淺談微信功能在檔案公眾服務(wù)中的應(yīng)用

摘 要：21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)世紀(jì)，各行各業(yè)都在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行革新技術(shù)，信息時(shí)代改變傳統(tǒng)的檔案公眾服務(wù)，在以往的檔案公眾服務(wù)中一直存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，主要是因?yàn)闄n案的查閱需要前往圖書館或者政府相關(guān)檔案室進(jìn)行查閱。隨著4G、5G移動網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，微信等即時(shí)通訊軟件的產(chǎn)生，極大的改變了檔案館服務(wù)，在檔案公眾服務(wù)過程中運(yùn)用微信進(jìn)行服務(wù)，能夠利用微信的優(yōu)勢更好的為公眾提供完善的服務(wù)。本文通過分析微信功能的基礎(chǔ)上，闡釋微信功能在檔案公眾服務(wù)中運(yùn)用的可行性，從而提出微信在檔案公眾服務(wù)中應(yīng)用的方式。

關(guān)鍵詞：微信;檔案公眾服務(wù);信息化

1 微信定義

隨著國家多發(fā)面的發(fā)展，信息技術(shù)從普及到現(xiàn)在如今這個(gè)以信息化為主的時(shí)代，人們越來越離不開網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展改變?nèi)藗兊纳罘绞?，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為人們的生活帶來便利，根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，2014年我國的網(wǎng)民數(shù)量已經(jīng)達(dá)到6.32億人，互聯(lián)網(wǎng)的普及率達(dá)到46.9%，隨著智能手機(jī)的興起，與以往的手機(jī)功能不同，智能手機(jī)通過下載APP，截止2014年6月份，我國的手機(jī)網(wǎng)民達(dá)到5.27億人。這些手機(jī)網(wǎng)民中，幾乎80%的人使用手機(jī)上網(wǎng)進(jìn)行對外溝通交流。

微信是騰訊公司于2011年1月推出的即時(shí)聊天通訊工具，在智能手機(jī)上下載微信APP，能夠通過網(wǎng)絡(luò)快速的發(fā)送文字、語音、圖片、掃描二維碼，并且能夠在朋友圈共享位置，或者查找附近的人。微信的出現(xiàn)是移動網(wǎng)絡(luò)進(jìn)步的重要標(biāo)志，通過微信公眾號能夠及時(shí)的了解社會的相關(guān)信息，或者通過朋友圈的分享獲得更多的信息資源。

2 微信在檔案公眾服務(wù)應(yīng)用的可行性分析

社會檔案公眾服務(wù)的主要功能是為社會公眾提供檔案的查詢、打印等服務(wù)，通過將微信運(yùn)用到社會檔案公眾服務(wù)中的主要目的是滿足社會公眾查閱檔案信息的便利性與快捷性。社會檔案工作的主要任務(wù)是通過為用戶提供高品質(zhì)、快捷的檔案信息服務(wù)，為社會各方的工作進(jìn)行服務(wù)。

2.1 微信用戶群基礎(chǔ)廣泛

微信雖然使用的時(shí)間不長，但是我國網(wǎng)民的數(shù)量日益增多，特別是智能手機(jī)、4G時(shí)代的到來，越來越多的網(wǎng)民會選擇使用微信作為即時(shí)通訊工具，微信上設(shè)置有QQ好友、通訊錄同步、微信號以及搖一搖、雷達(dá)掃描添加好友等方式，能夠最大化的擴(kuò)大每一個(gè)微信號的社交關(guān)系網(wǎng)。截止到2015年2月，微信的活躍使用人群數(shù)量已經(jīng)達(dá)到6億人，微信公眾賬號總數(shù)超過800萬個(gè)。微信擁有廣泛的用戶群體，檔案公眾服務(wù)通過建立微信公眾賬號能夠提升公眾的關(guān)注度，而且如今微信能夠?qū)崿F(xiàn)平板、電腦與手機(jī)微信的文件傳送，通過手機(jī)微信掃描二維碼下載或者顯示檔案信息，能夠促進(jìn)檔案信息的傳播。

2.2 微信傳播經(jīng)濟(jì)成本低

檔案公眾服務(wù)機(jī)構(gòu)是社會公益性的服務(wù)機(jī)構(gòu)，其財(cái)政預(yù)算的經(jīng)費(fèi)有限，最大限度的節(jié)約成本，以達(dá)到信息服務(wù)效果最大化是檔案公共服務(wù)機(jī)構(gòu)所追求的，檔案公眾服務(wù)通過微信公眾賬號能夠降低成本，使用微信這一工具發(fā)布消息或者回復(fù)信息的耗費(fèi)的流量少，特別是在電腦登陸或者Wifi的情形下根本無需擔(dān)心流量問題，因此檔案公眾服務(wù)通過傳播檔案服務(wù)信息或者為公眾提供檔案查詢信息，能夠有效的降低成本。

2.3 微信的信息傳播功能健全

微信能夠與多個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)賬號綁定功能，微信的朋友圈信息可以實(shí)現(xiàn)共享，微信用戶可以將微信公眾賬號上發(fā)布的信息進(jìn)行朋友圈、朋友的分享，微信的信息傳播渠道比較廣泛，如新浪微博的信息可以通過微信進(jìn)行分享，微信傳播信息的方式多樣化，微信還可以通過群聊的方式傳遞信息，還能夠通過二維碼、查看附近的人等功能不斷的擴(kuò)大關(guān)系網(wǎng)絡(luò)。微信健全的信息傳播功能能夠幫助檔案信息管理，能夠及時(shí)的為社會公眾提供簡便的檔案服務(wù)，公眾可以通過關(guān)注檔案信息服務(wù)公眾賬號，需要查詢的信息可以通過微信的方式發(fā)送，檔案公眾服務(wù)微信公眾賬號可以配以文字、圖像的方式提供檔案信息，實(shí)時(shí)的與客戶進(jìn)行交流，實(shí)現(xiàn)信息傳播的一對多，與公眾之間的互動性更強(qiáng)。

3 微信應(yīng)用于檔案社會公眾服務(wù)的策略

3.1 加大宣傳力度，吸引用戶關(guān)注檔案服務(wù)微信公眾賬號

檔案館提供檔案信息服務(wù)主要是查閱、宣傳檔案知識等功能，通過完善檔案公眾服務(wù)微信功能，可以實(shí)現(xiàn)查檔服務(wù)、通過微信可以實(shí)現(xiàn)查檔預(yù)約，并通過微信實(shí)現(xiàn)在線交流，公眾通過微信以文字或者語音的方式進(jìn)行查閱或者提問，微信公眾賬號可以對用戶的疑難問題進(jìn)行簡要的解答，快速的解答客戶的難題。目前我國公共檔案館設(shè)置微信公眾賬號的級別較低，許多檔案館的微信公眾賬號的功能種類不夠詳盡，發(fā)布的檔案信息仍然比較少。因此，對于加強(qiáng)微信在檔案公眾服務(wù)信息中的運(yùn)用，從用戶上看，要通過加大宣傳力度，在不同的渠道上推廣檔案公眾服務(wù)微信公眾號。從檔案館的角度上看，要申請微信公眾賬號，通過朋友圈推廣或者地區(qū)百事通賬號宣傳的方式來推送自己的檔案服務(wù)信息。

3.2 建立完善的檔案微信服務(wù)體系

通過微信公眾賬號這一公眾平臺，檔案館通過構(gòu)建三維一體的服務(wù)體系，在服務(wù)的內(nèi)容上以檔案查詢、檔案使用、檔案知識為核心，最大化的為公眾提供檔案信息內(nèi)容，在服務(wù)內(nèi)容上，公眾通過微信公眾賬號搜索或者二維碼掃描等方式添加檔案局的微信公眾賬號，需要查閱的信息可以通過微信直接發(fā)送，檔案館通過館內(nèi)的數(shù)據(jù)搜索向用戶反饋相關(guān)的檔案信息，必要時(shí)可通過圖片的形式為用戶提供檔案的原件信息。

在檔案館微信公眾賬號的功能設(shè)置上，可以參考許多微信公眾賬號，如在狀態(tài)欄上設(shè)置檔案服務(wù)、齊魯檔案、檔案動態(tài)等分類功能，其中檔案服務(wù)選項(xiàng)中包括預(yù)約查檔、業(yè)務(wù)咨詢、職稱培訓(xùn)等服務(wù)。查閱齊魯檔案可以查閱到相關(guān)的紀(jì)錄、齊魯故事、抗戰(zhàn)紀(jì)念等檔案資料。在檔案動態(tài)上包括信息速遞、檔案微博、門戶網(wǎng)站、檔案征集、投訴建議等功能。用戶可以根據(jù)所需的尋找的信息宣傳選項(xiàng)，如果自己所需的信息都不在這類功能選項(xiàng)中，用戶可以通過語音或者文字的方式發(fā)送問題，檔案館微信采取“關(guān)鍵詞自動回復(fù)”的功能，可以引導(dǎo)用戶體驗(yàn)微信檔案服務(wù)功能。

檔案館微信公眾服務(wù)體系離不開完善的團(tuán)隊(duì)服務(wù)，檔案館提供檔案微信公眾信息服務(wù)，必須要有專業(yè)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行維護(hù)，對于用戶提出的問題在自動回復(fù)功能中無法解答時(shí)，要不斷的完善智能應(yīng)答系統(tǒng)，對于用戶常常搜索的問題進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，定期根據(jù)用戶關(guān)注的熱點(diǎn)檔案問題進(jìn)行信息的發(fā)布，及時(shí)的解答用戶的疑惑。

4 結(jié)論

以往的檔案館為公眾提供檔案信息服務(wù)的方式是一種被動的接受式，通過微信公眾號，檔案館可以在檔案信息服務(wù)中處于主動的地位，可以通過向關(guān)注檔案微信公眾賬號的用戶及時(shí)推送相關(guān)的信息，拉近公眾的距離，而且能夠以視頻、圖片、文字、語音等結(jié)合的方式向公眾推送信息，展示檔案信息的生動性。通過將微信這一即時(shí)通訊工具運(yùn)用到檔案公眾服務(wù)中，實(shí)現(xiàn)檔案館提供檔案信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，開拓為社會服務(wù)新途徑。

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作者簡介

韓文利（1971-），女，浙江寧波人，本科，館員，研究方向：檔案數(shù)字化。