實現檔案管理規范化措施分析

吳春亮

摘 要：檔案管理工作涉及檔案的歸類、整理和查找，是一些企業單位的日常工作內容，對于企業單位的發展也具有一定的影響，規范化的檔案管理可以提高檔案相關工作的效率，尤其是隨著現代化的逐步滲透，傳統的檔案管理工作方法已經不適應當前企業的發展，根據目前工作的需要，對于公文的制發要以適合當前發展的規范標準來進行，使檔案管理能夠更加的高效和快捷，并且在檔案使用的過程中推動經濟的發展，增加經濟效益。但目前檔案管理仍存在一些問題，并且為了更好的實現檔案管理的規范化，需要對實施的方法進行探究。

關鍵詞：檔案管理;規范化;標準化;措施探究

隨著科學技術的進步和信息化的發展，一些單位在進行檔案管理工作時已開始追求規范化和標準化，并且在實際的工作中取得了可喜的進步，但是現階段，我國在檔案管理工作方面仍存在一些問題，尤其是基層的單位，并不能實現目前對于檔案管理現代化的要求。檔案管理工作在企業單位具有重要的作用，檔案能夠記錄一個企業的發展歷程，同時展示出相關的企業文化和職能活動，檔案的管理也利于后期對于記錄在案文件進行查找和使用，因此企業單位要樹立標準化的檔案管理目標。那么為了實現標準化的管理目標，需要對目前檔案管理的現狀進行分析，并提出有效的管理策略進行實施。

1 檔案管理工作可能存在的問題

1.1 管理制度不夠健全

想要實現檔案管理的現代化，就必須要從制度的改革入手，健全現代的檔案管理制度，傳統的檔案管理制度與現階段檔案模式并不兼容。而目前對于檔案管理制度的建設并不完善。傳統的檔案管理并沒有太多的制度約束，在檔案的收集、分類、整理、搜索和使用的各個環節中，缺乏有針對性的制度約束，這也造成了管理工作的混亂，導致檔案使用的效率不高，更有甚者，造成了檔案的遺失和缺漏。尤其是檔案在管理的過程中沒有統一標準的組織工作，可能會使檔案分類混亂，一些檔案亂存亂放，同時還會造成一些重名檔案、無名檔案，這些檔案不僅沒有實際意義，也會增加無謂的工作量。沒有有效的管理制度進行約束，也會造成有關部門不能夠合理的進行工作任務分配，致使一些工作內容繁瑣，且責任人缺失，浪費了大量的財力和物力，工作問題也不能妥善解決。

1.2 管理人員缺乏管理能力

檔案管理工作需要專門的人員來進行，需要專業的人員給予技術上的支持，同時也需要相關人員具有良好的職業素質，能顧付出時間和精力。一般的管理和整理檔案已經不適應現階段標準化檔案管理的需要，因此這一項工作也需要更加專業的人才來進行，尤其是現在信息化社會的發展，檔案管理要借助一定的設備來進行，這也就需要檔案管理人員具備一定的現代技術使用的能力。但是目前，許多檔案管理人員對于檔案管理專業知識的儲備不足，在處理工作問題時不夠專業，這也會導致檔案管理的專業化、標準化水平降低。同時，工作人員的能力是需要培養的，包括思維能力、邏輯能力等，但是許多檔案管理人員并沒有經過系統的培訓，導致工作時的能力不足，影響了檔案管理工作的效率。

1.3 管理工作者工作松懈

目前，許多企業和單位對于檔案管理工作不夠重視，檔案意識較弱，在檔案管理工作上的投入較少，并沒有系統專業的方法來進行日常檔案的管理，因此在面對突然激增的檔案管理工作時，工作就會出現負荷量較大的情況，導致工作任務完成的不及時，甚至會出現管理工作者工作松懈的情況，那么檔案管理中后續的檔案記錄、檔案提取等工作也會出現差錯，造成檔案價值的貶值。此外，一些企業和單位對于檔案管理的資金投入較少，沒有資金的支持也使得檔案工作很難開展，尤其是現代化的計算機、掃描儀等設備，如果這些硬件設施不能安排到位，就會造成檔案管理工作的效率降低和檔案管理工作的有效性大打折扣，同時，檔案管理的工作人員就必須要付出更多的時間和精力，長久以來，會使工作人員工作松懈，不利于標準化檔案工作的開展。

2 檔案管理工作規范化提高的有效策略

2.1 制定相關的規則制度

制度的確立是一項工作能夠順利開展的有效保障，也是工作實現規范化的重要前提，對于檔案管理工作來說也是如此。在健全和完善檔案管理工作的制度時，首先應該確立好相關的人員分配制度，即把工作中的責任細化到個人，包括負責搜集檔案、整理和分類檔案、檔案搜索等都有專門的人來負責，同時對于檔案的保管和來訪登記也要有專門的人來進行。其次，對于檔案的儲存和提取也要有相應的制度，對于檔案的分類要嚴格按照制度規定來進行，避免檔案的錯放、亂放，同時在檔案提取時，也要進行登記，做好檔案轉出和轉入的記錄，保證檔案的提取和查閱都是符合制度規定且記錄在冊的。

2.2 創新檔案管理的方法

現階段，標準化的檔案管理是依托于現代化的背景下開展的，管理方法的創新是檔案管理工作發展的必然趨勢。在現代化的背景下，社會經濟急速發展，當前社會步入信息化時代，這也造成了信息的激增，對于檔案管理來說，檔案信息日益復雜，傳統的管理方法不能滿足現階段的管理需要，我們應該從科學技術入手，依托現代的先進技術，促使檔案管理能夠更加的規范。標準化的檔案管理需要科學技術的支持，尤其是一些檔案管理的標準，傳統檔案管理方法并不能實現，比如說一些檔案所需的紙張、字體等都有一定的限制，現在就可以依托信息技術來做到檔案信息的記錄統一，因此我們要使用現代化的管理方法來促進檔案管理更加標準化。

2.3 加強檔案管理的設備建設

電子化管理是當前檔案管理的趨勢，需要相應的計算機設備及計算機軟件，這些軟件能夠快速、高效的實現檔案管理標準化。當前我們對軟件開發的技術已經十分成熟，市面上已有許多可供選擇的管理檔案的軟件，這些軟件都有著其自身的特點，且分類明確，包括一些是專門進行檔案錄入的軟件，能夠實現批量的錄入，以避免檔案記錄時存在時間浪費的狀況，還有一些軟件可以記錄借閱歷史，確保檔案的取用能夠及時追蹤，這種記錄不僅包括了借閱人的信息，也包括檔案的信息，借閱的負責人，借閱時間及歸還時間等，可以使管理工作責任到個人。同時，設備的建設能夠使制度的執行更加便捷，為檔案管理工作提供大數據的支持，提供數字化的技術，使檔案管理更加嚴格、精準。

3 結束語

隨著企業單位發展的需要，檔案管理的標準化得到了越來越多的重視，在檔案管理的工作中，逐漸使用多種措施來提高工作的標準化，尤其是運用現代科學技術，推動檔案管理工作的現代化，建立起電子信息庫，實現檔案管理的高效、準確。同時在工作經驗中進行反思，不斷汲取經驗，加強工作人員的素質，健全檔案管理制度，完善相關電子設備，以更好的實現檔案管理的標準化。

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