事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保證體系的建設思路

田增光

摘 要：本篇文章首先對加強事業(yè)單位檔案管理的作用進行闡述，從管理意識不足、管理體系缺失、信息化建設不強三個方面，對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進行解析，并以此為依據(jù)，提出事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保證體系的建設思路。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;質(zhì)量保證體系

社會經(jīng)濟快速發(fā)展，事業(yè)單位體系改革逐漸深化，人事信息管理價值突顯，在事業(yè)單位運營發(fā)展中占據(jù)重要地位。信息檔案作為人事信息的重要來源，能夠真實展現(xiàn)出單位人員情況，為單位招聘、引進更多專業(yè)人才提供數(shù)據(jù)參考。然而，當前我國部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，受到客觀因素影響，導致管理問題頻繁出現(xiàn)，不但會阻礙事業(yè)單位管理水平提高，也會制約事業(yè)單位更好發(fā)展。基于此，事業(yè)單位領導應給予檔案管理工作高度重視，結合實際，對現(xiàn)有檔案管理體系進行改革，在保證檔案管理質(zhì)量的同時，促進事業(yè)單位整體水平提升，實現(xiàn)單位健康發(fā)展。

1 加強事業(yè)單位檔案管理的作用

在事業(yè)單位成立之初，就已經(jīng)出現(xiàn)檔案管理，與事業(yè)單位運營發(fā)展聯(lián)系較大。檔案管理質(zhì)量決定事業(yè)單位發(fā)展方向，因此，事業(yè)單位領導需要加強對檔案管理關注力度。眾所周知，檔案管理質(zhì)量與事業(yè)單位發(fā)展有著必然的聯(lián)系，通過加大檔案管理力度，不僅可以增強事業(yè)單位管理實力，也能給單位發(fā)展提供參考[1]。與此同時，黨群工作、科研活動等都要得到檔案信息支持，而通過加強事業(yè)單位檔案管理，能夠在單位運營發(fā)展中發(fā)揮重要價值，其承載事業(yè)單位運營發(fā)展職責。由此可知，做好事業(yè)單位檔案管理工作，對事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展有著現(xiàn)實性作用。

2 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1）管理意識不足。近幾年來，隨著事業(yè)單位深入改革，給單位發(fā)展提出新的考驗。為了實現(xiàn)事業(yè)單位的長效發(fā)展，部分領導把工作重心放在業(yè)務水平提高上，對檔案管理的關注力度偏低，一些管理者對檔案管理持有可有可無的態(tài)度，認為這只是一項簡單的人事管理工作，只要做好人事信息分類、整理等工作即可，不會給單位發(fā)展提供指導。由于單位領導對檔案管理重視力度不高，也會影響其他人員對檔案管理的態(tài)度，使得其不愿意將更多時間和精力放在檔案管理上，導致檔案管理過于形式化，無法獲取理想管理效果。

2）管理體系缺失。管理體系是保證檔案管理工作順利進行的重要因素，在管理體系正確引導下，能夠?qū)n案管理工作落實到位，提高事業(yè)單位檔案管理水平。但是在實際中，由于部分事業(yè)單位領導對檔案管理關注不夠，沒有結合檔案管理要求，制定完善的檔案管理體系，缺少對各級職工管理行為約束，尤其是檔案管理人員在發(fā)生工作變動時，沒有及時做好檔案移交工作，導致檔案信息遺漏，阻礙檔案管理水平提升，影響事業(yè)單位發(fā)展。

3）信息化建設不強。結合現(xiàn)階段實際情況來說，部分事業(yè)單位即便已經(jīng)結合時代發(fā)展，把信息化、網(wǎng)絡化技術應用其中，但是在檔案管理上，信息化技術沒有滲透和普及，檔案信息化管理水平不高，再加上單位沒有重視檔案信息管理人員培訓，導致單位信息化管理水平提高緩慢。即便一些單位使用信息技術，也就是把收集的檔案信息記錄到計算機系統(tǒng)中，在這種管理模式下，嚴重影響檔案管理效率提高，檔案管理效果不理想[2]。

3 事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保證體系的建設思路

1）強化檔案管理意識。要想強化事業(yè)單位檔案管理人員思想意識，需要從以下幾個方面入手。首先，事業(yè)單位需要給予檔案管理工作高度重視，強化管理職責，完善保障機制。事業(yè)單位需要把檔案管理融入到單位運營發(fā)展中，科學制定發(fā)展計劃，通過這種方法督促單位領導緊抓檔案管理工作。單位領導應明確檔案管理要求，定期向基層人員宣傳檔案管理規(guī)則，加強檔案管理檢查，采取各種方法，增加檔案經(jīng)費投放，利用專項資金實現(xiàn)檔案管理信息化建設。其次，強化檔案管理人員綜合素養(yǎng)。在信息化時代背景下，檔案管理質(zhì)量提高需要得到專業(yè)人員支持。所以，事業(yè)單位需要從長遠角度入手，科學制定檔案管理目標，成立專業(yè)檔案管理團隊，保證團隊人員具備專業(yè)水平和知識水平，通過各種培訓、學習等，提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，讓其掌握更多專業(yè)知識和技能，給檔案管理工作開展提供人才

支持[3]。

2）完善檔案管理體系。通過制定各種管理體系，便于檔案管理工作順利進行。首先，優(yōu)化檔案管理機制。在新形勢環(huán)境下，要想將檔案管理工作落實到位，應加強檔案管理機制建設，提高單位領導對檔案管理工作的關注力度，并在此基礎上，根據(jù)事業(yè)單位運營發(fā)展需求，快速構建檔案管理機制。在檔案管理機制建設過程中，需要轉(zhuǎn)變各級人員思想理念，將傳統(tǒng)注重保管、忽略服務的檔案管理理念進行更改，轉(zhuǎn)變?yōu)橛仙鐣癜l(fā)展要求的檔案管理模式，保證可以給國民發(fā)展提供專業(yè)服務。與此同時，從規(guī)劃設計、場館建設等多個方面入手，加強事業(yè)單位檔案管理基礎設施建設，給新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展奠定扎實基礎。其次，完善檔案利用體系。隨著新時代來臨，應創(chuàng)新檔案管理觀念，優(yōu)化檔案信息利用體系。在體系建設中應重視事業(yè)單位檔案服務模式改革創(chuàng)新，推入檔案信息網(wǎng)上查詢服務，提高事業(yè)單位檔案管理水平。通過加強服務設施建設，發(fā)揮檔案管理信息功能，與此同時，引導更多人員參與打檔案管理活動中，提高檔案信息開發(fā)水平，實現(xiàn)新形勢背景下事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。最后，把信息化、網(wǎng)絡化技術應用到檔案管理活動中，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設。檔案管理部門應加強檔案信息開發(fā)，把實現(xiàn)檔案管理信息化為核心目標。通過這種方法，盡可能建設把數(shù)字信息為根本，通過遠程操作創(chuàng)新檔案管理體系，實現(xiàn)和事業(yè)單位各個部門信息鏈接，促進部門之間信息共享，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息使用效益最大化。

3）引進信息化管理模式。信息時代的來臨，促進了各個行業(yè)的發(fā)展，所以事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，為了實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，需要對檔案管理模式進行改革，把信息技術應用其中，加強檔案信息軟件開發(fā)，真正做到檔案信息化管理。在檔案事業(yè)單位檔案管理中，為了能夠?qū)⑿畔⒓夹g應用價值充分發(fā)揮，應科學建設紙質(zhì)檔案與電子檔案管理系統(tǒng)，在網(wǎng)絡技術的配合下，加強數(shù)字檔案建設，把紙質(zhì)檔案中重要信息記錄到數(shù)據(jù)庫中，建設檔案登錄系統(tǒng)，對重要檔案信息加密訪問。事業(yè)單位通過使用信息化管理模式，不但能夠促進檔案管理效率的提升，也能對部分重要檔案數(shù)據(jù)永久保存，并且也可以對重要文件進行安全管理，避免檔案信息丟失或者盜取，提升檔案使用效率[4]。

4 結束語

總而言之，當前事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，普遍面臨的問題有管理意識不足、管理體系缺失、信息化建設不強等。為了提高檔案管理水平，單位領導應給予檔案管理工作高度重視，結合現(xiàn)階段檔案管理中存在的問題，提出相應處理對策。通過在單位內(nèi)部創(chuàng)建良好檔案管理環(huán)境，強化各級人員檔案管理意識，科學構建檔案管理體系，引導檔案管理工作順利進行。通過創(chuàng)新檔案管理模式，把信息技術應用其中，做好重要檔案信息保密工作，提高檔案管理水平，給事業(yè)單位創(chuàng)造理想效益，實現(xiàn)事業(yè)單位健康發(fā)展。

參考文獻

[1]王薇.事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量保障體系的構建[J].辦公室業(yè)務，2019（09）：88.

[2]趙清賀.事業(yè)單位檔案管理運行機制的改革[J].才智，2019（17）：216.

[3]李新媛.淺析大數(shù)據(jù)時代背景下機關事業(yè)單位檔案管理模式[J].蘭臺內(nèi)外，2019（13）：22-23.

[4]李偉郴.云會計環(huán)境下行政事業(yè)單位會計檔案電子化管理探析[J].財會學習，2019（22）：99-100.