加強檔案數(shù)字化管理的意義及注意事項

劉凱欣

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展將人們帶入了一個舒適便捷的數(shù)字化管理時代。數(shù)字化技術創(chuàng)新性的應用，給復雜繁重的檔案管理工作帶來了便利。從社會發(fā)展和技術發(fā)展的角度來看，以前的檔案管理模式與手段已經(jīng)遠遠不能滿足現(xiàn)階段公司企業(yè)和個人檔案管理的需要。本文主要針對當前檔案數(shù)字化管理的重要意義以及在檔案數(shù)字化管理中的一些注意事項進行分析，促進檔案數(shù)字化管理能夠向更深的層次發(fā)展。

關鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;意義;注意事項

從目前的形勢來看，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，數(shù)字化的信息管理模式成為檔案管理的一個重要特征。在檔案的數(shù)字化管理過程中還是存在一些需要改進的東西，所以，這就更加要求我們充分的利用好信息化條件，調(diào)整好檔案管理的模式，創(chuàng)造一條符合檔案管理的道路。

1 檔案數(shù)字化管理的意義

1.1 使檔案管理更加符合時代發(fā)展的規(guī)律

檔案管理部門要想抓住時代發(fā)展的大潮，必須要結合現(xiàn)代信息技術，增強檔案管理的手段。隨著網(wǎng)絡技術的廣泛應用，企業(yè)要想適應新的發(fā)展狀況必須將數(shù)據(jù)化技術帶入檔案管理中。數(shù)據(jù)化管理技術符合了現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的需要，它有極大的保存價值，為企業(yè)提供了精準數(shù)據(jù)的參考，保障了各部門經(jīng)營活動的正常進行。隨著信息技術的改革與創(chuàng)新，以往的紙質(zhì)版檔案登記已經(jīng)不能完全被人們所利用，檔案信息化和數(shù)據(jù)化管理模式可以提高檔案管理的工作效率，加快企業(yè)辦公自動化發(fā)展腳步。檔案管理人員將信息化技術和手段與檔案管理相結合，縮減了人員錄用的成本和檔案存放成本，減少了檔案管理部門不必要的支出。因為紙質(zhì)檔案的存放和管理需要花費大量的勞動力費用和檔案存放費用，當遇到緊急調(diào)出檔案的時候，檔案查詢和檔案調(diào)取會浪費大量的時間。現(xiàn)代信息化技術將企業(yè)檔案信息及時錄入系統(tǒng)，自動將信息進行審核，并且做到信息實時同步，實現(xiàn)了企業(yè)信息的共享。

1.2 加強檔案數(shù)字化管理有利于提高社會價值

檔案記錄著人在過去和現(xiàn)在的時間段里在社會活動中所做的一些事情。檔案存儲的最初目的就是保存一些有價值可利用的信息，將一些個人的生活履歷保存下來以供日后信息數(shù)據(jù)的搜集，從而實現(xiàn)檔案的社會價值。相關的企業(yè)或者是個人可以通過互聯(lián)網(wǎng)或者是一些其他的檔案搜尋平臺來閱讀電子版的檔案，這樣可以提高檔案調(diào)取的效率，能夠增強檔案的利用率。同時電子版的檔案避免了以往因翻閱檔案的人過多而導致的檔案被毀，有效的避免了檔案數(shù)據(jù)的篡改。

1.3 節(jié)省了人力物力

傳統(tǒng)的檔案管理部門需要有專門的檔案存放場地，時間越長，檔案存放量越多。檔案存放占用了大量的場地，造成了檔案管理場地資源的浪費。檔案過多，檔案查詢起來有很大的難度，花費的時間也較長。由于檔案數(shù)量過多，管理部門需要對檔案進行分類編序，這也極大的增大了員工的工作量。并且，檔案中很多材料的審核需要選用專業(yè)的檔案管理人員，這種人工整理失誤較多，影響個人檔案的完整性。

2 加強檔案數(shù)字化管理的注意事項

2.1 注意檔案的分類，更新檔案管理模式

檔案管理工作一般都是由專門的檔案管理人員執(zhí)行的，檔案管理的模式也需要結合目前的數(shù)字化技術進行調(diào)整，管理者通過調(diào)整管理方式來豐富資料管理渠道。如果在平時的檔案管理工作中大膽的引入數(shù)字化管理技術，將檔案中的一些人物信息或者企業(yè)信息按著一定的類別進行分析和整理，最后進行大數(shù)據(jù)的存儲。樂于學習國外數(shù)字化檔案管理手段，調(diào)整自身技術的薄弱之處。所以，相關的領導者應該明確每一位工作人員的具體任務，保證工作能夠高效有秩序的開展，在檔案處理以前必須要對檔案中的人或者是企業(yè)的信息進行審核，保證檔案信息的真實性，然后對檔案信息進行分類，將檔案登記的種類、來源、發(fā)展情況進行劃分，以便更好地進行檔案資料管理工作。在此環(huán)節(jié)的時候我們還可以利用一些管理檢查機制來監(jiān)督員工工作，監(jiān)督員工數(shù)字化技術的應用，逐步將數(shù)字化技術覆蓋到日常的工作中，有利于日后服務制度的創(chuàng)新與完善。

2.2 注意檔案管理工作的安全性和保密性

檔案管理最重要的一個點就是保證檔案的存儲安全和機密檔案的保密性。所以，在管理過程中必須要對存儲設備進行定期的檢查和更新，保證檔案能夠正常儲存，另外，工作人員應該對檔案進行多次備份，防止檔案因為儲存不當造成文件損壞和文件丟失。對于一些保密的文件，工作人員要設立多個防火墻，訪問檔案的人必須得到身份驗證才有資格查看相關的資料，這樣可以避免有人惡意盜取檔案，造成機密檔案的泄漏。

2.3 優(yōu)化企業(yè)檔案管理隊伍

數(shù)字化技術的發(fā)展給檔案工作提供便利的同時也對檔案管理工作者提供了更高的要求，檔案管理工作者不僅具備檔案管理工作的基礎性專業(yè)知識，還需要掌握計算機應用技術，在檔案管理人員上崗之前，企業(yè)要做好相關人員的內(nèi)部培訓，豐富管理人員的內(nèi)心世界、強化自身的管理意識。另外，企業(yè)還需要大力引進優(yōu)秀技術，與國外先進的檔案管理技術進行交流和溝通，定期組織檔案管理人員外出交流和學習，培養(yǎng)一個高素質(zhì)、高工作效率、高服務水平的團隊。企業(yè)檔案管理由最初的管理文件、梳理文件向管理數(shù)字信息、管理數(shù)據(jù)發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的完善工作并未止步，相關工作還需要根據(jù)現(xiàn)實的狀況進行一系列的改革和創(chuàng)新。

2.4 加強檔案管理軟件的開發(fā)和利用

檔案管理工作能夠朝著高效化便利化方向發(fā)展，需要借助數(shù)字化技術改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，減少紙質(zhì)版檔案登記，除特殊情況外，將檔案管理登記都改為電子版。網(wǎng)絡信息交流可以超越打破時空的限制，將檔案信息更加便于管理。傳統(tǒng)的文件保存場地已經(jīng)不是單純的儲放文件的地方，而是一個檔案信息操作中心。企業(yè)要不斷提高自身軟實力，采用先進的信息化技術手段，保證檔案信息軟件技術的時效性、穩(wěn)定性、安全性、功能性。檔案信息管理將計算機應用技術、信息掃描技術、數(shù)據(jù)管理技術、信息存儲技術全面的結合在一起，形成一個更加符合檔案管理的綜合性技術手段。新的信息化檔案管理平臺能夠接收各種復雜的檔案，并將它們以數(shù)字化的手段進行存儲。企業(yè)可以通過數(shù)字化的檔案管理手段對檔案信息平臺進行管理，這是對傳統(tǒng)檔案工作的極大創(chuàng)新。企業(yè)利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行收集、整理、識別、保存、傳送、核實等工作。相關人員可以經(jīng)過管理人員的認可在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)按照一定的法律性流程對檔案和文件進行瀏覽。檔案的查閱方式大大節(jié)省了人工查詢的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理人員的信息化管理水平。

3 結束語

檔案管理工作在技術上的創(chuàng)新和應用更加符合市場發(fā)展趨勢，從目前情況來看，我們檔案管理的數(shù)字化應用上雖然由于技術銜接不到位或?qū)嵭胁坏轿贿€存在一些待完善的地方，但是總體來說還是起到了很大的積極作用。所以重視數(shù)字化檔案管理并在實際工作中注意運用數(shù)字化技術是非常重要的，我們要找到一些辦法去提高檔案登記效率和檔案調(diào)取效率。

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