單位的文化以及發(fā)展過程中的點點滴滴。事業(yè)單位的發(fā)展文化從單位創(chuàng)建就開始產生，一直隨著單位的發(fā)展壯大在延續(xù)。檔案管理工作就像高樓大廈里的每一根鋼筋、每一個螺釘，每一道焊縫，從外面輕易不會被看到，但他卻滲透到了大廈的每一個角落、關節(jié)和著力點，是大廈的中流砥柱，承載著大廈最為關鍵的負荷。檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位管理工作規(guī)范性的基礎與前提。單位的管理者，必須充分認識到檔案管理工作在事業(yè)單位生存發(fā)展中具有的基礎性作用和保護事業(yè)單位知識產權的重要作用。

2 檔案管理工作中存在的問題分析

2.1 有認識到檔案管理工作的重要性

一些企業(yè)對檔案的管理工作認識不到位，沒有認識到檔案管理工作的重要性。在檔案管理中配套資源不充足，對檔案管理缺失主動性，對檔案管理工作缺乏創(chuàng)造性，相應的管理人員能力不足?；A設施在檔案管理工作中準備不夠充分，各種軟件硬件系統(tǒng)不到位，管理經(jīng)費準備不夠，不能得到保證，檔案的信息資源開發(fā)不夠，由此造成檔案的利用減少，不能從戰(zhàn)略角度從檔案中得到相應的信息，嚴重影響了企業(yè)檔案管理工作的開展。

2.2 企業(yè)檔案管理力量不充足

在大部分企業(yè)，檔案管理人員身兼數(shù)職，并且企業(yè)檔案管理職位變動次數(shù)比較多，沒有形成檔案管理的專門人才，更有甚者，沒有設立檔案管理專門的部門，這非常不利于檔案管理。許多檔案管理人員沒有專業(yè)能力，在檔案管理上沒有專業(yè)的知識儲備，對檔案的管理要求了解不夠，對檔案的收集整理歸檔裝訂等步驟了解不夠，不能夠充分勝任檔案管理工作，有可能會導致部分檔案沒有收集到或者有部分檔案收集不全面的行為，造成企業(yè)檔案資源的缺失和浪費。

2.3 檔案的管理質量較低

在企業(yè)檔案管理中，檔案的管理內容存在缺失，由于檔案管理人員沒有接受過相應的管理培訓，導致一部分檔案管理人員只知道將檔案立檔歸檔，不能深刻了解檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管日期等更深層次。長期保管的檔案內容了解不充分，對這些檔案無法充分利用。檔案管理人員的管理觀念無法與時俱進，對檔案收集、整理、編目、檢索查閱等還是采用舊方法，檔案管理工作效率低下。檔案收集時多為被動收集，檔案之中所含信息比較缺少，檔案的載體單一，這些情況導致不能多角度、全方位地反映企業(yè)的發(fā)展歷程。檔案編研內容比較單調，大多為一次性編纂。只看到和追求檔案的數(shù)量，很少提高檔案管理的質量，不利于檔案管理的效率和發(fā)揮檔案在企業(yè)管理上的重要作用，也給檔案管理工作帶來負面影響，不利用企業(yè)的生存和發(fā)展。

3 解決檔案管理中存在問題的策略

3.1 單位加強對檔案管理人員的綜合素質的培養(yǎng)

要提高檔案管理工作的質量和效率，就要通過有效手段提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。單位領導要重視檔案管理人員的團隊建設、能夠把一些政治素養(yǎng)高、信念堅定、作風正派、有責任心的人員挑選出來從事檔案管理工作。要注重對檔案管理人員的繼續(xù)教育和培養(yǎng)，關心他們的工作、生活，提供足夠的職業(yè)提升空間。如此，可以有效調動他們的主動性、創(chuàng)造性。

3.2 做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平

檔案管理人員要樹立工作就是服務的觀念，增強服務意識，將主動服務作為工作的出發(fā)點和歸宿點。

3.3 創(chuàng)新檔案服務機制，使檔案服務貼近企業(yè)需求

科學管理檔案的內容，在提高檔案質量的基礎上，要有目的、有重點、有選擇性地對檔案的文獻資源進行不斷優(yōu)化，讓檔案管理能夠系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，能夠準確及時高效地為企業(yè)的發(fā)展提供服務。不斷提高檔案管理服務的創(chuàng)新意識，促進現(xiàn)代化建設，為經(jīng)濟建設提供幫助。

3.4 加強檔案管理隊伍建設，充分配備相應的管理人才

在經(jīng)濟社會不斷發(fā)展的今天，企業(yè)檔案管理人才也必須做到與時俱進，必須具備檔案管理的綜合素質，這就要求檔案管理人才知識化、年輕化、專業(yè)化。不僅需要檔案管理者成熟穩(wěn)重，也要求檔案管理者能夠與時俱進，開拓創(chuàng)新。企業(yè)要擁有一定的檔案管理人才儲備，增加檔案管理人員的資金投入，以面對檔案管理人員的流轉。

3.5 檔案資源的有效利用

合理有效地利用檔案資源可以促進社會經(jīng)濟的快速發(fā)展。檔案信息資源已成為整個社會發(fā)展中不可缺少的信息來源，檔案管理工作的意義就是要充分發(fā)揮出檔案資源的最大效用，而檔案的開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案自身價值最直接的方式，也是檔案管理工作的價值所在。因此，要努力強化檔案信息資源的開發(fā)與利用，更好地實現(xiàn)檔案資源的全面共享。檔案工作人員除了要在檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等方面多下功夫外，還應該做好檔案材料的編目、檢索和編研工作，編制出適合使用的檢索信息工具，建立起健全的檢索系統(tǒng)及檔案材料匯編體系，方便用戶能及時、精準地查到所需資料。同時，要加強對檔案資源的嚴格保管，做到隨時為使用者提供全面細致的檔案信息。

3.6 與新時代的科技發(fā)展結合

檔案材料保存了非常多的指示性文件，又記錄著大量信息內容，是一個豐富的信息資源庫。但是檔案的整理工作十分繁瑣，重復性勞動很多，且勞動強度大。如果利用計算機來整理這些檔案，便能夠做到事半功倍。按照文件排列順序進行打印，這樣既可以降低人工歸檔時的錯漏，還可以發(fā)揮出計算機的優(yōu)勢，壓縮了手工操作的繁瑣程序，提高了工作效率。檔案管理工作中，要重視檔案材料信息的組織化和系統(tǒng)化。先輸入要檢索的關鍵詞，再點擊要查找的范圍，檢索出來的文件便是要找事件的范圍，查找的結果既準確又不會浪費時間，這樣才能發(fā)揮出檔案資源管理的作用。隨著電子技術的應用，現(xiàn)代科技存在的網(wǎng)絡安全問題也在檔案管理信息化中有所呈現(xiàn)。因此，為了保證網(wǎng)絡安全，要制定出嚴密的電子文件安全管理規(guī)章，不斷完善電子文件在流轉時的跟蹤登錄管理。同時，設立行之有效的管理系統(tǒng)，按照檔案信息的安全、人員的職責、設備的管理等因素，對操作權限進行合理劃分，并在工作模式和軟件功能上做周密設計。

總之，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W規(guī)范的檔案管理可以不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，還可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步作出應有的貢獻。展望檔案工作的未來，任重而道遠，機遇與挑戰(zhàn)并存，只有努力抓住機遇，積極避免消極因素帶來的負面影響，全力發(fā)揮檔案管理機制的優(yōu)勢，才能實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

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