基于“互聯網+”時代的檔案外包服務發展研究述評

■ 張玉昭

“互聯網+”時代的到來使得信息數量激增，而同時企事業單位、社會團體或個體對檔案的保管意識變強，促使著檔案管理工作向信息化、數字化、電子化方向轉變。但由于單位受到資金、時空、技術、人力資源、自身規模的限制，無法完成全部的檔案管理工作，因此，檔案外包服務工作應運而生。以企事業單位為代表的群體將部分檔案轉交移送給專業的檔案中介機構、檔案事務所等檔案外包公司，委托其整理并保存檔案，為自身檔案價值的保存與發展提供技術支持與完善保障。為了更好地了解目前檔案外包服務工作的發展現狀，筆者利用國內中文期刊（2007年—2020年）關于互聯網檔案外包服務問題研究的文獻進行了數據統計（詳見下頁圖、表）與評述。

一、數據統計與描述

（一）文獻數據統計

目前，國內文獻索引普遍采用中國知網（CNKI）的數據，故筆者選取了中國知網（CNKI）數據庫所收錄檔案學期刊中發表的關于“互聯網+”環境下檔案外包服務研究問題的學術文獻進行數量統計與數據描述分析。以“互聯網+”與“檔案外包服務”為關鍵詞進行檢索統計，在“中國期刊全文數據庫”“中國優秀博士、碩士論文全文數據庫、重要會議全文數據庫和重要報紙全文庫等為數據來源進行高級檢索，查檢出與主題直接相關的文獻共6篇；隨后，筆者又以“數字化”與“檔案外包服務工作”作為主題進行檢索，查檢出與主題直接相關的文獻共22篇，共檢索到相關文獻28篇，如表1所示。

表1 2011—2019年我國檔案外包服務研究文獻年度分布

由高級檢索可以看出，關于“互聯網+”時代下檔案外包服務工作研究方面的文獻數量很少，共計僅28篇，我國對于新時代檔案外包服務工作的發展研究并不深入，剛處于起步階段。20世紀90年代，檔案業務外包機構興起并逐步建立，由于我國檔案業務外包服務研究本就探索較晚，可想而知結合新時代“互聯網+”技術與平臺的檔案外包服務機構更是鳳毛麟角。因此，檔案學界學者們對其研究還需進一步探索。

由表1和圖1可以看出，我國“互聯網+”時代下檔案外包服務工作研究方面的工作在波動中前進，文獻數量起伏式增長，整體而言呈增加趨勢。2017年為我國結合互聯網技術開展檔案外包服務研究的最高峰，發文量達到6篇，此外，2012年迎來文獻研究的第一個小高峰，發表4篇文章。但在2012年之后并無持續式增長，研究多集中于2014—2017年，以平均每年4.75篇的發文量保持穩定。這說明，2014年開始“互聯網+”背景下的檔案外包服務研究才正式進入學者視野并引起廣泛關注，但由于研究學者過少，還屬于“新生事物”，故而并未成為檔案學研究熱點之一。

（二）文獻來源分析

表2 2011—2019年我國檔案外包服務研究文獻來源分布

根據文獻統計結果，統計顯示，28篇文獻各自分布于15種期刊（其中包含4種檔案學專業核心期刊、7種檔案學專業一般期刊和4種其他非檔案學專業期刊）、1個碩士學位論文數據1種會議論文集。而檔案學專業核心期刊集中在《中國檔案》《浙江檔案》，其中《中國檔案》發表文獻最多，載文量高達6篇，《浙江檔案》載文量2篇，除此之外還有《檔案與建設》《檔案管理》兩類核心期刊各1篇文章。可以看出，檔案學專業核心期刊中，《中國檔案》發表文獻占總核心期刊文獻量的60%之高。

（三）作者與期刊分布

根據普賴斯定律，核心作者的發文量應為文獻總量的50%，普賴斯核心作者的最低發文數“m=0.749”，其中“nmax”是最高產作者發的論文數。在筆者統計的數據中，發表文獻數量最多的為“國家檔案局技術部副主任”黃麗華學者，發表論文數為2篇，故“nmax=2，m=0.749”,與其最相近的最大整數為1，由此可知，發表論文數量須達到2篇才能被成為核心作者，如表3所示。其中，28篇相關文獻的作者共32人，部分學者為合著發表文獻。

表3 2011—2019年我國檔案外包服務研究發表論文作者情況

由表3可以看出，研究“互聯網+”時代檔案外包服務工作的學者非常分散，且絕大部分學者對其研究并不連續，除去黃麗華學者外，其余學者研究發表文獻都僅有1篇之少，缺乏核心作者群，且合著度較低，合著發表文獻數量僅占總文獻數量的14.29%，以兩人合著為主要方式，三人及以上合著文獻僅有1篇，如表4所示。由數據可以看出，當前我國合著進行“互聯網+”時代檔案外包服務工作的學者少之又少，并未形成專業深度作者合作群體，還需不斷加深學術交流與合著量。但仍舊可以看出，我國對于其新時代新技術下的檔案外包服務研究形式豐富多樣，在期刊、報紙、會議文集與碩士論文中都有所體現，形勢一片大好。

表4 我國檔案外包服務工作研究獨著、合著及合著度分析

在28篇文獻中，總參考數值達到61數次，總被引數達到106次，在“知網”中的總下載數達5015次，下載被引比為48.16%，且平均每篇文獻的被引數也達約3.79次。數據充分表明，當前我國結合“互聯網+”技術對檔案外包服務工作進行研究的文獻數量亟待增加，其關注度在隨著時代變遷與發展而不斷升高。學者研究文獻被引量較高，這表明一是我國當前對于結合“互聯網+”技術對檔案外包服務工作的研究還并不充分，可參考與借鑒的高價值文獻較少；二是作為新生代“年輕”行業，檔案外包服務工作在“互聯網+”時代下的發展前景良好，需要推動更多學者關注與研究探索。

二、國內研究內容述評

（一）檔案外包服務工作的管理技術手段方式在不斷更新

“互聯網+”時代來臨，檔案管理工作的信息化、數字化業務開展迫在眉睫，筆者就各自方向對外包工作開展過程中的管理技術手段描繪了發展藍圖。《互聯網時代企業檔案外包業務存在的問題與對策》一文中，張磊從宏觀理論而談管理手段：“應順應時代潮流的發展，不斷拓展服務領域，爭取提供更多數字化、信息化、多媒體化等高質量、高水平的技術服務。”[1]李雪瑩則比較注重其檔案信息安全保密方面的技術管理手段，她在《論“互聯網+”時代檔案服務外包的問題與策略》中指出：“數字化管理時代，電子信息安全檢查十分重要。檔案外包加工場所需要安裝監控系統。”[2]此外，她從檔案安全風險防范技術手段、優化檔案服務外包行業過程管理手段等方面詳細闡釋了更新技術手段對于降低風險、優化服務、促進管理能力提高的重要性。

（二）注重于檔案外包服務主體本身及實務研究

對于“互聯網+”時代背景下的檔案外包服務進行理論研究是為了更好的應用于實踐工作，相比探索價值之職能類文獻，學者們更加偏重于探索發揮“互聯網+”背景下大數據、云計算等平臺技術的最大功能實現檔案外包服務行業發展的方法，眼光長遠而精準，務實研究，夯實理論基礎，為檔案外包服務主體本身與實務工作保駕護航。孫洪魯在《檔案數字化外包實務研究》一文中具體詳細地提及檔案信息化建設過程中紙質檔案數字化的20項完整步驟，并指出：“主體本身這個環節如果管理失控，就會帶來檔案原件丟失或損壞、數字化檔案信息內容不完整、不準確。”[3]檔案管理工作緊跟時代的潮流向網絡自動化、數字化的方向轉變，周萍在《淺談檔案數字化外包的關鍵階段》中提出，數字化外包前期準備階段、中期管理階段與后期交接與維護階段三個節點都需要明確檔案數字化工作中檔案外包機構應承擔的主體責任，以保證外包工作安全、高效地進行。譚佩麗則在《城建檔案數字化外包的實踐與思考》中從一種專門檔案角度出發，探索實踐工作未來發展方向，并提出“用數字化的模式來進行信息的儲存，使用網絡來進行資料間的鏈接，使用計算機構建的管理系統實現信息間的管理。”[4]以承包檔案外包服務的檔案中介機構為主體，構建檔案外包機構的數字化信息資料庫，實踐探索真知。

（三）“互聯網+”時代下對檔案信息化、數字化關注度明顯提高

擁有檔案的檔案管理機構自身無法完成工作需要，在數據信息“泛濫爆炸”的時代，前期工作效率不高，自“互聯網+”概念之后，檔案學界諸位學者便把檔案在“互聯網+”時代的信息化、數字化外包工作納入思考范圍內，關注度全然提高。夏美玲在《檔案數字業務外包工作研究》中談到：“我國于20世紀90年代開始正式推廣檔案數字化業務外包，經過幾代人的努力，在外包公司業務能力、數字化技術、法律制度、信息化利用等方面積累了一定的成果。”[5]可以看出，我國當前對檔案外包服務工作的信息化、數字化已經有一定的經驗與成果，由于起步較晚，并其業務外包工作最為復雜、艱巨，系統性工程量大，而外包工作中結合互聯網平臺與技術發展是大勢所趨，所以外包機構必須要廣泛運用計算機，發展網絡平臺，適應新時代外包服務新型管理策略。黃麗華、宋華在《檔案數字化外包安全管理研究》中提出：“數字化加工場所安全管理、數字化設備與網絡及數據載體安全管理、檔案實體安全管理、檔案數字化成果的移交接收與數字化任務完成后的設備處理安全”[6]等都有了明確規定。以此為代表的文獻都在“互聯網+”新時代檔案外包服務數字化工作提出管理辦法、操作指南與實施方案，以期促進“互聯網+”思維的構建與檔案外包服務數字化、信息化工作程度的推進。

三、我國檔案外包服務研究存在的主要問題與未來研究展望

（一）研究方向單一，涉及“互聯網+”技術非常之少

從現有的研究成果來看，學者們對于檔案外包服務工作研究有兩方面特點。第一，檔案外包服務工作文獻關于新時代下檔案信息化、數字化的已經非常多，且大部分文獻都對檔案數字化外包工作管理模式、安全管理方式、工作要務及工作風險研究提出了獨到見解，研究方式多樣化、形式豐富，集研究深度之大成，但也可以看出，其研究內容大多相同，創新度較低。第二，由于我國提及“互聯網+”概念較晚，所以直接涉及“互聯網+”環境與背景下的檔案數字化外包工作的思考甚少，根據文獻數據集合僅有6篇，另外，可以看出研究方向較為單一，研究者們側重于此時代下檔案外包服務工作實務，著重研究存在問題及解決對策。所以，隨著互聯網時代的到來，結合當前“互聯網+”背景與“云計算”環境，學者們此后研究應當立足于當前取得的文獻研究成就向其他嶄新研究方向延伸，開拓新思路，探索新方法，求同存異，進行針對性研究，尋求獨特思路與方法，這利于發掘文獻研究的成果，發揮檔案外包服務工作的應用價值。

（二）多為實踐工作研究成果，理論研究方向缺失

由于目前檔案外包服務工作發展過程中出現了許多問題，所以學者多是從自身涉及到的工作出現問題的不同方面進行研究并提出實際解決辦法的，故而學者較統一地研究互聯網時代下檔案外包服務工作的實際問題與解決辦法，將大部分精力集中于檔案外包工作如何管控降低風險、如何解決工作問題、如何與互聯網相結合。但對于新時代新環境下，結合“互聯網+”平臺與技術是否應該將檔案業務外包、如何看待檔案外包服務工作存在價值、檔案外包工作長期發展的可行性、檔案外包服務工作利弊分析、檔案外包工作利弊分析等宏觀理論研究較少。盡管當前“互聯網+”時代檔案外包服務工作的進行是未來發展趨勢，但是對于當否進行檔案外包服務工作、檔案外包價值屬性探析等問題也確實值得深思和探討。一方面，隨著檔案外包服務工作主體的不斷擴大，檔案外包業務工作要從細節角度分析不同主體、不同情況下是否適合進行檔案業務外包工作，外包工作價值何在；另一方面，學者們實際與理論兼顧，加強對本行業的探索，從實際情況出發，分析本行業檔案業務的可行性與風險性及防范措施，分層次分行業的細化研究是一個很好的趨勢[7]。

（三）研究主體分布不均勻、碎片化，未形成核心作者群

由文獻統計分析可以看出，“互聯網+”環境下對檔案外包業務工作進行研究的作者群體呈碎片化趨勢，較為分散，且真正專門致力于研究“互聯網環境下檔案業務外包服務”的學術理論研究工作者較少，大多為檔案工作者群體所述文獻，導致文獻研究主體分布不平衡，也就導致上述所言，出現宏觀理論研究文獻較少、為解決外包實際工作而作文獻較多的問題。理論研究的缺失會無法對實踐工作產生指導。一方面，在“互聯網+”環境下檔案外包服務理論研究滯后的情況下，應該提高學術理論研究工作者的關注度，更多地關注理論研究，緊跟時代與實踐步伐，為我國互聯網環境下檔案外包業務工作發展夯實基礎；另一方面，核心作者群體的缺失、論文合著度底會導致理論研究發展緩慢，宏觀研究進程落后，為更好地促進該方向發展，學者間應互相溝通、共同探索，相互啟發、共同合作。同時，不能僅僅完善專業學者的理論研究，由于檔案業務外包工作的實踐性與業務性非常強，還需檔案工作者結合自身在實際工作中發現的問題與理論研究學者共同思考，交流看法與創新思想，合力著作，形成核心作者群，提高專業影響力，更好地促進檔案業務外包服務工作文獻研究的廣度與深度。