新時期干部人事檔案數字化工作初探

郭芮瑜

摘 要：在互聯網+背景下，干部人事檔案管理進入數字化時代。數字化干部人事檔案管理是一個非常重要的課題，由于概念不清，對數字化管理的重要性認識不足，現階段我國數字化干部人事檔案管理還存在一些問題。針對這些問題采取有效對策，加以改變，對今后的工作大有裨益。

關鍵詞：新時期;干部;人事檔案;數字化

1 干部人事檔案數字化建設的重要性

1.1 提高干部人事工作效率

干部人事檔案不僅全面記錄了干部人力資源相關的信息資料，而且是干部人事工作開展的關鍵依據。干部人事檔案數字化建設，可以有效保障檔案本身的客觀性、真實性，且各個單位能夠與人力資源服務中心進行有效的對接，通過網絡直接獲取對應的信息資料，檔案檢索效率、管理效率、干部人事工作效率均能夠得以顯著提升。

1.2 利于確保干部人事檔案信息安全

保證干部人事檔案信息的準確性、客觀性和原始性，是發揮干部人事檔案管理價值的核心功能之一。依托電子化、信息化和網絡化的管理手段，數字化發展模式建立了高效嚴密的操作流程。通過加強數字化管理與干部人事檔案管理制度的對接，可以確保原始信息的準確性和唯一性。而數字化管理平臺能夠即時監測查檔人員的具體行為，并對其歸還的檔案進行再次核查，這充分保障了檔案的原始性和精準性。

2 數字化干部人事檔案管理的現狀及存在的問題

2.1 管理方式數字化程度低

現階段的人事干部檔案管理仍然局限于傳統的手工操作方式，這不符合數字化管理的要求。早在2017年7月1日，國家相關部委就聯合發布了《干部人事檔案數字化技術規范》，其中明確規定了人事干部檔案管理過程中應當建立數字化信息庫，并且進行目錄建庫、圖像處理以及檔案掃描和數據信息存儲，同時還對數據信息的驗收、交換以及備份和安全可靠性等方面作了明確的規定。然而，在人事干部檔案數字化管理過程中，每個環節不能只滿足于簡單的計算機輸入或輸出等操作，而是應當追求更高層次的數字化管理。

2.2 干部人事檔案數字化建設進度滿足不了工作需要

從全國來看，中央、省、市級干部人事檔案管理部門對干部人事檔案數字化建設推進較快，基本實現了干部人事檔案數字化管理，但在地市級個別部門、縣（區）級，干部人事檔案數字化建設相對緩慢，個別地區甚至尚未開始數字化建設，數字化建設整體情況還滿足不了需要，干部人事檔案管理仍沿用“老辦法”“舊方式”，干部人事檔案涂改造假等風險較大。

2.3 數字化干部人事檔案的開發利用深度不夠

一是傳統紙質版的檔案還有很多沒有錄入，需要盡快準確錄入，擴充數據庫的數據量;二是有些已經數字化的檔案質量不高，有的信息有缺漏，有的不準確;三是對已有信息化檔案資源的開發力度和深度不夠，導致很多資源沒有完全開發，使用空間有限。

3 改進數字化人事干部檔案管理的對策及建議

3.1 重視干部人事檔案管理工作

干部人事檔案伴隨著個人的一生，其重要性不容忽視，從中共中央辦公廳在2018年11月專門發布《干部人事檔案工作條例》來看，國家對干部人事檔案工作提出了更高的要求，各單位應結合該條例，針對本單位在干部人事檔案的收集、管理、利用等薄弱環節，制定檔案管理工作的標準和操作流程，及時糾正不合規行為，提高管理檔案管理工作的能力，確保干部人事檔案管理工作有章可循，有據可依，并且存檔手續齊全，檔案材料內容真實可靠。同時，進行專業的檔案管理員負責制，術業有專攻，確保干部人事檔案管理工作更規范、更順利的開展。

3.2 打造數字化管理平臺，整合檔案資源的歸檔及錄入操作流程

當前，干部人事檔案部門收集檔案資料的渠道較少，而相關單位對干部人事檔案的需求量卻在不斷增加，檔案難免會在信息內容方面存在缺項現象。因此，干部人事檔案管理部門應加強對干部信息資源的整合利用，充分利用云計算、大數據和人工智能等數字化工具，積極拓展干部人事檔案信息的收集范圍和渠道，為干部人事工作提供更全面、更準確的檔案信息服務。

3.3 各部門之間應當加強協調聯動

人事干部檔案信息資料的外圍往往涉及很多單位，其中包括上級部門，也包括橫向機關，同時內部還包含了人事干部管理職能部門。就信息內容而言，至少包括班子履歷材料、干部的人事任免、獎懲、考核以及工資福利待遇等內容。為此，在人事干部檔案數字化管理過程中，上級與下級以及相關部門之間應當做好協調工作，尤其是要明確界定部門和單位之間的相互責任以及權益，對檔案信息進行科學采集以及維護利用，從而實現多部門協調聯動，可大大提高人事干部檔案數字化管理水平。

3.4 基于統一規劃完善干部人事檔案數字化建設細節

干部人事檔案數字化建設本身是一項系統、復雜的工程，其涉及的領域、內容極為廣泛，包括教育、勞動、認識、組織等諸多機構，均需要進行有效的協調、科學的分工。這就需要基于統一規劃的原則，將全面開發干部人事檔案信息資源作為主要目標，構建多元化的檔案數據庫、檔案網絡，構建全國統一的干部人事檔案信息中心，使得全國各個地區人事檔案信息資源能夠進行高度的整合、共享，為勞動、組織、人事提供更優質的服務。對人力資源服務中心來說，需要致力于開展干部人事檔案數字化建設的統籌規劃工作，數字化建設不僅需要充分體現干部人事檔案的特征，同時又需要主動與人事、組織等有關職能機構數字化建設進行協調，即在全國檔案數字化建設的整體規劃下，把干部人事檔案數字化建設的總體目標進行拆分，劃分為不同階段、不同時期的具體目標，并根據這個目標來推進干部人事檔案數字化建設，保障干部人事檔案數字化建設的有序推進。

4 結論

總之，干部人事檔案對干部自身的發展意義重大，也是干部履歷發展的重要基礎資料，所以亟須調整策略，做好干部人事檔案管理基礎工作之外，也需要各個單位和專業的檔案管理人員共同努力，轉變思維模式，多方位總結經驗學習，加強專業技能的培訓學習，提高專業檔案的管理水平，能夠直面問題，勇于解決遇到的問題，借助數字化信息化創新工作方法，提高檔案管理的效率，能夠保證所收集到的檔案資料信息的質量，為干部工作提供強有力的保障，進一步實現信息化檔案的作用。

參考文獻

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