淺析中職學校人事檔案管理中存在的問題及對策

趙燁

摘 要：近年來，隨著我國經濟的持續穩定增長，各個行業有了良好的發展契機。中職學校充分利用現代信息技術完善檔案管理，并取得了良好成效。就中職學校來說，人事檔案管理對于中職學校的長遠發展有重要作用。本文就中職學校人事檔案管理存在的問題及對策展開論述，通過分析現階段中職學校檔案管理中存在的問題，提出針對性的解決策略。

關鍵詞：中職學校;檔案管理;問題分析;解決對策

“十年樹木，百年樹人。”人才資源是第一資源，選好人、用好人是每個單位必須面對的大問題。人事檔案是反映個人政治修養、道德品質、思想覺悟、學習經歷、工作經歷、業務素質、作風表現、工作業績、家庭情況、社會關系等的歷史記錄，是選拔、任用、管理和評價人才的基礎資料。中職院校的人事檔案管理工作不僅掌握著職教教師的全部信息和各種情況，同時對職教教師使用狀況以及流動情況也做了詳細記錄。中職院校要發揮好教師的積極作用，將教師合理安排到相應崗位和使用，都離不開人事檔案管理和使用。筆者在對中職院校檔案管理工作進行了解后，試對相關問題和對策淺析如下：

1 現階段中職學校人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案意識不到位，管理專業性欠缺

在中職學校里學校以學生的教育教學任務為重，學校領導沒有對人事的檔案管理工作予以足夠的重視，檔案管理工作人員也就降低了對自己的要求。在很多中職學校里人事檔案管理員都是兼職的，在做檔案管理工作的同時還有很多繁重的行政事務，導致進行人事檔案管理的精力不足，且很多管理員都不是檔案管理專業出身，缺乏檔案管理的專業知識，缺少檔案專業培訓，業務能力不足，造成檔案的管理工作變成了學校的附加工作，流于形式。這樣的人事檔案管理使得其實際作用不能夠得到有效的發揮，難以適應新時代人事管理工作需要。

1.2 檔案制度不完善，管理效率低

“無規矩，不成方圓。”良好的管理制度是做好人事檔案工作的堅強后盾。但現階段許多中職學校的檔案管理制度還不夠完善，例如有關人事檔案收集、歸檔、查詢、利用及管理、保密等方面的規章制度不健全，缺失相應的檔案利用規范，檔案管理部門權責不清，這都有可能造成人事檔案的遺失、機密泄露等。

人事檔案管理工作效率不高，不能及時服務于教師和學校。有些中職學校還存在人事與人事檔案管理脫節，實時更新的個人檔案材料如學歷提升、職稱晉升、年度考核、教齡轉年、薪級轉年等材料得不到及時整理，有時還會誤歸檔于文書檔案，致使中職學校教師的檔案信息不能及時更新、人事檔案材料不完整，對學校的人才選拔和教師個人晉升都造成的一定負面的影響。

1.3 檔案內容不完整，部分材料待核實

在中職學校進行的干部人事檔案專項審核過程中筆者發現人事檔案材料的一系列問題：

1）檔案缺失。隨著時間變遷、工作的調動、學校變更或改制，教師們的人事檔案不斷轉移，由于缺乏專業化的管理，資料未及時歸檔造成了檔案材料丟失。例如有些人事檔案材料中的工作報到證遺失、個人學歷證書復印件、各類獎勵證書復印件、工作調動或晉升工資表以及擔任干部任免表以及相關考察材料的缺失。

2）檔案失真。由于填寫人主觀或客觀原因造成如出生年月、工作時間、學歷、干部身份等內容混雜交錯，信息記錄不一致，而人事檔案管理員未認真審核，造成最后人事檔案材料失真。

3）檔案內容價值不高。個人自傳、簡歷、年度考核、調查材料等材料都存在很多空話和套話，簡單相同，沒有突出個人特點和年度變化，例如沒有將教師相關的科研成果或是教育教學案例等資料歸入檔案，收集反映教師的綜合素質的新材料不夠，因此可用于選拔考察的價值不高，無法通過其檔案全面了解干部情況。

1.4 管理模式單一，信息化水平亟待提高

目前，大多數中職學校的人事檔案管理模式比較單一，手段較為落后，影響了中職學校干部人事檔案的有效利用。例如這些中職校的人事檔案大都只有紙質檔案，而紙質文件容易損壞，且不易保存，還不能及時更新。查詢檔案信息時需要耗費檔案管理者較多的時間和精力去翻閱大量紙質材料，從中找到需要的相關信息。隨著現代化信息的快速發展，高科技信息化手段已經在人事檔案管理工作中得到了廣泛運用，但中職學校檔案電子信息化建設信息化水平還處于比較低的水平。首先各中職校沒有引進檔案管理數字化的硬件設備和軟件，其次各中職校的檔案管理人員信息化意識薄弱、信息化技能不強，不能運用現代化信息手段整理檔案資料，致使檔案管理工作效率不高，這狀況與現代教育事業的發展不同步。

2 解決當前人事檔案管理存在問題的策略

2.1 增強檔案意識，提高檔案素質

解決中等職業學校檔案管理中存在的問題，首先要增強各中等職業學校的檔案意識，認識到人事檔案管理工作在學校建設和發展中的重要性作用。人事檔案管理是一項專業性很強的工作，人事檔案管理人員不僅要具備較高的政治修養，還要具備較強的業務能力，不僅要掌握人事檔案管理的專業理論知識、科學方法、熟悉所從事的業務工作，同時還要具備高度的職業責任感、服務意識和敬業精神。一方面，各中等職業學校要做好現有從業人員的職業能力培訓，定期讓他們參加檔案專業知識培訓，特別是結合實際需要，根據新的人事檔案要求開展中等職業學校人事檔案管理工作;另一方面，要加強引進具有檔案專業知識和計算機信息技術背景的復合型人才，提高中職學校人事檔案管理人員的綜合素養。

2.2 完善檔案制度，提升管理水平

首先，中職校人事檔案管理要嚴格遵守人事檔案管理的一系列規定，結合中職校的特點，制定和完善關于干部人事檔案收集、歸檔、借閱、安全等管理的相關規章制度，使學校人事檔案管理工作規范化，保證人事檔案管理的安全性，更好地為教育人才資源的應用和管理提供決策支持和保障。如：制定有關中職學校人事檔案鑒別歸檔方面的制度，做好人事檔案內容及資料的鑒別，做到去偽存真、查缺補漏、去粗取精，使其能滿足各校乃至教育局人事檔案管理的工作需要。又如：根據《中華人民共和國國家秘密保護法》和人事檔案查詢利用制度，規范中等職業學校人事檔案保密制度，確保學校人事檔案安全。其次，要做好中職學校的人事檔案管理工作，就要明確人事檔案工作歸屬，管理部門的權責要清晰。根據人事檔案的性質，目前中職學校合理的人事檔案部應由學校辦公室負責，綜合性工作應在教育局辦公室的指導、監督和檢查下進行，具體工作由學校檔案館負責人或學校檔案管理員負責。

2.3 豐富檔案內容，提高檔案質量

提高人事檔案質量，是一項“立功于當下，利得于未來”的長期工作。根據現代人才選拔的需求，我們要不斷豐富人事檔案的內容。中職學校應根據學校教師的職業特點、特長，側重收集有關師德師風、教學技能、科研成果、獲獎表彰等方面的信息，及時收集歸檔，作為人事檔案的重要內容，為今后教師人才的有效運用奠定信息基礎。中職學校的每一名教師要認真對待自己的每一份人事檔案材料，認真如實填寫實際情況;同時人事檔案管理員在歸檔審核時，更要分外仔細，嚴把入檔關卡，在檔案審核過程中若有發現缺漏，應盡快補齊并做好記錄，如有涂改或記載不一致，應盡快取證上報并完成認定，歸檔。

2.4 運用信息化手段，實現數字化管理

隨著現代信息化水平不斷提高，社會對人事檔案管理工作提出了更高的信息化要求，中等職業學校的人事檔案管理也必須與時俱進。對于提升中職校人事檔案管理的信息化水平，筆者認為可以從以下三點入手：

第一，建立教師電子檔案庫和檔案信息系統。將中職學校的所有教師相關的檔案信息進行篩選后，全部錄入計算機，其中包括教師個人的教育、獎懲、職稱評定、職務變動等資料，部分資料如工資表、年度考核表等材料可以通過掃描原件，以照片的形式保存;該電子檔案庫以姓名或是身份證號碼等關鍵信息作為依據，建立人事檔案信息系統。人事檔案信息系統需要專業的管理人員進行每天維護和更新，確保各項信息的有效利用，在全面系統地記錄個人信息的同時實現檔案的動態更新和補充。該人事檔案信息系統可自動生成干部任免審批表、干部簡歷等常用材料，在需要時可提供最快、最新的資料。

第二，實現人事檔案數據庫的共享。中職學校可以通過人事檔案信息的分析與共享，實現便捷高效的干部人事管理。通過系統的快速檢索、動態反饋、設置權限等技術手段，實現在數據庫里規范地快速檢索、查檔、提取所需信息，這樣不僅簡化查檔的手續，提高檔案管理工作的效率，更能保證人事檔案的安全性。

第三，在人事檔案工作管理上，還需要有專門的檔案管理經費支持，特別是尤其是數字化的檔案管理，各中職學校需要給予一定的經費支持，用來引進數字化的檔案管理系統等以及必不可少的現代化設備，從而更好地保障人事檔案管理工作有序高效開展。

人事檔案管理對中等職業學校的建設和發展具有重要作用。中職學校要不斷提高學校檔案意識，完善人事檔案制度，培養人事檔案管理人員的綜合素質，提高人事檔案管理的信息化水平，讓人事檔案工作更好地為學校和社會服務。

參考文獻

[1]周虹.鄒議檔案管理工作中存在的問題及解決途徑[J].神州，2011（14）：20+22.

[2]趙燕.中職學校檔案管理存在的問題和對策分析[J].商，2013（23）：335.

[3]孫海霞.試論中職學校檔案管理的規范創新與信息化建設[J].辦公室業務，2016（24）：96+98.