淺議數字時代檔案管理的變革與創新

摘 要：當前下科學技術迅速發展，全球進入信息化時代，隨之而來的信息數字化給檔案管理工作帶來的改變，既是檔案管理工作的新型發展，也是整個社會進步的一個體現方面。深刻探討分析當前處于數字時代下的檔案管理工作其自身的變化與改造，了解改革與創新的價值和意義。發掘在當前的檔案管理工作中，潛在的問題并進行探討，以數字時代的大變革為基礎，力求給出有效改革方案促進我國檔案管理工作的進步與完善。

關鍵詞：數字時代;檔案管理;改革創新

1 前言

自90年代起，電信技術第一次以數字化形式出現，這種數字化性質因為其方便，快速的特點將電信技術帶領進一個大變革時期，實現了電信技術一次全新蛻變。隨后由于互聯網的產生，并以爆炸式的速度普及應用到人們生產生活中，在全球范圍內，信息交流方式發生了改頭換面的發展進步。數字時代的來臨，也將檔案資源管理工作帶上一個新的發展層次，在大數據前提下，檔案資源管理工作迫切需求通過改革來謀求新的發展機遇與發展空間。由此而言，一味遵循固有陳舊的檔案資源管理工作理論與思想觀念，不積極開拓，學習，接受新的檔案資源管理工作觀念以及運行模式，就很難在當前行業有新的發展機會。

2 檔案管理工作在數字時代下的改變

隨著信息技術逐漸滲入到社會生活的方方面面，在各大事業領域被廣泛運用。檔案管理工作受其影響的主要標志，是從紙質檔案資源收錄轉換為電子檔案資源收錄形式上的轉變，通過利用數字信息技術對檔案資料進行記錄，整理，存儲，傳遞，大大提高了檔案資源管理工作的效率。由空間概念為出發點來闡述，檔案資源管理工作在新數字時代下的轉變可以從兩個方面來講，一個方面對需要管理的檔案資源存儲方式，存儲空間上的一個轉變，具體表現為由傳統紙筆錄入，存檔室儲存。轉變為數字信息化，利用磁盤等存儲設備儲存。另一個方面是檔案資源管理工作人員工作環境以及活動空間的變化，具體表現為由線下工作轉變為線上線下結合工作模式。由功能性為出發點來闡述，打破了傳統檔案館形態，更新了檔案資源管理工作者的工作形式，在一定程度上，擴大了檔案資源管理工作者的業務范圍，實現了跨地域為用戶提供相關檔案服務。不再拘泥于傳統檔案管理的地域限制性，為用戶提供了便利，除此之外，用戶獲取檔案資源的途徑也更加多樣化，在權限許可的范圍內，用戶可以隨時隨地利用互聯網信息技術實現與檔案管理方的對接，提取個人需要的電子檔案資源，或者更新修改部分相關資料內容。

3 數字時代下檔案管理改革創新的重要性

3.1 在數字時代發展趨勢下所必然形成的形態

在當今社會數字信息技術的日漸成熟的大背景下，數字化檔案資源管理工作體系建設已經成為即將開展的事業之一。再加上各類數字信息平臺的在生產生活中的廣泛應用。給數字化的檔案信息及時歸檔，并且通過接收備份、分類以及存儲等一系列操作成為可能。實現在第一時間里將檔案資料信息集成并且自動添加目錄，摘要或者在一定權限內以全文形式傳遞給用戶，從而完成對檔案資源的歸檔，整理，共享一整套工作流程。利用數字化平臺體系，實現無紙化檔案數據錄入，查閱等工作，可以精簡工作流程，減少人工操作過程，降低出錯率。為用戶提供更為快捷，便利的檔案服務，此外數字化的檔案備份，在能夠有效降低檔案資料丟失和損壞的風險上，進一步保障了檔案資源管理工作的安全性以及準確性，這也是數字時代對檔案管理工作提出的新要求。

3.2 檔案資源數字化發展的需求

隨著社會在不斷的變革，進步，檔案資源管理作為一項重要的社會事業，也應當以積極的姿態去迎接新的發展趨勢。由于檔案資源的內容不斷增加，顯然單靠人力進行檔案資源管理，會致使工作項目越來越繁雜的趨勢下，不可避免出現更多的錯誤。引入數字信息技術，將其深入滲透到檔案資源管理工作中開，不僅是對消減了檔案管理工作者一部分工作負擔，也進一步使檔案管理以一種能夠滿足當前社會需求的形態去運轉，以求為社會發展提供更好的檔案服務。檔案管理辦公自動化隨之發展，以圖片，音頻，視頻不同形式的檔案資料需要新型存儲載體等需求，也進一步將檔案資源管理推向數字化發展方向。現代社會對于檔案資源存儲數量的要求不斷擴大，檔案資源的形式也正在向多樣化發展，由此，檔案資源管理工作向數字化管理模式轉化想觀念未能及時跟上時代要求，存在知識盲區與漏洞;二是管理模式較為落后，本身在管理上存在有待彌補的缺陷;三是檔案資料更新速度慢，相關資源投入力度不夠;四是人力管理方面沒有形成一套完整的，行之有效的系統方案，人才培養投是必然的，只有完成轉型工作，才能適應當今社會對于檔案資源管理的需求。

4 當前檔案管理工作中出現的問題

關于當前檔案管理工作主要有以下四個問題。一是思入不足，導致相關工作人員專業性的職業技能缺乏。以上問題的出現，是由當前社會現狀導致的。一方面原因是檔案管理沒有認識到數字化管理模式的重要性，堅持沿用傳統檔案資源管理模式，未跟上社會發展的進度，從而出現與社會發展脫節的情況。另一方面是檔案管理者能夠意識到社會發展以及數字化的普及，但是出于資金緊張，或者不愿去投資建設基于數字信息平臺體系的新型檔案資源管理系統。擔心花費大量人力，物力去建設一套行之有效的新型檔案資源管理方案，不能獲得相應的價值。從而選擇繼續沿用舊的檔案管理模式。除上述限制因素之外，轉型數字化檔案管理模式，也對檔案管理工作人員提出了更高的要求，要求檔案管理人員重新學習新的檔案管理方法。以上因素都成為當前檔案資源管理工作進行數字信息化轉型的阻力，在一定程度上制約了檔案資源管理數字化進程的發展。

5 數字時代下檔案管理的改革創新方法

5.1 更新檔案管理理念

要有效推進檔案管理工作的數字化進程，首先需要做的是將檔案管理工作者固有的傳統管理理念，轉化為新型數字化的檔案管理思維。積極推廣數字化檔案管理方式的優勢以及特點，將檔案資源管理工作者固有的業務觀轉換為服務觀，正確理解檔案資源的定位，即檔案的價值與意義在于服務社會，是維護社會秩序的重要依據之一。因此，檔案管理必須跟緊社會發展的腳步，只有跟社會保持同步發展，才能更好服務與社會。在當前數字時代來臨的大背景下，檔案管理工作要想能夠持續滿足社會需求，就必須盡快完成數字化轉型。最后，明確檔案管理的工作性質不再側重管理層面，而是更側重于服務層面。

5.2 創新，完善新時代檔案管理管理方法

檔案工作管理著社會各個方面的信息資源，是維持社會穩定，推動社會發展的重要力量，除此之外，還是社會發展歷史的記錄載體，見證文化的進步與科技的革新。數字時代為檔案管理帶來了新任務與新挑戰的同時，也賦予了檔案管理工作新的發展模式。因此，檔案管理工作者要不斷豐富自身的知識以能良好應對數字時代下檔案管理新的發展機遇。積極創新，完善新時代檔案資源管理方案方法，從容應對檔案管理必然的數字化進程。

5.3 實現檔案管理技術升級

利用現代網絡信息技術實現檔案管理技術的升級，進而實現檔案管理數字化。要保障檔案資料的安全性，就涉及權限開放問題，需要有關部門制定相關網絡規定法則作為基礎，去進行權限分級，在檔案的記錄，整理，存儲，傳遞過程中保證其私密性。

參考文獻

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[2]許磊.淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用[J].檔案管理，2019（4）.

作者簡介

袁圓（1980-），女，漢族，廣西憑祥人，大學本科，助理館員，廣西壯族自治區南寧船舶檢驗中心，研究方向：檔案管理。