全面推進縣鄉兩級檔案信息化建設的實踐與思考

劉彥明 張明明

摘 要：檔案信息化建設是國家信息化建設的重要組成部分。我們要以建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系為目標，加快推進檔案信息化建設，實現資源共享，開展遠程利用，使檔案、政務信息公共服務惠及廣大人民群眾。

關鍵詞：檔案信息化;實踐;思考

近年來，各地檔案館都建立健全了檔案信息化建設工作領導機構，足額保障檔案信息化建設工作經費，建成了已公開現行文件查閱中心，并建立了檔案局網站，但是在縣鄉兩級檔案信息化建設方面還有待于探索和思考，本文筆者就此話題淺談幾點認識與思考。

1 縣鄉兩級檔案信息化建設存在的問題

1.1 缺乏長期科學規劃

目前，全國各級檔案部門對檔案信息化建設缺乏宏觀規劃和管理，對檔案信息化建設總體思路和目標不明確，資源共建與共享意識不強。有的檔案室雖然制定了信息化建設規劃和方案，成立了領導小組，將信息化建設提上了重要議事日程，但是，沒有緊密結合單位實際，缺乏科學性、操作性和針對性，只是根據上級單位的規定要求“按部就班”地進行，缺乏主動性、自覺性和開拓創新意識，導致信息化建設進展緩慢。

1.2 資金投入力度不足

經費短缺、資金不足是長期困擾檔案部門發展的一個重要因素，尤其是基層檔案部門。檔案信息化建設是一項投入較高、回報周期較長的工程，檔案館信息化建設軟硬件設施配備困難，部分領導“有多少錢辦多少事”，存在等、靠、要的思想，資金方面沒有保障，以致不能確保檔案信息化工作的順利開展。

1.3 發展水平參差不齊

主觀認識到位、客觀經濟基礎較好的檔案館發展水平較高，反之則較差，相互之間缺乏溝通和交流，檔案管理應用軟件也不統一。有的檔案館建成內部局域網、檔案信息網站和電子文件中心，與政務網互聯互通，機讀目錄數據庫和檔案數字化建設達到一定規模;有的檔案館至今尚處于紙上談兵和起步階段，未見任何實質性進展。檔案信息網站普遍存在信息含量小、更新不及時、內容不豐富、網站功能發揮不夠理想的情況，特別是對電子文件的收集、整理、歸檔至今未形成統一的管理模式。

1.4 檔案系統信息化人才缺乏

目前縣級檔案館檔案管理人員，絕大多數為非檔案專業的人員。雖然他們有從事檔案專業工作的豐富經驗，對接收和審查材料歸檔、保證歸檔材料的系統、完整以及在提供快捷、滿意服務等傳統檔案業務工作中起到了積極作用，但受檔案工作科學化、正規化、信息化的認知缺陷及檔案管理專業理論水平不高所限，客觀上影響了縣級綜合檔案館信息化建設總體進程、效率和檔案信息化成果的利用。

2 加快縣鄉兩級檔案信息化建設的幾點建議

2.1 切實加強檔案信息化建設的科學規劃

檔案信息化在我國是一項新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個檔案現代化、信息化的指標體系。我們要科學地進行檔案信息化建設，首先必須對其有一個基本正確地的認識，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時間等方面造成不必要的損失。要認真分析研究，著手調研、制定未來的檔案信息化建設目標和發展規劃。

2.2 切實加強檔案信息化基礎設施建設

縣檔案館、各鄉鎮（街道）、縣直各單位檔案室信息化建設要與縣委、縣政府及其各部門電子政務、各行業信息化建設同步進行，配備相應的硬件設備，逐步實現檔案管理自動化。一要加快完善信息化基礎設施維護暨服務配套設施建設。根據檔案業務拓展需要，適當增加購置業務用計算機、觸摸屏、應用服務器、海量存儲設備、UPS電源設備易損耗零配件等終端設備。二要加快完善網絡基礎設施建設。為做好館藏存量檔案數據異地備份及配合實現省市縣檔案館之間的互聯互通，配置相應的網絡交換機、防火墻等配套設備。三要加快推進檔案館數據庫建設。逐步建立檔案數據庫，爭取利用3-5年時間，完成館藏檔案文件級檢索工具的數字化。四要積極推進傳統載體檔案數字化建設。對各種類型檔案進行數字化掃描、轉換，逐步實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。五要購置音視頻數字化設備。除進行紙質檔案數字化加工外，還應加大視頻檔案、音頻檔案、多媒體檔案數字化的力度。

2.3 切實加強檔案室電子歸檔管理工作

一要加強對各單位檔案的電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督指導，逐步實現電子文件適時歸檔，保證各單位產生的有保存價值的電子文件的真實性、完整性和有效性，以免電子文件的流失和檔案資源重復進行數字化加工。二要堅持紙質檔案和電子檔案同時保管的“雙軌制”，并作為以后檔案接收進館的一個硬性條件。

2.4 切實加強立檔單位檔案信息化建設

縣檔案行政管理部門要根據各鄉鎮、縣直各立檔單位的工作職能、性質和需求，認真研究制定電子文件歸檔的范圍、保管期限等規范性制度，并負責做好指導和服務工作。各鄉鎮、縣直各立檔單位在向縣檔案館移交檔案時，要做到同時移交文件級機讀目錄。縣檔案管理部門要加強對列入接收進館范圍的各鄉鎮、縣直各立檔單位電子文件和電子檔案歸檔范圍的監督和管理，做好接收各項工作中的檢查指導。各鄉鎮、縣直各立檔單位要切實加強對自行產生的電子文件及時進行采集、積累、鑒定、著錄、歸檔，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整和有效，并按照縣檔案部門的要求實現檔案整體移交，逐步實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。

2.5 切實加強檔案信息化人才隊伍建設

檔案信息化人才隊伍是檔案信息化的成功之本。要加大對在職人員進行崗位培訓或外出進修培訓的力度，尤其要強化有關計算機、網絡技術、數字化技術、信息管理現代管理技術和信息安全防范意識等方面知識培訓，提高檔案工作人員的綜合素質和工作技能，努力造就一批熟悉檔案管理和計算機應用的復合型多層次專業隊伍。

2.6 切實加強對檔案信息化工作的組織領導

要把檔案信息化建設工作納入本單位信息化建設整體規劃，明確檔案信息化工作的分管領導和責任部門，納入有關人員崗位職責。縣檔案館要將檔案信息化建設工作納入檔案執法檢查內容，加強指導服務和督促檢查。各鄉鎮、各部門、各單位要把檔案信息化建設納入本單位信息化建設的整體框架，統籌規劃、統一建設。要將檔案館（室）在硬件、軟件投入、傳統載體檔案的數字化、檔案的現代化管理等方面的經費列入縣級財政預算，同時加強對檔案信息化經費的審計督查和績效考核，確保專款專用科學使用。

2.7 切實加強檔案信息安全管理

檔案信息安全保障工作涉及檔案信息化建設的各個環節，包括法律、標準、技術、管理、人才等各個方面，是一個復雜的系統工程。一要提升認識，筑牢防線。全體檔案人員要認真學習，深刻領會檔案信息建設必須重視保密審查有關要求和精神實質，進一步強化保密觀念，認真履行保密職責，筑牢保密工作防線。二要規范審查，嚴格把關。要進一步建立完善檔案信息保密審查工作機制，堅持“先審查、后公開”和“一事一審”的原則，分管把守、各司其責，做到審查工作有領導分管、有部門負責、有專人實施。凡向互聯網站提供或發布的信息，要堅持“誰上網誰負責”原則。三要抓好落實，確保安全。要針對檔案工作實際，采取切實有效措施，加強館藏檔案查閱利用和開放工作的保密審查，確保檔案實體和檔案信息安全。

參考文獻

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