法院訴訟檔案數字化項目中監理服務的作用

■ 魏會玲

關鍵字：法院 訴訟檔案 數字化 監理作用

法院訴訟檔案作為國家重要的專業檔案之一，是人民法院審判執行活動的真實、客觀記錄，是法院做好各項工作的必要基礎。由于近年來法院受理案件的數量不斷增加，訴訟檔案的數量也在不斷增長，卷宗的利用率也在不斷提高，這樣也對訴訟檔案的管理工作提出了更高的要求。在當前檔案建設數字化的大背景下，法院訴訟檔案的數字化也成為法院檔案工作的必然趨勢。

檔案數字化監理是受檔案部門委托，具有相關資質、獨立的第三方機構，其對檔案數字化項目實施全過程進行專業化監督、檢查、控制和評價等相關服務[1]。為保證訴訟檔案掃描的成效，山東省淄博市中級人民法院于2017年分包招標采購了數字化加工服務和監理服務項目，成功引入監理服務，最終歷時10個月順利完成146710卷，8716246頁（1948—2011年）庫存卷宗的數字化任務，隨著法院訴訟檔案數字化的持續推進，數字化加工流程、制度規范、運行模式等都日漸完善，監理公司在數字化過程中所起的重要作用也日漸明顯。

一、利用專業優勢和豐富的工作經驗，把好審核關

大多數法院檔案部門人員之前沒有接觸過專業的數字化工作，對具體要求了解得比較抽象，缺少實際經驗。委托的監理公司利用其豐富的檔案數字化作業經驗和一定的監理經驗，在熟悉委托方項目實施合同的前提下，對施工方的工作規章、管理制度、業務規范、加工流程方案、實施方案、進度計劃、軟硬件設備、質量保障措施、安全保密措施等進行仔細嚴謹的審核。例如，山東省淄博市中級人民法院數字化監理項目中要求對人員配備情況和加工場所的改造審核如下：

內容 要求人員配備需固定一名項目負責人和加工軟件系統維護技術人員項目配置人員均須為加工方單位員工，其中有三年以上類似工作經驗者不低于本項目配置人員的25%，項目工作人員需具備一定的檔案業務知識、檔案整理操作能力和檔案數字化加工的實際操作經驗加工場所加工方須在現場配置監控系統，安裝攝像頭，配置監控服務器，監控設備數量和位置確保工作現場無死角符合“防盜、防火、防塵、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染”等安全管理要求

監理公司檢查施工方制度措施的合理性和可操作性，對工作流程中的每個環節進行細化和規范，將不符合要求的部分客觀、及時、有效地提出建議和解決方案，并反饋給施工方進行整改，督促施工方健全、完善相關制度措施，確保數字化工作的順利實施。

二、保證全時段、全方位的跟進，把好監督管理關

法院訴訟檔案數字化項目工作量大、加工周期長，加之檔案本身都是孤本，具有不可再生性的特點，所以對檔案數字化項目的總體管理提出了較高要求。而法院檔案部門本身普遍存在工作人員不足的問題，由于內部庭室每月歸檔卷宗數量多，檔案工作人員需對新歸檔的卷宗進行一系列的交接、登記、錄入、檢查、蓋章、入庫、上架等瑣碎工作，對外借閱利用率又高，根本無法抽出足夠的人手監督所委托的數字化公司，第三方監理公司可以協助檔案管理部門全時段、全方位的監督管理數字化公司。

監理方的監督管理強度決定著檔案數字化項目的總體水平。在數字化實踐中，由于缺少控制，造成質量不佳的案例比比皆是[2]。法院檔案數字化工作量大，以淄博市中級人民法院數字化加工項目為例，需要完成146710 卷，8716246頁（1948—2011年）庫存卷宗的數字化任務，按照每天每人掃描數量平均2500頁計算，如果掃描時間定為6個月，則至少需要掃描人員20人，再加上檔案前處理、拆卷、裝訂、檢查、著錄等流程中的人員，一個項目需要約35人左右參與，人員相對較多，所以加工現場的管理就變得尤為重要。監理公司以不少于數字化加工公司30%的人員比例，保證了每個環節都有人員監督，通過現場監督、定期和不定期巡檢的方式對場所、人員、設備等方面進行監督管理，確保檔案數字化工作所有環節的良好、順暢運轉。

三、嚴格驗收標準，把好數據質量關

在檔案數字化項目實施過程中，由于加工人員素質局限，流動性強、培訓不到位、管理不嚴格等因素會造成項目質量得不到保障。檔案數字化的質量直接影響著提供利用的效果,確保質量是監理工作的根本。檔案數字化工作是一個系統的工程，環節工序多，淄博中院數字化工作由卷宗下架、核對、前處理、拆卷、出庫、運輸、著錄、校對、掃描、圖像處理、質檢、備份、掛接、裝訂、入庫、上架16個環節組成，每個環節又由多個工序組成。這就決定了檔案數字化工作的誤差源多，如果缺少監理公司的控制，每一個工序都可能由于人員問題、設備問題、方法問題影響檔案數字化成果的質量，導致返工[3]。如果返工不僅會浪費大量的人力物力，還存在對紙質卷宗造成二次損壞的可能性。

監理方對照委托方每個環節中的具體標準要求，根據每個環節的不同特點，采取相應的措施與手段，環環緊扣，條條落實，嚴格驗收標準，針對數據質檢的主要做法有：在一批次檔案掃描處理完成后，監理人員對照紙質卷宗采取100%的檢查，逐卷逐頁核對登記，分析數字化掃描的質量情況，對數字化掃描加工過程中出現的質量問題，及時向委托方報送處理方案，并督促施工方即時整改；掃描完成經質檢合格后實行批量掛接，掛接完成后，監理公司仍采取100%質檢的方式，對掛接的準確性和有無漏掛情況進行檢查。數據驗收通過后，監理人員填寫《檔案數字化驗收登記表》，經雙方簽字后，報委托方審核。

四、確保檔案實體與信息安全，把好保密關

保證檔案實體和信息的安全是檔案數字化工作最基本的要求，如果失于防范，數字化的整體工作無疑本末倒置，全盤崩潰。法院在審理、執行的每個案件中形成的訴訟文書材料，大部分都是第一手的，而且往往只有一份，都是不可替代的，還有部分卷宗涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私和可能造成不良社會影響后果的，機密性較強，也應嚴格限制利用范圍，不宜對外公開，如果在數字化過程中管理不善出現泄漏，損毀或發生丟失，就會給以后的利用工作造成無法彌補的損失。所以說，在訴訟檔案數字化加工過程中安全管理是重中之重。

監理公司在施工前對數字化加工方的安全管理體系的建設和制度的訂立進行了審核把關，在具體實施中再對風險點進行重點檢查：一是對紙質卷宗的安全保護，采取分批調檔的方式，逐冊對卷宗進行清點、核對，加工和質檢過程中流程單與檔案實體同步流轉，拆卷時盡可能地保持檔案原貌，專人專柜保管，加工完畢及時入庫；二是工作人員必須通過政審面試、操作考試合格，簽訂保密協議，加強防火安全和保密教育；三是對加工現場按環節劃分好區域，工作人員出入現場進行登記，嚴禁無關人員入內，現場門口設置員工儲物柜，所有物不得帶入加工現場；四是對設備和數據進行安全保密檢查，重點監督設備網絡、計算機存儲、監控設備、數據存儲、備份數據的安全管理。

五、適時總結調度施工情況，做好溝通協調工作

檔案數字化監理服務是施工方與委托方的橋梁，協調兩者的關系也是監理方專業化服務的重要內容[4]。一個好的監理公司對協調委托方和施工方兩方的關系，促進三方的工作密切配合，有著積極的作用。數字化加工流程較多，加工質量、安全要求、進度等諸多問題亟待監理公司協調處理，監理公司在熟悉項目合同中的工作內容、操作流程和施工進度條款后，全方位監督管理數字化實施過程和計劃的執行情況，對現場的監督情況隨時記錄，規范整理各環節的文檔資料，及時向委托方匯報溝通。

為及時掌握檔案數字化開展、進展的情況，淄博中院檔案數字化項目實行每周例會和專題例會制度，每周一上午十點召開委托方、施工方和監理方三方會議，周例會的主要內容主要有兩部分：一是調度項目進展情況，監理方根據項目總進度計劃、季進度計劃和月進度計劃情況，對實際完成量與計劃完成量進行比較、分析，當實際進度符合計劃進度時，施工方編制下一周進度計劃，當實際進度滯后于計劃任務時，施工方匯報原因和處理方法，監理方監督實施；二是檢查數字化工作在管理、質量、技術方面存在的問題，及時總結上次例會決定事項的落實情況，分析未完成事項的原因，檢查數字化質量和技術方面存在的問題，明確改進措施，提出下一周進度目標和落實措施。另外，監理方根據需要及時組織專題會議，協調解決數字化過程中的各種專項問題。

檔案數字化是一項量大周期長的復雜工程，僅僅依靠檔案管理人員，是很難妥善完成項目安全監管、數據驗收等多個環節的[5]。監理公司介入后，嚴格制度把關、全程有效監控、及時發現問題、防止操作失誤、杜絕安全隱患、嚴格驗收標準，能從全局上把控，充分考慮法院訴訟檔案的特點、工期、人力、設備等多方面因素，為整個項目的順利完成做出保障。