新形勢下文書檔案數字化管理的策略研究

摘 要：隨著社會經濟的飛速發展，文書檔案管理模式得到了改進完善。對文書檔案的文件進行整理與收集，采取數字化的管理方式，是現階段開展文書檔案管理工作的關鍵。所謂文書檔案管理的數字化管理模式，在開展相關工作時應用數字化技術，通過文字識別技術獲取圖片文件，利用先進的存儲管理將圖片儲存與數據庫當中，實現文書檔案的數字化管理。本文首先分析文書檔案數字化管理模式的意義，針對其中存在的不足提出時效性解決措施，提高文書檔案的利用率。

關鍵詞：文書檔案;數字化管理;創新策略

1 文書檔案數字化管理模式的意義

1.1 提高檔案信息的利用率

在當前的社會經濟背景下，文書檔案的重要性由此得到凸顯。因各個領域之間的交流越發密切，應選擇方便快捷獲得方式取各種文書檔案信息。因此，為滿足相關需求，可建立科學合理、高效便捷的文書檔案數字化管理模式。在日常的工作與生活當中，運用相關管理模式，能夠實現各個部門文書檔案信息共享。提高數字化技術水平，并應用到不同領域當中，將文書檔案存在的價值和優勢充分凸顯出來。加強文書檔案的數字化管理，是文書檔案信息資源管理的重要因素。

1.2 滿足社會經濟發展需求

在當前的大環境中，為將文書檔案的優勢充分發揮出來，應結合實際發展情況采取措施，最大限度提高文書檔案管理的利用效率，合理運用數字化管理模式。在現代檔案管理中，數字化管理屬于一種較為重要的方式，所謂數字化管理模式，主要利用現代計算機技術、互聯網等，通過對文書檔案進行數字化管理，提高文書檔案管理工作的質量與效率，滿足現代社會發展對檔案資料的利用與要求。

1.3 實現檔案管理的科學化

在現代社會的各個領域當中，應對文書檔案管理模式進行創新，應用數字化管理方式，是文書檔案今后發展的主要方向。不斷完善文書檔案數字化管理模式，是現代檔案管理的重要措施，為保證數字化管理模式能夠取得良好的應用效果，相關工作人員應在思想層面上進行轉變，突破傳統檔案管理模式的要求。另外，選擇相對開放且先進的數字化管理模式，提高文書檔案管理的科學性與合理性。完善文書檔案管理模式，為社會創造更多價值，向著更好的方向發展。

1.4 保證文書檔案的安全性

隨著現代信息技術水平的不斷提高，網絡信息技術在各個領域得到廣泛應用，并取得了不錯成效。但凡事有利就有弊，在當前的管理過程中，檔案信息安全問題成為一項重要內容，應引起社會各界的高度關注。因此，相關工作人員在開展各項工作時，將檔案信息的安全管理放在首要位置，加強文書檔案數字化管理工作，保證文書檔案信息的安全性，逐漸成為現代信息管理的關鍵。

2 現階段文書檔案數字化管理的不足

2.1 整理儲存困難

縱觀現階段的發展情況，各部門的文書檔案形式多種多樣，內容較為繁瑣，延續傳統的工作方式開展檔案管理工作，對其進行分門別類的管理，流程復雜卻難以取得最佳的效果，開展各項工作時，需要檔案管理人員花費大量的時間與精力，對眾多的文書檔案進行管理，難以提高文書檔案管理水平。因傳統的文書檔案管理工作模式存在一定缺陷，大量的檔案會占據較大的空間，若文書檔案的儲存環境不佳，極易導致文書檔案出現不同程度的損壞，尚未將數字化管理模式的優勢充分發揮出來。

2.2 缺乏安全管理

在信息技術飛速發展的大環境下，為文書檔案信息管理工作的開展提供了較大的便利，但依舊存在許多安全隱患。在網絡環境中，文書檔案信息保密性與安全性相對較低。受相關工作人員自身因素的影響，尚未形成較強的安全防范意識與保密意識，操作人員缺乏完備的計算機安全與網絡安全等知識，在具體的管理操作中尚未完全根據規范的程序進行，也沒有對各項數據資料進行備份。另外，網絡的虛擬性為一些黑客攻擊信息管理系統提供便利，為文書檔案管理工作的開展帶來不同程度的威脅。

3 完善文書檔案數字化管理的對策

3.1 建立網絡化平臺

在開展文書檔案管理的過程中，為提高文書檔案數字化管理效率，相關工作人員應建立文書檔案數字化管理平臺，提高數字化技術的應用水平。第一，技術人員應構建數字化管理網絡，保證網絡的安全性。第二，工作人員對數字化文書檔案管理的工作模式進行調整，保證文書檔案管理工作的科學性與時效性。加強與各個部門之間的交流互動，對文書檔案信息的閱讀方式與使用方式進行優化。第三，注重信息資源共享，在檢測與傳播文書檔案信息的過程中，利用信息化技術，提高數字化技術的應用效率。

3.2 轉變傳統工作思想

在政府機關發展的過程中，內部領導者與相關工作人員，應從思想層面上明確文書檔案數字化管理的重要性，營造良好的工作環境，滿足文書檔案信息化管理工作開展的需求。在條件允許的情況下，可將文書檔案數字化管理，納入單位的整體規劃中。在單位內部的財務預算中，將文書檔案數字化建設所使用的費用計劃到其中。借助先進的技術處理各項文檔資料，還應投入大量的人力與物力，購買現代信息設備、計算機等，滿足文書檔案數字化管理工作開展的需求。

3.3 完善檔案管理制度

選擇數字化管理模式開展文書檔案管理工作，相關管理部門應制定完善的管理制度，提高工作質量與工作效率。首先，管理人員應構建信息管理制度，要求工作人員積極運用現代數字化技術開展各項管理工作。其次，結合各項工作的需求，重視綜合數字化技術的應用，提高文書檔案管理水平。最后，定期開展培訓工作，提高工作人員的專業能力與綜合素養，制定完善的崗位培訓制度，使其了解先進的數字化技術，并進行專業的崗位訓練，掌握各項技術提高工作效率。

4 結語

總而言之，對于行政機關而言，文書檔案管理工作起到了重要作用，甚至影響到單位的發展與進步。在當前的大環境下，文書檔案管理工作能夠從側面反映出單位內的管理水平，內部領導者與相關工作人員應給予這項工作高度重視。現代信息技術的發展，為傳統的文書檔案管理模式帶來了全新機遇，文書檔案管理模式逐漸向著數字化方向過渡，真正提高文書檔案管理質量，更好地將數字化檔案管理服務于社會。

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作者簡介

苑超（1985-），女，漢族，天津人，科員，初級經濟師，本科，研究方向：檔案管理。